Werkzaam in de bouw: tips voor tankkaarten

Of je nou een kleiner bouwbedrijf hebt of een gevarieerd wagenpark hebt met internationale klanten: wie in de bouw actief heeft moet regelmatig de weg op. De kosten die daarbij komen kijken zijn een structurele kostenpost, maar er zijn tal van manieren om die kosten laag te houden. Een van de beste manieren is met tankkaarten. Hieronder lees je waarom en waar je op moet letten als je een tankkaart aanschaft.

Prijs

Een van de grootste redenen dat bouwbedrijven werken met tankpassen is het feit dat de prijs voor brandstof met zo’n kaart gewoonlijk goedkoper is dan voor mensen die geen klant zijn. Omdat je als bouwbedrijf, of je nou actief bent in een stad of regio of juist regelmatig met meerdere grotere voertuigen de grens over moet steken: brandstofverbruik is een kostenpost die je zo laag mogelijk wil houden. Je kan per bedrijf meerdere kaarten krijgen die je kan koppelen aan verschillende voertuigen en verschillende bestuurders, terwijl de prijs voor de benzine haast altijd goedkoper is dan de prijs die mensen die geen klant zijn betalen.

Als je als bouwbedrijf vooral opzoek bent naar tankkaarten die je de meest voordelige prijs bieden, dan is het aan te raden om te kijken naar tankkaarten van brandstofmerken die werken met onbemande tankstations. Omdat deze tankstations geen uitgaven hebben aan pompbedienden, winkels of toiletten, is het hele beleid erop gericht om de klant een zo voordelig mogelijke prijs te bieden. In dit geval loont het om naar merken als Tinq en Tango te kijken, hoewel deze merken alleen in Nederland actief zijn. Als je ook klanten over de grens hebt, heb je andere behoeften.

Administratie

Of je nou één tankkaart voor je bedrijf hebt of meerdere tankkaarten die door verschillende werknemers in verschillende voertuigen worden gebruikt: alle tankbeurten worden automatisch geregistreerd in een online systeem en verwerkt als digitale factuur, met de belasting die je er vanaf mag trekken automatisch aangegeven. Dit scheelt een hoop gedoe voor de administratie: je hoeft geen bonnetjes meer te bewaren en je kan gelijk inzien wie waar en wanneer heeft getankt. Ook kan je alles gelijk doorsturen naar de belastingdienst. Ook andere aftrekbare uitgaven, zoals ruitenwisservloeistof en motorolie, kan je met je tankkaart afrekenen en vervolgens van de belasting aftrekken. Het zijn immers uitgaven die je voor zakelijke doeleinden hebt moeten doen!

Met name internationale merken als Esso, BP en Shell bieden de mogelijkheid om over de grens ook met tankkaarten af te rekenen als het gaat om betalen bij tolpoortjes of betalen voor vignetten. Wie klanten heeft in België, Duitsland of Frankrijk komt regelmatig in de positie dat er betaald moet worden voor het weggebruik, en aangezien deze kosten ook vallen onder zakelijke doeleinden kan je ze ook van de belasting aftrekken. En daarom, dankzij de administratieve tools van genoemde tankkaarten, kan je deze uitgaven automatisch terugvinden in het online systeem en vervolgens declareren.

Volgsysteem en routeplanner

Met name voor de grotere bouwbedrijven, bijvoorbeeld die werken met vrachtwagens, zijn volgsystemen en routeplanners die onderdeel uitmaken van de software van tankkaarten, ontzettend handig. Als je een kleiner bouwbedrijf hebt met een handvol busjes is het wellicht niet helemaal van toepassing, maar als groter bouwbedrijf wil je altijd op de hoogte kunnen zijn van de locatie van je bedrijfswagens. Door het GPS-systeem dat is ingebouwd in de software kun je van afstand kijken hoe hard een vrachtwagen rijdt, waar deze zich bevindt en je kan zelfs een alert krijgen als een vrachtwagen een bepaald gebied binnenrijdt of verlaat.

Als je een tankkaart hebt wil je daarnaast altijd van de voordelen van deze tankpas kunnen profiteren en geen moment zonder benzine komen te staan. Dankzij de routeplanner die de meeste tankkaarten bij hun pas leveren, kan je precies zien waar de tankstations staan die vallen onder de dekking van jouw kaart. Als je bouwbedrijf vrachtwagens heeft, dan wil je dat er getankt wordt bij strategisch handige tankstations, met hogedrukpomp en veilige en ruime parkeerplekken. Een routeplanner, zoals die van AVIA, zal je precies aangeven waar deze tankstations zich bevinden, zodat je je reis goed kan plannen.

Wagenparkbeheer

Maar de digitale wagenparkbeheersystemen die bij deze tankkaarten worden geleverd, gaan nog veel verder dan de GPS-functies en de administratieve voordelen. De wagenparkbeheerfuncties van deze tankkaarten zorgen zelfs voor beter gebruik van de voertuigen en op den duur zelfs tot een besparing van brandstof. Dankzij de data die dergelijke ingebouwde portalen verzamelen, kunnen ze analyses maken en rapporten opstellen over het brandstofverbruik van je bedrijf. Hoeveel geld ben je eraan kwijt, hoeveel kilometers rijden je wagens, hoe kan je zorgen dat er efficiënter met de wagens en met hun brandstof wordt omgegaan: als deze vragen komen terug in de data van wagenparkbeheersystemen.

Daarnaast kan je dankzij de data ook informatie krijgen over de rijstijlen van chauffeurs. Wie een tankkaart bij Diesel Card Service aanschaft, kan dankzij hun samenwerking met het online portaal Velocity bijvoorbeeld zien hoe hard bedrijfswagens gaan, of ze te hard gaan of te veel versnellen of juist te vaak hard remmen, en je kan kijken of een chauffeur voldoende pauzeert. Deze informatie leidt niet alleen tot een besparing van brandstof maar kan ook zorgen voor meer veiligheid van je chauffeurs én van de je bedrijfsvoertuigen.

Veiligheid

Of er nou getankt moet worden bij een tankstation of betaald moet worden bij een tolpoortje: je wil je chauffeurs geen handen vol geld meegeven die gestolen kan worden. Dankzij de tankkaarten, die komen met een pincode en waarbij je tankbeurten pas achteraf betaalt (vaak periodiek, zoals een keer per twee weken of een keer per maand) hebben chauffeurs en jij dus ook meer controle over de brandstofuitgaven die ze doen. Daarnaast kan je dankzij de online inzichten gelijk zien als er fraude wordt gepleegd met de kaart, bijvoorbeeld als de kaart privé wordt gebruikt. Als een kaart gestolen wordt of verloren gaat, kan je ze altijd makkelijk van afstand laten blokkeren en een nieuwe aanvragen.

Maar de veiligheid zit hem ook in de beveiligde parkeerplekken voor vrachtwagens en het eerdergenoemde monitoringssysteem. Mocht het voorkomen dat een bestelbus gestolen wordt, dan kan je dankzij de informatie online precies zien waar de wagen zich bevindt en deze informatie overhandigen aan de politie: op heterdaad betrapt! Deze veiligheidsmaatregelen hebben zo goed als alle brandstofmerken getroffen, dus waar je ook voor kiest: met de veiligheid zit het wel goed.

Extra services

Sommige tankkaarten komen met extra services. De tankkaart van BP is een goed voorbeeld van de extraatjes die je erbij krijgt en die met name voor bouwbedrijven handig kunnen uitkomen. Tijd is geld in die sector, maar vanwege het vele weggebruik kan het gebeuren dat een vrachtwagen of bus met panne langs de weg komt te staan. Klanten bij BP kunnen daarom rekenen op services van internationale sleepdiensten. Ook de reparaties die daarna nodig zijn, vallen onder de services van de BP tankpassen.

Mocht je wagenpark wel een beurt kunnen gebruiken (je wilt immers niet dat je bestelbus of vrachtwagen onder de modder bij een klant aankomt) dan bieden internationale brandstofmerken als BP ook de mogelijkheid gebruik te maken van hun schoonmaakservices. Zo zullen je wagens, die op de weg toch fungeren als uithangborden van je bedrijf, op ieder moment glanzen en zal ook een chauffeur zich lekkerder voelen onderweg.

European Diesel Card Limited, Trading Address: Unit 1, Floor 1-4, Chalfont Square, Old Foundry Road, Ipswich, IP4 2A, United Kingdom