Tarjetas de combustible: guía para principiantes

Independientemente de su experiencia, negocio o del tamaño de la flota que gestiona o posee, las tarjetas de combustible le ahorrarán tiempo, dinero y esfuerzo, permitiéndole así concentrarse en su trabajo.

Gracias a las tarjetas de combustible, el proceso de repostar y controlar los gastos no resultará estresante. Beneficioso tanto para conductores, como para directores y propietarios de empresas, las tarjetas de combustible son la solución de pago más completa y económica para su negocio.

Reduzca el tiempo dispensado en labores administrativas a la vez que ofrece a sus conductores un método para pagar el combustible seguro y cómodo y recorta en su gasto en combustible.

En esta completa y sencilla guía encontrará todo lo que necesita saber sobre las tarjetas de combustible y cómo pueden tener un impacto positivo en su negocio y en el retorno de su inversión. Le ofreceremos igualmente toda la información para elegir la tarjeta de combustible que más se adecúa a sus necesidades.

Abróchese el cinturón, ¡y empecemos!

 

  1. ¿Qué es una tarjeta de combustible?

Las tarjetas de combustible son, básicamente, tarjetas de crédito únicamente válidas para pagos relacionados con combustible. Sin embargo, las tarjetas de combustible son mucho más que una mera solución de pago, y son mucho más seguras y ventajosas que las tarjetas de crédito. Si quiere más detalles, consulte nuestro artículo sobre diferencias entre tarjetas de combustible y de crédito.

Las tarjetas de combustible no sirven solo para pagar el combustible, algunas también permiten pagar peajes o adquirir otros artículos, como ciertas compras en estaciones de servicios, como lubricantes, lavados y bienes de la tienda.

Las tarjetas de combustible también se pueden asignar a un conductor individual o a un vehículo concreto y se pueden limitar con un máximo de gasto diario, para ayudarle a mantener controlado su presupuesto para combustible.

 

  1. ¿Por qué utilizar tarjetas de combustible?

Hay muchas razones para empezar a usar una tarjeta de combustible y las analizaremos todas detalladamente en la próxima sección. En resumen, las tarjetas de combustible son más cómodas, le ahorran dinero, mejoran la eficiencia de su flota y el flujo de caja de la empresa y garantizan mayor seguridad para sus conductores y su negocio en general.

 

  1. Beneficios de utilizar tarjetas de combustible

a) Ahorrar dinero

El primer motivo o consideración a la hora de tomar cualquier decisión de negocios se resumen a una cosa: dinero. “¿Cuánto me va a costar?”, “¿Me va a ahorrar dinero?”, y “¿Obtendré un buen retorno de la inversión?” son preguntas habituales y sensibles antes de emprender cualquier negocio; apliquémoslas a las tarjetas de combustible.

 

i) ¿Cuánto cuesta una tarjeta de combustible?

Por la mayoría de las tarjetas de combustible se paga una pequeña tasa anual. Este cargo es compensado por los grandes ahorros y múltiples beneficios que las tarjetas de combustible aportan a su empresa.

 

ii) ¿Me va a ahorrar dinero?

Las tarjetas de combustible le permiten gestionar fácilmente su gasto en combustible. Todas las transacciones en combustible son registradas y, por medio de sus sencillos informes, podrá ver los fallos de eficiencia en el uso de combustible de su flota.

Por ejemplo, podrá notar que un vehículo consume mucho más combustible que los demás. Con una observación más exhaustiva, podrá descubrir que quizá un conductor pisa demasiado el acelerador o que ese vehículo necesita alguna reparación. Tomar medidas para resolver ese tipo de situaciones es el primer paso para reducir su gasto en combustible.

Las tarjetas de combustible también ayudan a reducir el tiempo que dedica a labores administrativas, y ¡tiempo es dinero! Por ejemplo, las tarjetas de combustible acaban con la laboriosa tarea de reunir todas las facturas de combustible o los formularios de gastos de los conductores, o compararlas con los horarios de trabajo. El proceso no solo es más fácil y rápido, además, acabar con las facturas perdidas o en falta implica poder reclamar el importe completo de IVA.

Además, aunque tenga varias tarjetas de combustible, todas las transacciones aparecerán en una única factura.

El formato de las facturas cumple los requisitos legales, por lo que hacer la declaración del IVA no será una tarea laboriosa o que implique grandes recursos como antiguamente.

 

iii) ¿Tendré un buen retorno de mi versión?

El coste de obtener y mantener las tarjetas de combustible es bajo, pero los beneficios que recibirá serán sustanciales y duraderos. Por ejemplo, un estudio realizado por el Energy Saving Trust muestra cómo la marca global Red Bull introdujo las tarjetas de combustible en 2012 y, seis meses más tarde, había reducido un 12 % su kilometraje, con registros exactos y siendo capaz de deducir todo el IVA de los combustibles gracias a las facturas legales, lo que supuso un ahorro de aproximadamente otros 3.900 euros al mes.

 

b) Mejor eficiencia de la flota

La tarjeta de combustible hace que repostar sea una tarea más sencilla, rápida y fácil para sus conductores, lo que significa que pueden regresar al trabajo en menos tiempo.

Las tarjetas de combustible se pueden combinar con una gran variedad de herramientas innovadoras, como la telemática, que le ayudan a aumentar la eficiencia de su flota.

 

Software de contabilidad

Busque una tarjeta de combustible que le ofrezca también software de contabilidad online. Se puede acceder a esta herramienta desde un ordenador, tableta o descargándosela en su teléfono móvil; funciona como la banca electrónica, ya que le permite ver todas sus transacciones, pero cuenta con características más avanzadas específicas para gestionar el gasto en combustible. Con esta herramienta de gestión online puede consultar los movimientos de su tarjeta de combustible desde donde esté, lo que implica también que dispone de una multitud de datos accionables en la punta de sus dedos.

Podrá comprobar qué vehículos obtienen malas medias de consumo km/l, o si determinados conductores consumen más combustible del necesario. Con toda esta información en su poder, podrá adoptar nuevas medidas para corregir los fallos de eficiencia.

 

Localizadores de estaciones de servicio

Muchas tarjetas de combustible disponen de una herramienta de mapas y localización para encontrar el siguiente punto en el que se acepta dicha tarjeta. Estas aplicaciones se pueden descargar en cualquier teléfono móvil, iOS o Android. Al seleccionar el origen y el destino de un viaje, la aplicación le muestra todos los puntos de la ruta en los que puede repostar y los niveles de congestión de tráfico en tiempo real.

También puede utilizar los filtros para seleccionar estaciones de servicio para vehículos pesados, abiertas 24 horas, con servicios Adblue y tiendas, y obtener indicaciones para llegar a ellos. Con esta sencilla herramienta evitará tener que hacer grandes desvíos para repostar, con lo que maximizará la eficiencia y ahorrará dinero a largo plazo.

 

c) Mejorar el flujo de caja

Muchas empresas utilizan efectivo en sus transacciones diarias; esto puede provocar un problema de flujo de caja si los pagos no se efectúan hasta que un proyecto haya acabado o un servicio se haya entregado, lo que dificultaría la adquisición de materiales o necesidades del negocio, como el combustible.

Las tarjetas de combustible alivian esa presión ya que desglosan el gasto mensual en combustible en facturas más pequeñas y manejables. La mayoría de los emisores de tarjetas de combustible ofrece periodos de pagos a crédito de entre 7 y 14 días, suficiente para dar espacio de maniobra a los pequeños negocios en relación al flujo de caja.

 

d) Más seguridad

Con frecuencia los conductores son víctima de delitos porque llevan grandes cantidades de efectivo para pagar el combustible de viajes de larga distancia. Utilizar tarjetas de combustible reduce considerablemente ese riesgo.

Desgraciadamente, el robo interno de combustible puede ser un problema, ya que algunos empleados pueden llenar sus propios vehículos con las tarjetas de crédito o fondos de la empresa. Las tarjetas de combustible están protegidas por un PIN y se pueden asociar a la matrícula de un vehículo concreto, además de que se puede consultar en el software de contabilidad dónde y cuándo se utilizan.

También podrá ver todas las transacciones sobre un mapa, para tener una mayor visibilidad. Gracias al software de gestión de flota puede crear alertas para repostajes fuera de determinados perímetros. Asimismo, podrá detectar inmediatamente cualquier actividad sospechosa o cualquier transacción atípica y podrá cancelar, con un solo botón, las tarjetas robadas o perdidas, lo que le dará más seguridad y control sobre su gasto de combustible.

 

e) Más comodidad

Las tarjetas de combustible facilitan la vida de todos los involucrados: conductores, propietarios y directores de flota. Los conductores ya no tendrán que pagar el combustible en efectivo, guardar las facturas ni rellenar formularios de devolución.

Con las tarjetas de combustible, cada transacción queda automáticamente registrada en un portal online y detallada en una factura válida. La tediosa y demorada tarea de recoger y analizar cada factura será cosa del pasado, y ahorrará tiempo a la hora de hacer la declaración del IVA.

 

  1. Solo tengo un vehículo, ¿necesito realmente una tarjeta de combustible?

Tener una tarjeta de combustible es bueno para su negocio, tenga uno o 100 vehículos. Todas las empresas con personal móvil se enfrentan a los mismos problemas en lo referente a los combustibles, como gastos irregulares y declaraciones de impuestos.

Las fluctuaciones en los precios del combustible pueden afectar más a las empresas pequeñas, pero los descuentos en combustible y las tarifas competitivas que ofrecen las tarjetas de combustible pueden aportar la seguridad extra que su pequeña empresa necesita para sobrevivir y triunfar.

Según un artículo de Business Matters, “uno de cada cuatro gastos en combustible se pasa sin factura”.  Sin un buen sistema fiscal en funcionamiento, las pequeñas empresas normalmente salen a perder en las deducciones de IVA.

Al eliminar la necesidad de conservar las facturas, las tarjetas de combustible resultan un sistema sencillo y rentable para asegurar que su empresa pueda deducirse todos los gastos en combustible y compras relacionadas con el mismo, lo que ayuda a mejorar su flujo de caja.

 

  1. ¿Qué opciones de precio ofrecen las tarjetas de combustible?

Existen diferentes opciones de precios; cuál es la mejor para su empresa depende de una serie de factores. El tamaño de la flota, el tipo de combustible que utiliza, dónde opera y cuánto combustible usa determinarán cuál es la tarjeta y el tipo de pago más adecuados.

Hay dos opciones principales, cada una con diferentes beneficios:

  • precio marcado por el surtidor
  • precio semanal fijo

 

¿Qué es el precio del surtidor?

Muy sencillo, el precio que nos muestra la pantalla del surtidor cuando repostamos. Este precio puede variar de un día para otro en función del mercado. El principal beneficio de una tarjeta de combustible con precio de surtidor es la extensa cobertura de su red, que le permite mayor flexibilidad a la hora de repostar. Además, los clientes pueden recibir un descuento fijo de céntimo por litro (cént./l) o recargo en relación al precio de venta un día cualquiera.

 

¿Qué es el precio semanal fijo?

Con una tarjeta de precio fijo, el precio de su combustible se establece anticipadamente a una determinada tarifa semanal, y no cambia aunque los precios de venta al público sí lo hagan. Esto significa que usted sabe siempre lo que va a pagar por su combustible y lo puede controlar. Con precios normalmente más bajos que el de los surtidores, es una magnífica opción para recortar aún más su gasto en combustible.

 

  1. ¿Cómo pago el combustible?

Independientemente del producto que elija, recibirá una factura semanal con las transacciones detalladas de todas las tarjetas de su empresa.

Tanto si tiene varias tarjetas de combustible, como si ha pagado combustible, peajes o lubricantes, verá todo en una única y sencilla factura.

Podrá pagar la factura domiciliándola en su cuenta de empresa.

 

  1. ¿Cómo gestiono mi cuenta de tarjetas de combustible?

La mayoría de tarjetas de combustible de calidad incluyen una herramienta de gestión de la cuenta online para que controle con facilidad todas sus tarjetas de combustible.

El uso de una herramienta de gestión de cuenta le permite controlar su gasto en combustible y mejorar la eficiencia de su flota. Elija una que le ofrezca varias opciones de informes y una aplicación móvil que le dé una imagen clara y exacta de su consumo de combustible.

Utilice la plataforma de gestión de cuentas para:

  • Gestionar las tarjetas de combustible
  • Controlar las transacciones por tarjeta o vehículo
  • Solicitar más tarjetas
  • Cancelar rápida y fácilmente las tarjetas perdidas
  • Crear informes personalizados sobre el uso de la tarjeta y la eficiencia del combustible
  • Acceder al historial de las facturas
  • Gestionar los vehículos desde su teléfono por medio de la aplicación

 

  1. ¿Puedo cancelar mi tarjeta de combustible en cualquier momento?

La mayoría de las tarjetas de combustible no son contractuales, por lo que puede cancelar su cuenta en cualquier momento sin ninguna obligación. No estar atado a un contrato a largo plazo le da a su empresa la flexibilidad de solicitar o eliminar tarjetas en función de las necesidades o cambios de su coyuntura empresarial.

 

  1. ¿Cómo elijo la tarjeta adecuada para mi flota?

Tanto si su empresa es pequeña como mediana, con uno o varios vehículos, existe una tarjeta de combustible perfecta para las necesidades específicas de su negocio.

iCompario le ayudará a encontrar la tarjeta de combustible más adecuada, con la mejor cobertura en las rutas de su empresa, los mejores precios de gasolina, gasóleo o GLP. Para ello, lo único que tendrá que hacer será cumplimentar algunos datos en un sencillo formulario y estará preparado para disfrutar de los múltiples beneficios de las tarjetas de combustible.

 

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