Come gestire efficacemente una flotta di veicoli aziendale

Per molte aziende sparse in tutte il mondo, la gestione della flotta aziendale è una sfida quotidiana.
Le compagnie sono alla costante ricerca di nuovi metodi per ottimizzare il ROI, tagliare i costi superflui e quelli relativi alla manutenzione dei mezzi. Purtroppo, spesso mancano soluzioni concrete su misura.

Secondo diverse ricerche, la spesa per il carburante incide più del 20% sul costo totale per la gestione di una flotta aziendale.

Le flotte non sono tutte uguali. Al loro interno persistono mezzi di differente grandezza, anno di produzione e capacità. Ciò significa che ognuno di questi mezzi ha dei consumi specifici e che gli autisti dei relativi mezzi avranno delle abitudini di guida e di rifornimento diverse tra loro.

Per chi gestisce la flotta questo significa districarsi tra una mole di dati differenti che vanno sfruttati per ottimizzare al massimo la sicurezza, l’efficacia e i profitti aziendali di ogni veicolo.

Se è vero che l’acquisto di automobili, van e camion di fascia alta spesso garantisce bassi consumi, è vero che nel tempo a fare la differenza è il modo in cui questi veicoli vengono impiegati e gestiti.

Assumere un coordinatore della flotta

La figura professionale del coordinatore, o fleet manager, si rivela di cruciale importanza per qualsiasi azienda in possesso di una flotta di veicoli.

Un addetto alla gestione della flotta aziendale, specializzato e con esperienza, può infatti svolgere numerose e importanti mansioni. Può minimizzare i costi di manutenzione e gestione, fornire preziose informazioni circa le normative relative ai trasporti, aumentando di fatto e sul lungo periodo i profitti complessivi e la qualità del lavoro. Potrà organizzare con regolare cadenza dei corsi di guida sicura per gli autisti e stipulare accordi speciali per assicurarsi i prezzi più bassi su manutenzione e servizi affini. Inoltre, un solo coordinatore potrebbe ricoprire sia il ruolo amministrativo che quello manageriale.

Molte aziende di piccole dimensioni non possono però permettersi un coordinatore e devono quindi gestire il tutto al meglio affidandosi solo alla propria esperienza e creatività.

Quali sono alcune delle pratiche più efficaci per gestire al meglio una flotta aziendale?

Gestione del carburante

Il primo passo verso una migliore gestione della flotta passa per il controllo dei consumi di carburante.
Tenere traccia di quanto combustibile viene consumato e quanto spesso viene rifornito un mezzo è utile per ottenere una panoramica completa della flotta.

I prezzi al litro non possono essere modificati, ma si possono ottenere risparmi e vantaggi utilizzando una carta carburante.

Oltre agli sconti, diversi in base al tipo di offerta, grazie alla scheda carburante tutte le aziende possono ricevere, conservare ed elaborare un insieme di dati direttamente sul computer. Attraverso questi dati è possibile pianificare strategie e piani di gestione professionali che generano un nutrito risparmio.

Come ottenere i reali consumi di ogni veicolo

La scheda carburante e i dispositivi telematici satellitari GPS, GSM o GPRS sono gli strumenti principali di controllo dei consumi e dello stile di guida. Forniscono dettagli preziosissimi sui consumi e sulle abitudini di guida di ogni autista.

Il numero di compagnie che offrono schede carburante e pacchetti satellitari è veramente ampio.
Per evitare di aderire all’offerta meno vantaggiosa, risparmiando tempo prezioso e ottenendo tutto senza troppa fatica burocratica, il servizio gratuito di iCompario è la soluzione ideale.

L’apposita sezione di ricerca del sito consente di indicare le proprie necessità aziendali, il numero e il tipo di veicoli posseduto, il tipo di strada percorsa e i chilometri annui medi per ottenere, in pochi secondi, un elenco completo di offerte su misura. Una volta selezionata la carta carburante ritenuta più vantaggiosa, iCompario farà in modo che in 2 giorni circa si venga contattati per fornire i documenti richiesti e ricevere così la scheda senza alcuna fatica.

Come migliorare le abitudini di guida di ogni singolo guidatore

Sensibilizzare gli autisti verso una guida più pacata e sicura è fondamentale.

Quando si è in possesso di dettagli precisi come i consumi dei mezzi della flotta, si è in grado di presentare un quadro chiaro e spiegarlo in parole semplici, così che tutti possano contribuire a consumare meno.

Gli incidenti con mezzi aziendali sono sempre frequenti e mettono in pericolo la risorsa principale di un’azienda che possiede una flotta: i guidatori. Allo stesso tempo, anche gli urti di piccole entità, il consumo di pneumatici, l’usura delle parti meccaniche e i consumi aumentano con un cattivo stile di guida.

Tecnologia al servizio della flotta: dispositivi telematici satellitari

Le recenti innovazioni in campo digitale e informatico hanno portato allo sviluppo di strumenti telematici satellitari GPS, GSM o GPRS che consentono di ottenere un controllo del veicolo come mai prima d’ora.
È prevista l’installazione di un sistema che sarà sempre in grado di rintracciare la posizione del mezzo, beneficio che si rivela fondamentale in caso di furto, e di inviare i dati non solo sulla posizione, ma anche sul consumo di carburante, sulla velocità e persino le immagini in diretta su tablet, smartphone e PC.

A fronte di un investimento che punta ad aumentare il controllo e l’efficacia della flotta, attraverso l’utilizzo di apposite telecamere installate su una o più zone del veicolo si possono infatti ottenere le immagini in tempo reale e i dati sulla velocità, il livello di carburante e molte altre informazioni direttamente sul proprio schermo. I vantaggi vanno dalla localizzazione in caso di furto alla piena conoscenza dei fatti in caso di sinistro grazie alla presenza delle telecamere. Inoltre, alcuni modelli di dashcam hanno un sensore integrato che permette di salvare automaticamente gli istanti precedenti e successivi a impatti e brusche frenate. In questo modo, si salvano preziose immagini in caso di incidente stradale.

Ogni flotta dovrebbe essere equipaggiata con i migliori dispositivi, ma non sempre è facile scoprire quale azienda offre la migliore soluzione su misura.

La ricerca dei migliori strumenti telematici satellitari inizia con iCompario, capace di elencare in poche, semplici e rapide mosse le offerte più vantaggiose, scelte in base alle esigenze aziendali indicate nell’apposito modulo.

La sicurezza

Quando si parla di gestione della flotta, si parla prima di tutto di sicurezza e quindi di prevenzione.

Bisogna pensare alla manutenzione, a come ridurre le emissioni di CO2, alle periodiche revisioni e allo stile di guida di ogni singolo guidatore. Sono infatti questi i cardini della sicurezza e della gestione della flotta: per ogni manager e titolare di azienda è sempre meglio investire sulla prevenzione che scoprire qual è il vero costo di un cattivo stile di guida.

Revisioni periodiche: un investimento sul lungo periodo

Anche il più semplice dei controlli può rivelare anomalie o la necessità di sostituire uno o più componenti.
Ecco perché, ad esempio, si rende indispensabile controllare spesso il livello dell’olio motore e il suo colore, in modo da poterlo sostituire quando ormai troppo scuro.

Filtro dell’aria, stato degli pneumatici, temperatura del motore, corretto funzionamento elettrico e delle spie, qualità della frenata e della guida sono fattori che vanno monitorati costantemente. In questi casi, è evidente come un contatto diretto con i guidatori possa avere un forte impatto positivo sulla gestione complessiva della flotta aziendale.

I controlli della pressione delle gomme, dell’usura dei freni e dello stato generale del mezzo devono essere programmati con largo anticipo ed eseguiti sempre secondo gli standard più rigorosi. Sostituire un pezzo usurato prima ancora che si consumi del tutto non solo è obbligatorio per la sicurezza, ma si rivela un toccasana economico sul lungo periodo: un veicolo mantenuto in ottime condizioni consuma infatti meno carburante.

Ecco quindi che la scheda carburante è un ottimo strumento di controllo capace di fornire i dati relativi al consumo del carburante, fondamentali per comprendere quando e dove intervenire con la manutenzione.

Un software di gestione dei dati si rivela di grande aiuto nel realizzare il profilo completo di ogni veicolo, includendo non solo i chilometri effettuati durante tutto l’arco della sua vita, ma anche il modo in cui questi sono stati effettuati e quale prezzo medio è stato pagato per chilometro.

Software Gestionali

Il responsabile della flotta ha bisogno di avere tutti i dati a portata di mano.

Un buon programma di gestione della flotta aziendale consente di controllare i pagamenti dei pedaggi, dei parcheggi, eventuali multe, gli interventi meccanici e molto altro ancora.

La reportistica consente di elaborare i dati per ottimizzare la gestione in futuro e permette di organizzare le schede carburante per fornitore e distributore.

Poter raggruppare tutto in un solo database si rivela un vantaggio per tutte le aziende con mezzi aziendali. È bene tenere anche copia cartacea dei dati più importanti, come quelli fiscali, relativi per esempio alla garanzia dei veicoli.

Gestire efficacemente la propria flotta aziendale richiede dunque un certo grado di controllo e organizzazione. L’utilizzo di validi strumenti quali sistemi telematici e schede carburante, uniti a una costante attenzione nei confronti di manutenzione, sicurezza e formazione degli autisti, può ridurre sensibilmente i costi di gestione aumentando l’efficienza del tuo business.

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