Beneficios de la tarjeta de combustible

Cómo ahorrar tiempo (y dinero) con las tarjetas de combustible

La carga administrativa que conlleva dirigir un negocio con personal móvil es considerable, especialmente para las pequeñas y medianas empresas en las que los directores suelen desempeñar simultáneamente varias funciones.

El tiempo medio dedicado a labores administrativas es de aproximadamente 33 horas al mes, unas 4,5 horas al día dedicadas a ocuparse del papeleo. Este tiempo estaría mucho mejor empleado en la carretera, en reuniones con clientes o creando nuevas relaciones de negocios.

Puede recuperar ese tiempo y ahorrar dinero simplemente introduciendo un sencillo cambio en su forma de pagar el combustible de empresa. Las tarjetas de combustible ofrecen una serie de beneficios que pueden aliviar la presión de las tareas administrativas, como la devolución del IVA y la gestión de los gastos en combustible.

Ahorre tiempo en gastos de combustible

Gestionar los gastos de combustible con facturas de papel o un sistema de pago y devolución hace perder el tiempo a todos los involucrados. Los conductores tienen que pagar de su bolsillo, guardar las facturas, cumplimentar y enviar formularios de gastos y esperar el reembolso. Los directores tienen que perder tiempo procesando y comprobando los formularios y asegurándose de que se realiza el pago. Por supuesto, también hay que ocuparse de los problemas de facturas perdidas o en falta.

Las tarjetas de combustible sustituyen todo este sistema con un procedimiento mucho más ágil, que también resulta más seguro y más conveniente para los conductores. Estos utilizan las tarjetas para pagar el combustible, con lo que ya no tienen que llevar encima grandes sumas de dinero, pedir facturas o rellenar formularios. Con esto también se evitan las falsas reclamaciones de combustible de empresa. Con las tarjetas de combustible, todas las transacciones son registradas inmediatamente en una plataforma de contabilidad online y se pueden consultar en forma de una sencilla factura. Las mejores tarjetas de combustible también ofrecen acceso gratuito e ilimitado a todo el historial de facturas.

Menos tiempo para las declaraciones de impuestos

Otra tarea lenta y pesada es la recaudación del IVA. Con un sistema basado en facturas de papel, podemos pasar horas sumergidos entre cientos de facturas guardadas. Las facturas se pierden, se colocan en el sitio equivocado o resultan ilegibles, con lo que no se puede reclamar el importe total.

Con las tarjetas de combustible y gestión contable, todas las transacciones de combustible de la empresa aparecen automáticamente detalladas en una factura única y sencilla, compatible con la HMRC o la 6º directiva europea para la deducción del IVA sin problemas.

Ahorre tiempo al repostar

Al elegir una tarjeta de combustible, puede resultarle útil optar por una que le ofrezca una herramienta de localización de estaciones de servicio. Esto resulta especialmente importante a la hora de planificar rutas de manera eficiente, con detalles sobre las posibilidades de repostaje en la ruta elegida y actualizaciones de tráfico en tiempo real. Estas herramientas ayudan a los conductores a evitar atascos y grandes desvíos para repostar, ahorrando así tiempo y reduciendo el consumo de y el gasto en combustible.

Ahorre tiempo al gestionar sus vehículos

Las mejores tarjetas de combustible le ofrecerán una plataforma online de gestión contable accesible desde cualquier dispositivo con internet. De esta forma, no tiene que estar pegado a su escritorio para gestionar sus vehículos o el gasto de combustible. La accesibilidad en tabletas o teléfonos móviles a través de la descarga de una aplicación implica que puede controlarlo todo esté donde esté.

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