Trasferta di Lavoro e Carta Carburante

Quando un professionista, temporaneamente, svolge mansioni lavorative al di fuori della solita sede di lavoro sta effettuando una trasferta.

Per effettuare la trasferta il lavoratore sostiene dei costi di vario tipo che vedrà rimborsati attraverso un’appropriata indennità e, se previsto, percepirà anche un rimborso spese.

Al rientro, presenterà infatti la somma delle spese sostenute e, nel caso in cui venga utilizzato un veicolo aziendale o privato, la ditta dovrà effettuare tutti i calcoli necessari per emettere un rimborso chilometrico al dipendente in busta paga.

La trasferta di lavoro segna l’inizio di un processo ben conosciuto da numerose imprese italiane e per il quale sono sempre state necessarie ore e ore di lavoro contabile e burocratico, al fine di far quadrare i conti riportati sulla nota spese ed esentare il dipendente da imposte a suo carico.

Con l’obbligo di fattura elettronica imposto dalla legge di bilancio 2018 molto è cambiato.

Lungi dall’essere una fresca novità, la fatturazione elettronica è indispensabile per le detrazioni fiscali sull’IVA e la deduzione dei costi. Per ottenere la fattura adesso è obbligatorio pagare con metodi di pagamento tracciabili.

In risposta a questa nuova esigenza è nata la carta carburante che ha sostituito la vecchia scheda carburante, portando enormi vantaggi alle aziende e semplificando tutto il processo, prima e dopo il rifornimento, grazie anche a una riconciliazione contabile tra spese e fatture semplice e alla portata di tutti.

Ai sensi di legge, bisogna riconoscere diverse tipologie di trasferte che un lavoratore può doversi trovare ad effettuare.

Una distinzione fondamentale va subito fatta in relazione alla località in cui avverrà la trasferta.

Questa, infatti, può avvenire fuori o dentro il comune dove è ubicata la sede dell’azienda e assumere così due profili fiscali differenti, e prevedere altresì due forme di indennità diverse tra loro.

Se la trasferta avviene fuori il comune dove l’impresa ha regolarmente sede, il totale dell’indennità sarà esente da imposizione fiscale e contributiva, ma da qui in poi farà differenza se il comune sarà dentro i confini nazionali o invece estero.

I rimborsi possono prevedere diversi importi d’indennità e coprire o meno specifici costi come vitto e alloggio, e in base a questi fattori cambia anche l’importo esente da imposte.

Riassumendo, la contabilità dei rimborsi chilometri si riduce escludendo la voce carburante ovvero scegliendo la fuel card più adatta alla propria attività, per evitare l’utilizzo di prepagate a ricarica, buoni e coupon, carte universali con alti costi di commissione e altri metodi di pagamento meno pratici della carta carburante.

Molte realtà aziendali chiedono ai dipendenti in trasferta lavorativa di saldare il conto del benzinaio pagando con il proprio bancomat o carta di credito.

Le spese aziendali sostenute dai dipendenti e i rimborsi chilometrici ai dipendenti in nota spese sono pane quotidiano di molte realtà imprenditoriali e motivo di prolungamenti burocratici, oltre che di possibili errori, fraintendimenti e conseguente mancanza di fiducia, oltre che di acquisti non autorizzati.

Questo non può accadere nemmeno all’interno delle piccole imprese appena nate, che ancora devono organizzarsi, ma non è raro invece che accada anche nelle aziende più mature e non è certo un’abitudine sicura che un’azienda può permettersi di portare avanti.

Infatti, se il carburante lo paga direttamente il dipendente, sarà lui poi a fornire alla ditta una nota spese compilata con scontrini e ricevute per ottenere l’indennità di trasferta, nella quale sono inclusi carburante, vitto, alloggio, pranzi, cene, pagamenti vari etc.

Per le aziende questo ha sempre significato perdere tempo a sbrigare pratiche amministrative, abitudine che risale a quando la digitalizzazione era ancora totalmente un miraggio e che oggi ha un forte sapore anacronistico.

La digitalizzazione ha il compito di rendere più rapidi i processi e garantire personalizzazione nei servizi con costi minori di gestione.

Al contrario di un acquisto di carburante effettuato con carta di credito di proprietà del dipendente, la carta carburante consente una gestione tecnica diretta dei consumi, capace di conferire ai manager un controllo sconosciuto prima d’ora e difficile da ottenere altrimenti.

Prima d’oggi, i dipendenti pagavano in contanti, assegni, bancomat personale e scheda carburante, che andava compilata facendo perdere tempo prezioso. La carta carburante è un metodo di pagamento tracciabile il cui funzionamento è identico a un bancomat e che consente di trovare riepilogate tutte le spese sul proprio computer.

Ogni volta che un vostro conducente, collaboratore, dipendente, socio o amministratore lascia la sede con un veicolo anche preso in prestito o noleggiato per incontrare i clienti, consegnare merce o guidare fino a un evento fieristico e acquista del carburante, voi saprete sempre dove e quanto carburante acquista grazie a un portale online a cui accedere da smartphone e con cui potrete limitare la spesa giornaliera della sua carta carburante.

Adesso, anche le piccole flotte aziendali possono gestire ogni aspetto, dai consumi fino alle tempistiche operative, con la massima semplicità per ottenere maggiore efficienza, proprio come fanno le grandi aziende.

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Il fuel management è la soluzione tecnica per risparmiare sui consumi: grazie alle informazioni ottenute con la carta carburante diventa più chiaro capire come pianificare i singoli percorsi e gestire le spese aziendali.

Per gli autotrasportatori, ad esempio, il carburante rappresenta ben più della metà delle spese di attività e necessita quindi di una pianificazione dei rifornimenti precisa ed elaborata con dati alla mano.

I conducenti devono poter comprare ogni giorno tutto il carburante che serve senza compilare nulla e senza portare contanti in giro, mentre le aziende non devono ritrovarsi a rendicontare e conciliare le spese, emettere rimborsi per il rifornimento e, soprattutto, devono avere la sicurezza di ottenere una fattura elettronica valida per la detrazione dell’IVA sui costi.

Per fare tutto questo è nata la carta carburante aziendale per tutte le aziende impegnate nella mobilità, personalizzabile con numero targa veicolo e a cui è possibile limitare le spese giornaliere per evitare acquisti non autorizzati.

Niente ricariche. Con la carta carburante EDC si fa il pieno al veicolo aziendale in qualsiasi momento, anche di notte, presso uno dei rifornimenti presenti in tutta Europa, si riparte in viaggio e si riceve la fattura conforme alla nuova legge fiscale 14 giorni dopo l’acquisto, cioè quando viene effettuato il pagamento dilazionato degli acquisti effettuati.

Dulcis in fundo, scegliendo le carte EDC si può beneficiare di un servizio di recupero dell’IVA in modo che esperti del settore di occupino di tutti gli oneri amministrativi e fiscali relativi al recupero dell’IVA dalle autorità fiscali straniere.

Al contrario di una carta prepagata, con la carta carburante la tua impresa gode di maggiore disponibilità di cassa grazie a pagamenti dilazionati tramite bonifico bancario automatico, anche ogni 30 giorni, in modo che sia possibile concentrare le risorse principali verso il core-business senza dover pensare a ricaricare il conto per il carburante.

Lo stesso avviene quando si paga il rifornimento con una carta carburante monomarca Esso.

Rispetto alle carte prepagate, la carta carburante offre convenienza e vantaggi anche a piccole e medie imprese con un parco auto superiore a 3 veicoli e che acquistano spesso carburante perché è in grado di garantire prezzi più convenienti, di listino e alla pompa, e una migliore sicurezza nelle transazioni.

Gli imprenditori impiegano ore e ore per capire la situazione finanziaria di un’attività e come comportarsi sul profilo fiscale.

La gestione aziendale moderna è supportata da software in cloud, fatture digitali, FMS (Fleet Management System) e telematica, algoritmi e intelligenza artificiale, ma rimane contornata da cavilli burocratici in cui è facile finire dentro.

Eliminando il carburante dai rimborsi chilometrici e utilizzando un metodo di pagamento interno all’azienda si adempie a tutti quelli che sono gli obblighi imposti da un fleet management moderno che offre la carta carburante per pagare il rifornimento in modo sicuro, utilizzando un’applicazione per gestirne tutti gli aspetti sia al PC che da dispositivo mobile.

Ogni rimborso chilometrico per trasferte con mezzo aziendale concesso in uso promiscuo, o fringe benefit, va calcolato utilizzando le tabelle ACI aggiornate per l’anno in corso.

Si può rendere obsoleto tutto questo e pagare il carburante per averlo subito incluso nella prossima fattura che in automatico si pagherà con bonifico bancario grazie alla carta carburante.

Le leggi relative all’obbligo di utilizzo di pagamenti tracciabili per il carburante al fine di detrarre l’IVA e dedurre i costi d’acquisto non prevedono limiti geografici.

Recuperare l’IVA per il carburante acquistato all’estero è però qualcosa che risulta poco chiaro a molti professionisti, specie se alle prime armi con le trasferte all’estero.

Secondo una legge europea, qualsiasi soggetto passivo IVA in uno dei paesi membri può recuperare l’IVA se pagata nell’ambito delle attività professionali.

Con la fuel card EDC si ha a disposizione un servizio che si occupa degli oneri amministrativi per il recupero dell’IVA dalle autorità fiscali straniere: il modo migliore per vivere al meglio la mobilità professionale.

Non tutte le carte offrono questo servizio di recupero IVA estero e sono infatti tutte molto diverse tra loro. Alcune carte carburanti sono multimarca, quindi utilizzabili presso diversi marchi di distributori, mentre altre sono monomarca.

Alcune di queste sono valide in tutta Italia, ma non in Europa.

Avute queste informazioni è già più semplice intuire quale scelta compiere sapendo che tipo di trasferte e viaggi effettuano i conducenti della vostra azienda, i mezzi della flotta o i vostri dipendenti.

Viaggiate in tutta Europa? La carta carburante EDC European Diesel Card è già alleata di decine di migliaia di clienti che la usano ogni giorno per lavorare meglio.

Durante le trasferte di lavoro all’estero potrete utilizzare la carta EDC per fare il pieno presso una delle 8.500 stazioni di servizio in 21 paesi, e avrete anche la possibilità di pagare i pedaggi e un prezzo fisso sul carburante.

Le fatture che si ottengono pagando con European Diesel Card sono conformi e valide per il recupero dell’IVA e, per le flotte che possiedono più carte carburanti, sono suddivise per singola carta per capire subito quanto carburante utilizza ogni singolo mezzo del parco auto.

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Avete richiesto le vostre carte carburante sfruttando l’esperienza di iCompario, avete fornito tutta la documentazione necessaria e tra pochi giorni arriveranno presso la vostra azienda. Ottimo!

Qualsiasi carta abbiate scelto, da qui a poco saprete se una carta carburante è stata utilizzata per rifornire un veicolo cliccando sul portale online a cui il fornitore della carta vi avrà dato accesso.

Sullo schermo del computer o del tablet troverete il riepilogo di ogni spesa, potrete monitorare i costi sostenuti e comunicare con i conducenti per ottenere maggiori informazioni in caso di consumi anomali.

Se gestite una flotta, però, questo non è abbastanza. Vi servirà ovviamente sapere dove si trova un mezzo, se viene guidato in modo pericoloso, comunicare con il driver in caso di guasti, prestare subito soccorso in caso di avaria del motore o pneumatico forato e molto altro ancora. Nessun problema.

Dispositivi GPS telematici sono a vostra disposizione per essere installati a bordo di qualsiasi veicolo, leggero o pesante, in pochi minuti per mostrarvi sempre tutte le informazioni sugli spostamenti, compresa velocità, geolocalizzazione su mappa digitale e altre funzioni ritenute indispensabili dai fleet manager di tutto il mondo.

Con la telematica, la comunicazione tra guidatore e azienda diventa digitale e quindi meno pericolosa rispetto a quando il conducente deve parlare al telefono per dire dove si trova e quando arriva a destinazione, o dare spiegazioni circa possibili ritardi. Sarà tutto a portata di click sulla mappa interattiva che mostra gli spostamenti dei veicoli con a bordo impianti telematici.

Esistono molti fornitori che offrono sistemi telematici di ottima qualità, quindi bisogna capire come scegliere quelli più adatti alle singole esigenze aziendali. Alcuni dispositivi telematici sono molto semplici, altri sono indicati per piccole e medie flotte, altri ancora per enormi parchi auto aziendali.

iCompario è ancora una volta al vostro fianco per assistervi nella scoperta della telematica.