Guide télématique de 5 minutes

Qu'est-ce que la télématique ?

Les véhicules équipés de récepteurs GPS par satellite tracent et transmettent ensuite la position à un opérateur. Il existe un large éventail de fournisseurs qui vendent des produits télématiques, il est donc important de choisir le bon type de système pour votre entreprise dès le départ. Les systèmes télématiques vont des applications simples et peu coûteuses basées sur les smartphones aux solutions multifonctionnelles sophistiquées.

Qui sont les principaux utilisateurs de la télématique et pourquoi ?

Toute personne qui s’appuie sur des véhicules pour livrer des marchandises ou fournir un service – principalement des flottes de camionnettes et de camions, mais aussi des voitures de société et des usines. Pour les automobilistes privés et en particulier les jeunes conducteurs, certains assureurs offrent des primes réduites pour les voitures équipées de la télématique. En indiquant l’emplacement d’un véhicule, la télématique offre une visibilité en temps réel des opérations mobiles pour améliorer le contrôle, la sécurité et le service à la clientèle. De plus, les données de suivi sont enregistrées pour enregistrer les mouvements, les heures d’arrivée et de départ, le temps passé sur le site, ainsi que des analyses de données pour produire des rapports de gestion. La télématique est principalement utilisée pour améliorer l’efficacité et la productivité, mais elle améliore aussi la sûreté et la sécurité.

Quelles sont les options disponibles ?

Il y a deux choses à considérer : le système actuel et qui le fournit. Avec la baisse des coûts du matériel et des communications, l’industrie de la télématique s’est ouverte à de nombreux autres fournisseurs. C’est une bonne chose du point de vue de la concurrence et des prix, mais elle comporte des pièges. Une fois que vous aurez installé la télématique, il est probable que vous serez en mesure d’améliorer votre efficacité, votre productivité et votre service à la clientèle. La télématique est quelque chose qui permettra à l’entreprise de se transformer et de rester compétitive.

Il est donc très important de choisir un fournisseur qui est et restera financièrement sûr ; idéalement, il fait partie d’une grande entreprise diversifiée et établie de longue date, avec les ressources et le soutien dont vous avez besoin. Vous ne voulez pas arriver au bureau et découvrir que votre fournisseur a disparu avec toutes vos données. N’oubliez pas non plus que vous devez choisir un système qui sera adapté de manière professionnelle ; une entreprise ayant une forte présence dans le secteur de la flotte aura certainement les bonnes références.

Alors, qu'en est-il du système actuel ?

Dans une certaine mesure, vous obtenez ce pour quoi vous payez et les options les moins chères auront des limites. Par exemple, un smartphone peut être éteint ou à court de batterie et pourrait se perdre ou être volé. Une autre option peu coûteuse est un dispositif plug-and-play qui est alimenté par l’allume-cigarette et cela peut être utile comme une solution temporaire. Cependant, il est conseillé d’avoir un système qui est réellement câblé dans le véhicule afin qu’il soit alimenté et automatiquement activé lorsque le contact est mis en marche, sans aucune intervention du conducteur. Étant donné que de nombreux avantages de la télématique sont liés aux données recueillies, il faut vraiment que l’alimentation en données soit ininterrompue.

Vous devez choisir une solution télématique qui répond à vos besoins et qui sera facile à mettre en œuvre et à utiliser. L’essentiel est de bien comprendre les bases et de ne pas se laisser convaincre par quelque chose qui s’avère trop compliqué avec des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. Vous finirez par payer une prime pour des choses que vous n’utilisez pas. Si c’est la première fois que vous vous lancez dans la télématique, cherchez quelque chose qui a fait ses preuves, qui a fait ses preuves, qui est précis, fiable et abordable, sans surprise de coût cachée.

Quelles sont les caractéristiques importantes ?

Les bases sont bien sûr un suivi et une communication GPS fiables, mais avec une interface utilisateur bien développée. Regardez les petits caractères pour des détails tels que la fréquence des mises à jour de l’emplacement du véhicule qui devrait être d’environ 30 secondes. L’accessibilité et la facilité d’utilisation sont importantes, alors recherchez un système moderne qui a été développé dès le départ comme une solution basée sur le cloud ; quelque chose qui offre un accès facile en ligne et qui s’intègre facilement avec d’autres données relatives à la flotte comme les cartes carburant. Parmi les autres caractéristiques importantes, mentionnons une fonction d’identification du conducteur, une application reliée à un téléphone intelligent pour la communication avec le conducteur et la production de rapports.

Quels sont les avantages du suivi en direct ?

La possibilité de voir l’emplacement de chaque véhicule en temps réel, à tout moment et en tout lieu, procure des avantages immédiats aux clients en termes d’exploitation et de service. Le bureau peut voir où se trouvent les véhicules et s’ils sont à l’heure et en route. La plupart des systèmes peuvent générer automatiquement des notifications, par courriel ou par texte, pour alerter les clients de l’heure d’arrivée et un géofencing peut être mis en place.

Qu'est-ce que le géofencing ?

Une géofence est une ligne imaginaire tracée autour d’une zone ou d’un endroit précis. Il peut s’agir d’une zone de tarification de la congestion, d’une zone de restriction de faibles émissions, d’un itinéraire préétabli ou d’une frontière. A l’entrée ou à la sortie de la zone géographique définie, le système est automatiquement informé qu’il doit soit collecter des données pour une utilisation ultérieure, soit alerter les contrôleurs, par exemple en cas de mouvement non autorisé du véhicule, de déviation hors route ou d’entrée dans une zone interdite. Il est également possible de cartographier un ensemble d’autres emplacements, tels que les sites des clients, les dépôts, les adresses de domicile et les ponts bas, et d’intégrer des données dynamiques telles que les flux de congestion de la circulation en direct.

Cela signifie-t-il que la mise en place d'un système est difficile ?

Dès le premier jour, vous bénéficierez immédiatement des fonctionnalités intégrées qui ne sont pas spécifiques à votre entreprise. Cependant, avec le temps, plus vous en mettrez, plus vous en sortirez. Par exemple, en définissant l’emplacement des sites clients, vous pouvez surveiller automatiquement les niveaux de service des IRC et réduire les demandes de factures, car vous disposez de preuves indiscutables de l’heure d’arrivée et du temps passé sur place.

Je suis très occupé et ça a l'air génial, mais comment puis-je gérer toutes ces données ?

Vous avez peut-être déjà entendu le terme  » Big Data « , c’est de cela qu’il s’agit ici. Vous avez raison, un système télématique génère d’énormes quantités de données. En soi, ces données n’ont que peu de valeur. C’est pourquoi il est important de choisir un système qui utilise efficacement ces données et qui présente l’information dont vous avez besoin de façon simple et claire afin que vous puissiez l’utiliser pour améliorer votre entreprise. Certains fournisseurs de services télématiques offrent d’autres services liés au parc automobile et disposent d’une plate-forme standard pour d’autres données étroitement liées au parc automobile, telles que les cartes carburant. Ici, les données télématiques sont traitées et présentées sous forme de colonnes, de tableaux et de graphiques à côté des données télématiques ; une option très pratique. Pour rendre les choses encore plus faciles, certains fournisseurs condenseront même l’information dans un simple rapport hebdomadaire et mensuel qui contient tous les renseignements de première ligne dont vous avez besoin ; très utile pour ceux à court de temps.

Peut-on utiliser la télématique pour prévenir les abus de la carte carburant ?

Oui, il est vraiment utile de relier les données de la carte carburant aux données télématiques. Premièrement, vous pouvez suivre votre MPG sans comparer manuellement les factures aux miles parcourus pour chaque véhicule et deuxièmement, vous pouvez identifier toute utilisation frauduleuse de vos cartes. Il est toujours possible que les cartes soient utilisées de façon inappropriée pour des véhicules ne provenant pas de l’entreprise. Les alertes à la fraude sur le carburant vous permettent de surveiller la mauvaise utilisation du carburant en comparant l’emplacement de vos véhicules à l’emplacement où la carte carburant a été utilisée. Même si vous n’avez pas de carte de carburant et que votre personnel mobile réclame une indemnité kilométrique, les données télématiques peuvent s’avérer inestimables pour repérer les fausses demandes de kilométrage. La télématique peut également vous permettre de faire la distinction entre les voyages d’affaires et les voyages privés, ce qui facilite la récupération de la taxe sur les carburants et des carburants à usage privé.

Dans quelle mesure la télématique est-elle difficile à installer et à utiliser ?

Un installateur professionnel devrait venir et installer un petit appareil GPS dans le véhicule et, idéalement, un lecteur d’identification du conducteur. Vous devrez prendre des dispositions pour que les véhicules soient disponibles pendant quelques heures. Quant au logiciel de suivi, il s’agit probablement d’un système en nuage qui ne nécessite aucun logiciel spécial et aucune installation. Tout est en ligne une fois que les niveaux d’accès de sécurité ont été définis pour chaque utilisateur, le système est immédiatement accessible et commencera à recevoir les données du véhicule dès que les trackers seront installés. Les systèmes plug-and-play alimentés par l’allume-cigare offrent une solution simple lorsque le câblage d’un tracker n’est pas pratique, lorsqu’il s’agit d’un véhicule loué ou lorsque le conducteur change régulièrement de véhicule.

La télématique peut-elle améliorer la sécurité ?

Un système télématique peut déclencher une alarme en cas de mouvement inattendu, par exemple lorsque le conducteur n’a pas été identifié ou lorsqu’il quitte une zone sécurisée. La télématique n’arrêtera peut-être pas le vol, mais elle permettra de récupérer rapidement le véhicule, ce qui est vital lorsque l’entreprise en dépend. Si le véhicule n’est assuré que pour un usage professionnel, le système peut également alerter la direction en cas d’utilisation non autorisée en dehors des heures de bureau.

Qu'en est-il de la sécurité du conducteur ?

Le devoir de diligence est devenu de plus en plus important ces dernières années et la télématique a un rôle important à jouer. De nombreux assureurs réduisent les primes pour les flottes équipées de trackers. Les données peuvent également être utilisées pour combattre un sinistre en cas d’accident ou de sinistre frauduleux, prouvant l’emplacement d’un véhicule et le fait qu’il ne roulait pas à une vitesse excessive et qu’il était conduit en toute sécurité. Il est important de noter que la télématique peut améliorer la conduite à mesure que les systèmes surveillent de plus en plus la sécurité d’un conducteur à l’aide d’algorithmes qui mesurent tout, des freinages et accélérations brusques aux excès de vitesse et à la marche au ralenti. C’est important pour le devoir de diligence et pour identifier ceux qui nécessitent des instructions supplémentaires. N’oubliez pas non plus que vos chauffeurs sont souvent le visage public de l’entreprise ; une conduite discourtoise et dangereuse entachera la réputation de l’entreprise.

Comment la télématique peut-elle améliorer l'efficacité et la productivité ?

C’est l’avantage ultime pour la plupart des entreprises et la télématique fournit un aperçu clair de votre performance opérationnelle ; quelque chose qui était invisible auparavant. Avec les données sur les kilomètres parcourus, le temps de déplacement, le temps passé sur le site, les itinéraires empruntés et les zones couvertes, vous disposez d’un ensemble de données réelles qui peuvent être comparées à vos opérations  » préplanifiées  » existantes. Grâce à cette visibilité accrue, vous pouvez accéder correctement à vos coûts d’exploitation et vous serez inévitablement en mesure d’apporter des améliorations aux itinéraires, aux horaires, à l’affectation des ressources et à de nombreuses autres variables opérationnelles. Il n’est pas rare que les entreprises déclarent une réduction de 20 % du kilométrage parcouru et des gains de productivité similaires ; la télématique permet d’employer de nouvelles méthodes de travail, comme de permettre aux ingénieurs de travailler à domicile plutôt que de commencer la journée au dépôt.

Nous sommes soucieux de l'environnement, la télématique offre-t-elle des avantages ?

Oui, tout d’abord, vous devriez être en mesure de réduire les émissions de CO2 et autres émissions nocives en optimisant les itinéraires pour réduire le kilométrage inutile. Les données télématiques vous fourniront des données réelles sur les trajets vous permettant d’accéder à nouveau aux itinéraires, horaires et territoires planifiés. Deuxièmement, la consommation de carburant peut être considérablement réduite grâce à l’amélioration de la conduite et la télématique permet d’identifier les conducteurs qui ont besoin d’une formation supplémentaire et les classements mensuels des conducteurs les plus sûrs incitent les conducteurs à s’améliorer.

Qu'en est-il de la communication avec le conducteur ?

Ils sont également susceptibles d’avoir de la paperasse à remplir lorsqu’ils sont sur la route, comme une preuve de livraison ou un rapport d’emploi de service. Si ces tâches peuvent être effectuées sur un appareil relié au système télématique, les rapports peuvent être complétés sur l’appareil et peuvent également être utilisés pour la navigation et la messagerie bidirectionnelle. De retour au bureau, vous bénéficierez d’un reporting dématérialisé en temps réel et automatiquement lié aux données de suivi des véhicules comme preuve de service, d’heure et de lieu confirmés.

La télématique peut-elle contribuer à la conformité ?

Les conducteurs de véhicules utilitaires sont tenus d’effectuer des inspections de sécurité à pied de leur véhicule. Ainsi, une application smartphone pour effectuer les vérifications sera vraiment utile, fournissant des données électroniques immédiates pour les rapports de conformité et la planification de la maintenance pour corriger les défauts. Les données télématiques fournissent également une vérification supplémentaire utile des relevés d’heures de conduite pour aider à assurer la conformité, en particulier pour les chauffeurs de poids lourds.

Qu'en est-il de la sécurité des appareils et des données ?

Pour assurer la réception ininterrompue des données provenant de l’appareil télématique, il convient d’intégrer certaines caractéristiques clés. Il s’agit notamment de connexions inviolables et d’alertes automatiques en cas de tentative d’altération de l’appareil. Les antennes internes secondaires sont également importantes car elles permettent à l’appareil de continuer à collecter et à diffuser des données si les antennes externes ont été désactivées, et une batterie interne rechargeable interne permet à l’appareil de continuer à fonctionner normalement si l’alimentation électrique est coupée.

Qu'en est-il de la sécurité des données ?

Certains fournisseurs de services télématiques s’intéressent particulièrement à la sécurité des données, surtout s’ils offrent des services financiers ou ont des clients dans le secteur de la sécurité. Ainsi, vérifiez que les données sont stockées sur des serveurs sécurisés et que l’entreprise respecte les normes les plus strictes en matière de protection des données et la législation sur la protection des données personnelles telle que GDPR. Vous serez normalement en mesure de configurer des niveaux d’accès de connexion afin que les utilisateurs soient autorisés à visualiser leurs données et leur niveau d’accès précis avec la sécurité de connexion appropriée.

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