Comment économiser du temps (et de l’argent) avec les cartes de carburant
Le poids que représente l’administration liée à la gestion d’une entreprise avec du personnel mobile est assez lourd à porter, en particulier pour les petites et moyennes entreprises dont les dirigeants endossent bien souvent plusieurs rôles.
Le temps moyen passé à l’administration est d’environ 33 heures par mois, soit environ 4,5 jours passés à traiter de la paperasse. Autant de temps qui pourrait être utilisé à rouler, rencontrer des clients, ou nouer de nouvelles relations commerciales.
Vous pouvez récupérer ce temps et économiser de l’argent en apportant une seule modification à la manière dont vous réglez les dépenses de carburant de votre entreprise. Les cartes de carburant offrent toute une gamme d’avantages qui peuvent permettre de relâcher la pression sur les tâches administratives, telles que le recouvrement de la TVA ou la gestion des dépenses en carburant.
Gagnez du temps sur les dépenses en carburant
Gérer les dépenses en carburant en se basant sur les reçus papiers ou un système de remboursement de paiements prend beaucoup de temps à toutes les personnes concernées. Les chauffeurs doivent mettre la main à la poche, conserver les reçus, remplir et soumettre un formulaire de dépenses et attendre le remboursement. Les dirigeants doivent consacrer du temps au traitement et à la vérification de ces demandes puis s’assurer que le paiement soit effectué. S’ajoute à cela la question de la gestion des reçus perdus ou manquants.
Les cartes de carburant remplacent tout ce système en offrant une méthode plus rationalisée, mais également plus sûre et plus pratique pour les chauffeurs. Ils utilisent les cartes pour procéder aux paiements de carburant, leur évitant de transporter de grosses sommes d’argent liquide, sans reçus ni formulaires de dépenses. Ceci permet également de lutter contre les fausses déclarations de dépenses en carburant. Avec les cartes de carburant, toutes les transactions sont immédiatement enregistrées sur la plateforme de gestion de compte en ligne, et peuvent être consultées sur une seule facture facile à lire. Les meilleurs fournisseurs de cartes de carburant vous offrent également un accès illimité et gratuit à l’historique des factures.
Gagnez du temps sur le recouvrement de taxes
Un autre cauchemar bureaucratique et chronophage est la demande de recouvrement de la TVA. Avec un système de reçus papiers, cette tâche implique des heures passées à trier plus d’une centaine de reçus conservés. Les reçus peuvent être mal rangés, perdus, voire illisibles, en d’autres termes, il sera impossible de recouvrer l’intégralité de la somme due.
Avec les cartes de carburant et la gestion de compte, toutes les transactions commerciales de carburant sont automatiquement détaillées sur une seule facture facile à lire, conforme avec le Trésor public et la 6ème Directive européenne en matière de recouvrement de la TVA simplifié.
Gagnez du temps à la pompe
Au moment de choisir une carte de carburant, il peut être judicieux d’en choisir une qui offre un outil de localisation des stations-service. Ceci est particulièrement utile pour une planification efficace de l’itinéraire, avec des détails sur les pompes adaptées le long de l’itinéraire, et des bulletins de circulation en temps réel. Ces outils permettent aux chauffeurs d’éviter les embouteillages, ainsi que les longs détours pour faire le plein ; un gain de temps et une réduction de la consommation et des dépenses en carburant.
Gagnez du temps dans la gestion de vos véhicules
Les meilleures cartes de carburant vous proposeront une plateforme de gestion de compte en ligne accessible sur tous les appareils dotés d’un accès à Internet. Ce qui vous permet de ne plus être rivé(e) à votre bureau pour gérer vos véhicules ou les dépenses en carburant. Une accessibilité sur tablette, ou GSM grâce à une application téléchargeable, implique que vous restez aux commandes, tant sur site qu’en déplacement.
Disposer de cartes carburant vous permet de faire des économies pour votre entreprise, de rembourser automatiquement à votre chauffeur les frais de carburant et, en 30 secondes, de récupérer la TVA. En tant que site de comparaison gratuit, iCompario peut vous permettre de trouver des offres sur les cartes des grandes compagnies pétrolières ou des cartes multimarques, et des offres sans minimum de dépenses ni contrats contraignants.
