Guide du débutant des cartes de carburant

Quels que soient vos antécédents ou votre entreprise, quelle que soit la taille du parc automobile que vous gérez ou possédez, les cartes de carburant vous garantissent de gagner du temps, de l’argent et des efforts pour vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux.

Avec les cartes de carburant, faire le plein et suivre les dépenses se fait sans stress. En offrant des avantages à la fois aux chauffeurs, aux directeurs commerciaux et aux propriétaires, les cartes de carburant sont la solution de paiement la plus économique pour votre entreprise.

Réduisez le temps passé à des tâches administratives, tout en garantissant un moyen de paiement du carburant sûr et pratique aux chauffeurs, et économisez sur vos dépenses en carburant.

Ce guide complet et facile à lire vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur les cartes de carburant, et vous révélera dans quelle mesure elles peuvent avoir une incidence positive sur votre entreprise et RSI. Nous vous fournirons également les informations dont vous avez besoin pour choisir la carte de carburant qui correspond à vos besoins.

Attachez votre ceinture, et allons-y !

1. Qu’est-ce qu’une carte de carburant ?

Les cartes de carburant sont essentiellement des cartes de crédit dédiées uniquement aux dépenses en carburant. Toutefois, les cartes de carburant sont bien plus qu’une simple solution de paiement, et sont bien plus sûres et avantageuses que les cartes de crédit. Pour plus de détails, reportez-vous à notre documentation sur les différences entre les cartes de carburant et les cartes de crédit.

Les cartes de carburant peuvent non seulement être utilisées pour acheter du carburant, mais certaines d’entre elles offrent également d’autres fonctionnalités, telles que le paiement des péages et d’achats tels que les lubrifiants, le lavage automatique et d’autres produits en magasin.

Les cartes de carburant peuvent également être destinées à des chauffeurs individuels ou à un véhicule en particulier, et peuvent être limitées par un plafond de dépenses quotidien, vous permettant de contrôler le budget carburant.

2. Pourquoi utiliser une carte de carburant ?

Il existe tant de raisons de passer aux cartes de carburant, que nous allons les détailler une par une dans la section suivante. En fin de compte, les cartes de carburant sont plus pratiques, peuvent faire gagner de l’argent, améliorent l’efficacité du parc automobile, améliorent la trésorerie et garantissent une plus grande sûreté et sécurité à la fois à votre entreprise dans son ensemble et à vos chauffeurs.

3. Les avantages d'une carte de carburant

Permet des économies d’argent

La première motivation ou considération pour toute décision commerciale se réduit souvent à un élément : l’argent. « Combien cela coûtera-t-il ? », « Cela me permettra-t-il d’économiser de l’argent ? », et « Aurai-je un bon retour sur investissement ? », sont autant de questions sensées qui précèdent toute action commerciale, soumettons-les donc aux cartes de carburant.

i) Combien coûte une carte de carburant ?

La plupart des cartes de carburant requiert le versement de modiques frais annuels. Cette charge est rentabilisée par les multiples économies et autres avantages offerts par les cartes de carburant à votre entreprise.

ii) Vais-je économiser de l’argent ?

Les cartes de carburant vous permettent de gérer facilement vos dépenses en carburant. Toutes les transactions de carburant sont enregistrées, et grâce aux rapports faciles à lire, vous pourrez identifier les défaillances de consommation de carburant de votre parc automobile.

À titre d’exemple, vous pourrez identifier un véhicule qui consomme plus de carburant que les autres. En cherchant davantage, vous découvrirez peut-être qu’un chauffeur a tendance à appuyer un peu trop fort sur l’accélérateur, ou que le véhicule a besoin d’entretien. Prendre des mesures pour résoudre chacune de ces difficultés est une première étape vers la réduction des dépenses en carburant.

Les cartes de carburant peuvent également vous aider à réduire le temps passé sur des tâches administratives, et du temps économisé c’est de l’argent économisé. Par exemple, les cartes de carburant remplacent le temps passé à rassembler les multiples reçus de carburant ou les formulaires de dépenses des chauffeurs, ou encore à les comparer aux feuilles de temps. Ce processus est d’une part simplifié et plus rapide, et d’autre part il dit adieu aux reçus perdus, ce qui vous permet de recouvrer l’intégralité de la TVA qui vous est due.

Le fait d’avoir plusieurs cartes de carburant n’est pas un problème puisque toutes les transactions apparaissent sur une simple facture.

Les factures sont également conformes aux prérequis fiscaux, dès lors recouvrer la TVA n’est plus une tâche qui consomme autant de temps et de ressources qu’auparavant.

iii) Aurai-je un bon retour sur investissement ?

Le coût d’installation et de maintenance des cartes de carburant est faible, alors que vous obtiendrez des avantages considérables et sur le long terme. Par exemple, une étude menée par l’ Energy Saving Trust révèle comment la marque internationale Red Bull a introduit les cartes de carburant en 2012 et en six mois, a vu son kilométrage réduit de 12 %, avec des rapports précis et des factures conformes aux prérequis fiscaux pour recouvrer toute la TVA, ce qui leur permet d’économiser 4 000 € par mois.

b) Un parc automobile plus efficace

Posséder une carte de carburant permet de faire le plein plus facilement, plus rapidement et rend la tâche des chauffeurs plus facile, ce qui leur permet de se remettre plus rapidement au travail.

Les cartes de carburant peuvent être combinées avec toute une gamme d’outils innovants, tels que la télématique, qui permet d’accroître l’efficacité de votre parc automobile.

Logiciel de gestion de compte

Cherchez un fournisseur de carte de carburant qui offre un logiciel de gestion de compte avec ses cartes de carburant. Cet outil est accessible sur un ordinateur de bureau, une tablette ou est téléchargeable sur votre smartphone. Il fonctionne comme une banque en ligne dans la mesure où vous pouvez visualiser l’ensemble des transactions, tout en offrant des fonctionnalités plus avancées, en particulier en gestion des dépenses en carburant. Grâce à l’outil de gestion en ligne, vous pourrez visualiser l’activité des cartes de carburant où que vous soyez, ce qui place toute une panoplie de données factuelles à portée de doigt.

Vous pourrez identifier quels véhicules affichent un mauvais kilométrage au litre, ou si certains chauffeurs consomment plus de carburant que nécessaire. Fort de ce savoir, vous pourrez prendre des mesures pour pallier à toute défaillance.

Localisateur de stations-service

De nombreuses cartes de carburant sont dotées d’un outil de localisation et de cartographie pour trouver la pompe la plus proche qui acceptera votre carte de carburant. Cette application est téléchargeable sur tous les smartphones, iOS ou Android. Capable de sélectionner le point de départ et d’arrivée de l’itinéraire, il peut mettre en avant les différentes stations-service situées sur le trajet et montrer les degrés d’encombrement des routes en temps réel.

Vous pouvez également appliquer un filtre et chercher les sites pour véhicules poids lourds, ouverts 24h sur 24, offrant les services Adblue, des magasins, et l’itinéraire pour y accéder. Cet outil simple permet d’éviter les longs détours pour faire le plein, afin de maximiser l’efficacité et d’économiser sur le long terme.

c) Trésorerie améliorée

De nombreuses entreprises ont recours à de l’argent liquide pour leurs activités au quotidien, ce qui peut provoquer des problèmes de trésorerie lorsque les paiements ne sont pas effectués avant la fin d’un projet ou la livraison d’un service. Ce qui peut rendre la tâche plus difficile lorsqu’il faut acheter du matériel ou d’autres besoins commerciaux tels que du carburant.

Les cartes de carburant relâchent la pression en décomposant le coût mensuel du carburant en factures plus petites et plus faciles à gérer. La plupart des fournisseurs de cartes de carburant proposent un délai de paiement du crédit de 7 à 14 jours, ce qui peut donner un peu de répit aux petites entreprises en matière de trésorerie.

d) Sécurité renforcée

Les chauffeurs ont souvent été la cible de délits puisqu’ils transportent de grosses sommes d’argent liquide pour payer le carburant tout au long de leur trajet long courrier. Opter pour une carte de carburant réduit considérablement ce risque.

Malheureusement, le vol de carburant en interne peut être un problème, avec des employés qui font le plein de leur véhicule personnel avec l’argent liquide ou les cartes de crédit de l’entreprise. Les cartes de carburant sont protégées par un code PIN et peuvent être dédiées à une immatriculation de véhicule en particulier, et vous pouvez également voir où et quand les cartes ont été utilisées via le logiciel de gestion de compte.

Vous pouvez également visualiser l’ensemble des transactions sur une carte pour vous donner plus de visibilité. En utilisant le logiciel de gestion du parc automobile, vous pouvez créer des alarmes pour faire le plein en dehors de certains périmètres. Les transactions de carburant inhabituelles ou les activités douteuses peuvent être immédiatement identifiées, et faire opposition aux cartes perdues ou volées se fait en un seul clic, ce qui vous donne plus de sécurité et de contrôle sur vos dépenses en carburant.

d) Plus pratique

Les cartes de carburant facilitent la vie de toutes les personnes concernées, les chauffeurs, les propriétaires et les gestionnaires de parc automobile. Les chauffeurs n’auront plus à payer pour le carburant avec de l’argent liquide, conserver tous les reçus, ou remplir un formulaire de dépenses.

Avec une carte de carburant, chaque transaction est automatiquement enregistrée sur un portail informatique, et détaillée sur une facture conforme aux prérequis fiscaux. La tâche harassante et chronophage de collecter et analyser chaque reçu appartient au passé, vous faisant gagner du temps à l’heure de recouvrer la TVA.

4. Je n'ai qu'un seul véhicule, ai-je vraiment besoin d'une carte de carburant ?

Posséder une carte de carburant est une bonne décision commerciale, que vous ayez un ou 100 véhicules. Toute entreprise ayant des effectifs mobiles est confrontée aux mêmes problèmes au moment de faire le plein, à savoir des coûts du carburant incohérents, et le recouvrement de taxes.

Les fluctuations du prix du carburant peuvent heurter de plein fouet les petites entreprises, mais l’accès à du carburant à prix réduit et à des cartes de carburant à des tarifs compétitifs peut vous apporter le surplus de sécurité dont votre petite entreprise a besoin pour survivre, et prospérer.

Selon un article publié dans Business Matters, « une dépense en carburant sur quatre est effectuée sans émission de reçu ». Sans la mise en place d’un système financier précis, les petites entreprises sont souvent laissées pour compte à l’heure de recouvrer la TVA.

En remplaçant le besoin de collecter les reçus, les cartes de carburant sont un moyen simple et efficace d’assurer à votre entreprise de recouvrer la TVA sur l’ensemble des achats de carburants et de dérivés, ce qui permet d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.

 

5. Quelles sont les options tarifaires disponibles avec une carte de carburant ?

Il existe plusieurs options tarifaires disponibles, et identifier ce qui convient le mieux à votre entreprise dépend de plusieurs facteurs. La taille du parc automobile, le type de carburant que vous demandez, où vous intervenez et quel volume de carburant vous consommez sont autant de facteurs qui détermineront quel type de carte et quelle option de paiement choisir.

Il existe deux principales options, chacune offrant différents avantages :

  • prix à la pompe
  • prix hebdomadaire fixe

Qu’est-ce que le prix à la pompe ?

Le prix à la pompe est le prix affiché sur la pompe lors du ravitaillement. Ce prix peut varier d’un jour à l’autre, en fonction du marché. Le principal avantage d’une carte de carburant au prix à la pompe est l’étendue de son réseau qui vous permet d’avoir une plus grande flexibilité pour faire le plein. De plus, les clients peuvent se voir octroyer une réduction ou un supplément d’un centime au litre (cpl) par rapport au prix affiché, quel que soit le jour.

Qu’est-ce que le prix hebdomadaire fixe ?

Avec une carte à prix fixe, votre prix du carburant est fixé à l’avance à un taux hebdomadaire établi, et ne change pas, même si le prix de détail varie au cours de la semaine. Ce qui veut dire que vous savez toujours combien vous paierez pour votre carburant, vous permettant de garder le contrôle À des prix habituellement moins chers que le prix de détail à la pompe, voici une option optimale pour toujours plus économiser sur vos dépenses en carburant.

6. Comment puis-je payer le carburant ?

Quel que soit le produit que vous choisissez, vous recevrez une facture hebdomadaire contenant les détails de toutes les transactions pour l’ensemble des cartes attribuées à votre entreprise.

Ainsi, que vous ayez plusieurs cartes de carburant, ou que vous ayez des achats de carburant, de péages ou de lubrifiants, tout apparaîtra sur une seule facture, facile à lire.

Vous pourrez alors régler cette facture par virement directement depuis le compte bancaire de l’entreprise.

7. Comment puis-je gérer mon compte de carte de carburant ?

La plupart des cartes de carburant seront dotées d’un outil de gestion de compte en ligne vous permettant de contrôler facilement l’ensemble de vos cartes de carburant.

Utiliser un outil de gestion de compte vous permet de garder le contrôle sur vos dépenses en carburant et d’améliorer l’efficacité du parc automobile. Choisissez-en un qui vous offre une variété d’options de rapports et une application intelligente pour vous aider à avoir une image claire et précise de votre consommation de carburant.

Utilisez votre plateforme de gestion de compte pour :

  • Gérer les cartes de carburant
  • Surveiller les transactions par carte ou véhicule
  • Commander des cartes supplémentaires
  • Faire rapidement et facilement opposition aux cartes perdues
  • Créer des rapports sur-mesure sur l’utilisation des cartes et l’économie en carburant
  • Accéder à l’historique des factures
  • Gérer vos véhicules depuis votre téléphone grâce à l’application téléchargeable

8. Puis-je annuler ma carte de carburant à tout moment ?

La plupart des cartes de carburant sont non-contractuelles, ce qui veut dire que vous pouvez annuler votre compte à tout moment et sans obligations. Ne pas être liée à un contrat à long terme donne plus de flexibilité à votre entreprise pour ajouter ou retirer des cartes en fonction des besoins de votre entreprise ou des modifications de circonstances affectant votre entreprise.

9. Comment puis-je choisir la carte de carburant qui convient à mon parc automobile ?

Que vous soyez une petite ou moyenne entreprise, avec un ou plusieurs véhicules, il existe une carte qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.

iCompario vous aide à trouver la meilleure carte de carburant, celle qui vous donnera la plus grande couverture de réseau routier pour votre entreprise, et vous offrira les meilleurs prix pour l’essence, le diesel ou le GPL. Il ne vous reste plus qu’à fournir quelques détails en complétant un simple formulaire d’inscription, et vous serez en route pour profiter des nombreux avantages des cartes de carburant.

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