Tankkaarten voor vennootschappen

Tankkaarten bieden twee mogelijkheden om voor brandstof te betalen: de prijs aan de pomp en de vaste prijs.

De prijs aan de pomp spreekt voor zich. U vult de tank en betaalt met uw tankkaart het bedrag dat de pomp weergeeft, net zoals u anders zou doen.

Sommige tankkaarten bieden een variatie op het bovenstaande: door u bepaalde stations te laten kiezen waar u een specifieke korting op de pompprijs krijgt. Deze kortingen zijn meestal een hoeveelheid centen, maar de kortingen worden scherper in de loop van de tijd.

De vaste prijs refereert naar de gemiddelde landelijke adviesprijs, die wekelijks wordt vastgesteld en gebaseerd is op de groothandelsprijzen voor brandstof.

Elk van deze opties heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Het voordeel van het betalen aan de pomp is dat de prijzen dag na dag kunnen dalen. Het nadeel is dat de prijzen ook dag na dag kunnen stijgen.

Het voordeel aan het betalen van de vaste prijs is dat u uw brandstofkosten vooraf kunt plannen en beheren. Het nadeel is dat u misschien meer betaalt dan de marktwaarde op bepaalde tijdstippen van de maand.

Naast brandstof kunt u een reeks van andere voertuig-gerelateerde items kopen met een tankkaart. Denk aan AdBlue, oliën en smeermiddelen. Dit is handig als het AdBlue- of oliewaarschuwingslampje knippert.

Afhankelijk van uw tankkaart kunt u ook verschillende producten toevoegen, zoals bijvoorbeeld geselecteerde tolheffingen.

Sommige tankkaarten zijn ontworpen voor Europese reizen. Uw chauffeurs kunnen ze gebruiken om te betalen voor de belangrijkste tolwegen in Europa, waaronder Eurovignetten en snelwegen of toltunnels. Deze tankkaarten worden soms geleverd met een elektronische zender die de betalingen automatiseert wanneer uw voertuigen de sensoren passeren.

Tegen betaling bieden sommige van deze aanbieders ook een Europese BTW- en accijnsterugvorderingsdienst aan, voor alle landen waar uw chauffeurs naartoe rijden.

Het bedrag dat u betaalt voor uw tankkaarten hangt af van de tankkaart die u kiest voor uw bedrijf. Elke optie brengt andere bedragen in rekening voor de kosten van een tankkaart.

Dit betekent dat u zich bewust moet zijn van de kosten die u mogelijk moet betalen als onderdeel van de aanvraag van een tankkaart. De belangrijkste hebben we op een rijtje gezet:

• Accountkosten
• Jaarlijkse tankkaart kosten
• Incassokosten
• Vergoeding voor het niet gebruiken van de tankkaart
• Kosten voor wijzigingen op de tankkaarten
• Vergoeding voor de noodkredietfaciliteit
• Fraude kosten
• Verloren/gestolen/beschadigde pas vervangen
• Minimaal verbruik
• Vergoeding voor een papieren factuur
• Toeslagen

Omdat elk van deze kosten verschillen van aanbieder tot aanbieder, is het moeilijk te zeggen wat de totale kosten zullen zijn.

De belangrijkste kosten zijn in elk geval de jaarlijkse kosten van de tankkaart en deze variëren over het algemeen van een maximum van €20 tot een minimum van €0.

Tankkaarten kunnen alleen worden gebruikt voor transportaankopen, terwijl creditcards gebruikt kunnen worden voor allerlei soorten aankopen.

Als een werknemer een zakelijke creditcard gebruikt, kan hij/zij er allerlei soorten aankopen mee doen. Dit kan ertoe leiden dat er vele uren worden besteed aan het controleren van rekeningen om brandstof transacties te vinden.

Tankkaarten zijn daarentegen beperkt tot de aankoop van alleen brandstof en vervoersproducten. Ze kunnen niet worden gebruikt voor de aankopen van andere soorten artikelen bij een tankstation. De leveranciers van de tankkaarten geven u een gedetailleerde lijst van elke keer dat de pas werd gebruikt, waarin duidelijk wordt weergegeven wanneer, waar en wat er is betaald.

Dit resulteert in eenvoudigere administratie en lagere kosten. Ook neemt het risico op ongeoorloofde uitgaven aan brandstof voor personenauto's en andere zaken af.

Eenmanszaken, kleinte tot middelgrote ondernemingen en multinationals kunnen allemaal een tankkaart aanvraag doen, mits ze voldoen aan de vereiste criteria voor acceptatie.

U moet een geregistreerd bedrijf zijn dat beschikt over een BTW-nummer. Dit is echter geen vereiste voor alle tankkaarten.

Ook moet u een kredietcontrole ondergaan om een tankkaart te kunnen krijgen. Hoewel de voorwaarden minder streng zijn dan bij andere finaciële aanvragen (zoals leningen) moet u nog steeds bewijzen dat u in staat bent om uw rekeningen te betalen.

Als u niet over voldoende kredietwaardigheid beschikt, zijn er enkele aanbieders die uw bedrijf nog steeds tankkaarten kunnen aanbieden met een vooruitbetalingsovereenkomst. Dit werkt als volgt: uw bedrijf betaalt wekelijks vooraf voor de brandstof. Uw chauffeurs kunnen dit bedrag dan uitgeven aan brandstof.

Tankkaarten zijn een goed idee voor ondernemers die op zoek zijn naar manieren om het wagenpark efficiënter te beheren.

Tankkaarten bieden vijf belangrijke voordelen:

1. Bespaar tijd op uw administratie

Aanbieders loggen uw brandstofgerelateerde transacties elektronisch, waarin de BTW wordt gescheiden. Zo zijn tankbonnen verleden tijd.

2. Vereenvoudig uw boekhouding

De apps en websites van aanbieders produceren facturen die het gemakkelijk maken om nauwkeurige uitgaven in te dienen en de BTW en accijns van uw brandstofaankopen terug te vorderen.

3. Ontvang scherpe korting op brandstof

Met veel tankkaarten kunt u diesel en benzine kopen tegen een scherpe prijs, wat betekent dat uw bedrijf flink kan besparen.

4. Betaal gemakkelijk voor tol

Tankkaarten kunnen worden gebruikt om voor tol te betalen in Europa.

5. Verminder het risico op fraude

Transacties met tankkaarten zijn een veilige betaalmethode. De kans op pasfraude of verlies van geld wordt verkleind als uw chauffeurs slachtoffer zijn van diefstal.

Een van de beste dingen van tankkaarten is dat ze het proces van BTW- en accijnsterugvordering op uw benzine, diesel en andere transportkosten vereenvoudigen.

Elke transactie die u met uw tankkaart doet, wordt elektronisch geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt om de facturen in het juiste format te zetten zodat BTW en accijns gemakkelijk teruggevorderd kunnen worden.

Let op! U kunt BTW op bedrijfsbrandstof tot drie jaar terugvorderen. Om dit te doen moet u de facturen wel als bewijs hebben.

U kunt meer informatie krijgen over het terugvorderen van BTW en accijns op uw benzine en diesel door een bezoek te brengen aan de website van de Belgische overheid over autokosten.

Aanbieders geven u login gegevens voor software die u als app of in uw browser kunt gebruiken.

Deze online tool verstuurt uw facturen elektronisch. U kunt transacties vaak per kaart, voertuig of bestuurder bekijken en snel en eenvoudig extra passen bestellen of verloren kaarten blokkeren.

U kunt waarschuwingen instellen om de veiligheid te verbeteren, zodat u het direct kunt zien als er bijvoorbeeld ongewoon grote aankopen worden gedaan met de tankkaart, of als één pas in korte tijd meerdere keren wordt gebruikt.

U kunt rapporten over het gebruik van de tankkaart zien, die u kunnen helpen met het anlyseren en controleren van uw brandstofuitgaven.

Het is vaak ook mogelijk om vorige facturen te downloaden.

Er is een enorm aantal tankkaartopties beschikbaar voor wagenparkbeheerders.

Deze omvatten tankkaarten die worden aangeboden door de grootste oliemerken, waarmee u gebruik kunt maken van hun nationale netwerk om brandstof van hoge kwaliteit te kopen. Sommige tankkaarten bieden ook kleinere lokale ketens aan. Tot slot zijn er tankkaarten die voorzien in de aankoop van bulkdiesel of voor internationale wagenparken.

Het kan lastig zijn om te weten welke tankkaart u moet kiezen, omdat veel van de tankkaarten zeer vergelijkbare kenmerken en voordelen bieden (vooral als het gaat om hetzelfde merk).

Het is belangrijk om een tankkaart te vinden die voldoet aan de specifieke behoeften van uw bedrijf: van de aangeboden brandstoftypes tot de hoeveelheid voertuigen.

U kunt de opties van de tankkaart voor uw bedrijf vinden met de vergelijkingstool van iCompario. Voer uw gegevens in en u krijgt alle beschikbare kaarten te zien die aan de behoeften van uw bedrijf voldoen.

Het gebruik van een tankkaart is net zo eenvoudig als het gebruik van een creditcard.

Net als bij een creditcard wordt het geld dat u heeft uitgegeven niet direct van uw rekening afgeschreven. In plaats daarvan krijgt u één enkele factuur die alle aankopen in een bepaalde periode (een week of een maand) dekt. Uw bedrijf verrekent deze vervolgens met de leverancier van de tankkaart.

Voor de meeste bedrijven zal uw factuur wekelijks moeten worden vereffend. Aanbieders bieden u soms een betalingsschema aan op basis van uw bedrijfsscore. Om de betaling uit te voeren, zetten de meeste bedrijven een automatische incasso aan. Om uw factuur te controleren, of om het bedrag bij te houden als het in de loop van de week wordt opgebouwd, bieden veel aanbieders een online accountmanagementsysteem aan.

Tankkaarten worden geleverd met een aantal belangrijke functies en bieden nuttige voordelen voor mensen die ze gebruiken. Deze functies omvatten zaken als accountmanagement, vaste wekelijkse prijzen voor brandstof, en een stationszoeker.

De belangrijkste voordelen zijn dat u minder tijd kwijt bent aan administratie en dat u de optie hebt om nu uw brandstof, AdBlue en tol te kopen. Deze kunt u dan later betalen. U krijgt ook facturen met de informatie die u nodig heeft om de BTW op brandstof gemakkelijk terug te kunnen vorderen.

Deze functies en voordelen zijn echter alleen geschikt voor bedrijven en niet voor particulieren.

Als u een wagenpark beheert, is de kans groot dat u een tankkaart goed kunt gebruiken. Als u uw voertuig alleen particulier gebruikt, kunt u op iCompario geen tankkaart aanvragen.