Beginnershandleiding voor tankkaarten

Wat uw achtergrond of bedrijf ook is, ongeacht de grootte van de vloot die u beheert of bezit, tankpassen besparen u gegarandeerd tijd, geld en moeite zodat u zich kunt richten op datgene waar u goed in bent.

Met tankpassen is het proces van tanken en kostenbewaking vrij van stress. Met voordelen voor chauffeurs, bedrijfsleiders en eigenaren zijn tankpassen de meest kosteneffectieve en uitgebreide betalingsoplossing voor uw bedrijf.

U vermindert de tijd die besteed wordt aan administratie, en tegellijktijd biedt u uw chauffeurs een veilige en handige betaalmethode voor brandstof waarmee ook bespaard wordt op de brandstofuitgaven.

Deze uitgebreide, overzichtelijke handleiding vertelt u alles wat u moet weten over tankpassen en laat u zien hoe het uw bedrijf en de ROI positief kan beïnvloeden. Daarnaast geven we u ook de nodige informatie om de juiste tankpas te kiezen voor uw behoeften.

Riemen vast, en laten we gaan!

1. Wat is een tankpas?

Tankpassen zijn in principe creditcards die beperkt zijn tot brandstofgerelateerde betalingen. Tankpassen zijn echter meer dan alleen een betaaloplossing, ze zijn ook veel veiliger dan creditcards en bieden meer voordelen. Bekijk voor meer informatie ons artikel over de verschillen tussen tankpassen en creditcards.

De tankpassen kunnen niet alleen gebruikt worden voor de aankopen van brandstof, maar sommige tankpassen bieden ook mogelijkheden zoals het betalen voor tol en aankopen van bepaalde producten zoals smeermiddelen, wasstraten en winkelartikelen.

Tankpassen kunnen ook toegewezen worden aan een individuele chauffeur of een specifiek voertuig, en er kan een dagelijks bestedingslimiet worden ingesteld zodat u controle houdt over uw brandstofuitgaven.

2. Waarom een tankpas gebruiken?

Er zijn zoveel redenen om over te stappen op het gebruik van een tankpas. Hieronder zullen we dieper ingaan op elke redenen. Samengevat; tankpassen zijn handiger, kunnen u geld besparen, verbeteren de vlootefficiëntie, de cashflow van uw bedrijf en bieden meer veiligheid voor uw bedrijf als geheel en voor uw chauffeurs.

3. De voordelen van tankpassen

  1. Bespaar geld

De eerste motivatie of overweging voor het nemen van zakelijke beslissingen komt meestal neer op één ding: geld. “Hoeveel kost het?”, “Gaat het mij geld besparen?” en “Zal ik een goed rendement op de investering behalen?” zijn gebruikelijke en verstandige vragen voor een zakelijke onderneming. Laten we ze dus ook stellen voor tankpassen.

i) Hoeveel kost een tankpas?

De meeste tankpassen hebben lage jaarlijkse kaartkosten. Deze kosten worden gecompenseerd door de meerdere besparingen en andere voordelen die tankpassen bieden aan uw bedrijf.

ii) Gaat het mij geld besparen?

Met tankpassen kunt u eenvoudig uw brandstofuitgaven beheren. Alle brandstoftransacties worden geregistreerd, en met de overzichtelijke rapporten kunt u de inefficiënties van het brandstofverbruik van uw vloot vaststellen.

U kunt bijvoorbeeld zien dat een bepaald voertuig meer brandstof verbruikt dan andere voertuigen. Bij nader onderzoek kunt u misschien achterhalen dat de chauffeur iets te gretig is met het gaspedaal of dat het voertuig toe is aan een onderhoudsbeurt. Het nemen van maatregelen om dergelijke problemen aan te pakken is uw eerste stap om de brandstofuitgaven te verminderen.

Tankpassen helpen u ook tijd te besparen op de administratieve taken, en wanneer u tijd bespaart, bespaart u geld. Zo vervangen tankpassen bijvoorbeeld de tijdrovende klus van het verzamelen van de vele tankbonnen of onkostenrapporten van de chauffeurs, of het vergelijken ervan met de roosters. Dit proces is eenvoudiger en sneller, en zonder ontbrekende bonnen kunt u ook het volledige btw-bedrag terugvragen.

Ook maakt het niet uit of u verschillende tankpassen heeft, want alle transacties verschijnen op één eenvoudige factuur.

Daarnaast zijn de facturen belastingconform, het terugvragen van de btw is dus geen tijdrovende klus of uitputting meer van uw hulpmiddelen zoals voorheen.

iii) Zal ik een goed rendement op de investering behalen?

De implementatie en het behoud van tankpassen kost weinig, maar de voordelen die u ontvangt zijn aanzienlijk en voor de lange termijn. Zo toont een onderzoek van de Energy Saving Trust hoe het wereldwijde merk Red Bull in 2012 de tankpassen introduceerde en binnen zes maanden een kilometerverlaging van 12% zag. En dankzij de nauwkeurige rapporten en de belastingconforme facturen kunnen ze de btw terugvragen voor alle brandstofuitgaven waardoor ze € 4000 extra per maand bespaarden.

b) Verbeterde vlootefficiëntie

Tanken met een tankpas is eenvoudiger, sneller en makkelijker voor uw chauffeurs, zodat zij zo snel mogelijk weer verder kunnen gaan met het werk.

Tankpassen kunnen gecombineerd worden met een scala aan innovatieve tools zoals telematics, die de efficiëntie van uw vloot vergroten.

Software voor accountmanagement

Zoek een tankpasaanbieder die online managementsoftware biedt voor hun tankpassen. Deze tool kan geopend worden via een desktop of tablet of gedownload worden op uw smartphone. Het werkt zoals online bankieren in die zin dat u alle transacties kunt zien, maar heeft meer geavanceerde functies speciaal voor het beheer van de brandstofuitgaven. Met de online managementtool kunt u uw tankpasactiviteiten bekijken waar u ook bent, en beschikt u over tal van handige gegevens binnen handbereik.

U kunt zien welke voertuigen een slechte brandstofefficiëntie hebben, of welke chauffeurs meer brandstof verbruiken dan nodig. Gewapend met deze kennis kunt u verdere maatregelen nemen om eventuele inefficiënties te corrigeren.

Tankstation-locator

Veel tankpassen worden geleverd met een mapping- en locatortool voor het vinden van het dichtstbijzijnste tankstation dat uw specifieke tankpas accepteert. De applicaties kunnen gedownload worden naar elke smartphone, iOS of Android. Met de mogelijkheid om een start- en eindpunt te selecteren, kan het alle geschikte tankstations tussen twee locaties en real time files weergeven.

U kunt ook filteren op stations voor vrachtwagens, 24-uursstations, Adblue-diensten, winkels en de routebeschrijving ernaartoe. Deze eenvoudige tool helpt lange omwegen te vermijden voor het tanken, efficiëntie te maximaliseren en geld te besparen op de lange termijn.

c) Verbeterde kasstroom

Veel bedrijven gebruiken contant geld voor hun dagelijkse zaken, maar dit kan problemen geven met de cashflow wanneer betalingen niet worden ontvangen tot een project is afgerond of de dienst is geleverd. Dit kan het inkopen van materialen of bedrijfsbenodigdheden zoals brandstof lastig maken.

Tankpassen verlagen deze druk door uw maandelijkse kosten over meerdere, kleinere rekeningen te verdelen die eenvoudig zijn te overzien. De meeste tankpasaanbieders bieden periodes van kredietbetalingen van 7 of 14 dagen, waardoor ook kleine bedrijven ademruimte krijgen voor hun cashflow.

d) Extra veiligheid

Chauffeurs zijn vaak de doelwit geweest van misdaad vanwege de grote hoeveelheden geld die zij op zak hebben voor brandstofaankopen tijdens lange reizen. De keuze voor een tankpas verlaagt dat risico aanzienlijk.

Helaas kan interne brandstofdiefstal een probleem zijn, wanneer werknemers tanken voor persoonlijke voertuigen met contant geld of een creditcard van het bedrijf. Tankpassen zijn beveiligd met een PIN en kunnen toegewezen worden aan een specifieke kentekenplaat, daarnaast kunt u zien waar en wanneer de kaarten zijn gebruikt via de accountmanagementsoftware.

Alle deze transacties kunnen ook op een kaart weergegeven worden voor een beter beeld ervan. Met behulp van de vlootmanagementsoftware kunt u waarschuwingen creëren voor het tanken buiten een bepaald gebied. Ongebruikelijke brandstoftransacties of verdachte activiteiten kunnen onmiddellijk worden gedetecteerd, en verloren of gestolen kaarten kunnen met één druk op de knop worden geannuleerd, waardoor u meer veiligheid en controle heeft over uw brandstofuitgaven.

d) Handiger

Tankpassen maken het leven makkelijker voor iedereen die erbij betrokken is: chauffeurs, vlooteigenaren en -managers. Chauffeurs hoeven de brandstof niet meer met contant geld te betalen, ieder bonnetje te bewaren of onkostenformulieren in te vullen.

Met een tankpas wordt elke transactie automatisch ingelogd in een online portaal en weergegeven op een belastingconforme factuur. De vervelende en tijdrovende taak om elke bon te verzamelen en te analyseren, is verleden tijd, waardoor u tijd bespaart op het terugvragen van de btw.

4. Ik heb slechts één voertuig, heb ik echt een tankpas nodig?

Het hebben van een tankpas is zakelijk gezien altijd verstandig, of u nu één voertuig heeft of 100. Ieder bedrijf met personeel op de weg heeft te maken met dezelfde problemen met het tanken, zoals inconsistente brandstofkosten en het terugvragen van de belasting.

Fluctuaties in brandstofprijzen kunnen hard aankomen voor kleine bedrijven, maar met toegang tot kortingen op de brandstof en concurrerende tarieven kunnen tankpassen de extra zekerheid bieden die kleine bedrijven nodig hebben om te overleven en te groeien.

Volgens een artikel van Business Matters wordt “een op de vier brandstofuitgaven ingediend zonder bon”. Zonder een nauwkeurig financieel systeem slaan kleine bedrijven vaak de plank mis als het gaat om het terugvragen van de btw.

Door de noodzaak om bonnen te verzamelen te vervangen door tankpassen heeft u een eenvoudige en kostenefficiënte manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijf de btw kan terugvragen van alle brandstof- en brandstofgerelateerde uitgaven en voor het verbeteren van de cashflow van het bedrijf.

5. Welke prijsopties zijn er beschikbaar met een tankpas?

Er zijn verschillende prijsopties beschikbaar en welke optie het beste is voor uw bedrijf hangt van een aantal factoren af. De grootte van de vloot, het type brandstof dat u nodig heeft, waar u werkt en hoeveel brandstof u gebruikt, kan het type kaart en de betaaloptie bepalen.

Er zijn twee hoofdopties, elk met verschillende voordelen:

  • pompgerelateerde prijs
  • vaste wekelijkse prijs

Wat is de pompprijs?

Wat is de pompprijs?

De pompprijs is simpelweg de prijs die op de pomp staat tijdens het tanken. Deze prijs kan afhankelijk van de markt per dag verschillen. Het belangrijkste voordeel van een tankpas met pompprijs is de uitgebreide netwerkdekking waardoor u meer flexibiliteit heeft om te tanken. Daarnaast kan klanten, ongeacht de dag, een korting geboden worden van een cent per liter (cpl) of een korting op de aangegeven prijs op het station.

Wat is de vaste wekelijkse prijs?

Met een vaste prijs voor uw pas wordt het brandstoftarief vastgezet op een wekelijks tarief, dit tarief blijft ongewijzigd zelfs wanneer de verkoopprijs stijgt gedurende de week. Dit betekent dat u altijd weet hoeveel u voor uw brandstof betaalt, zodat u de controle houdt. Aangezien de prijzen meestal goedkoper zijn dan de prijs aan de pomp, is dit een geweldige manier om verder op uw brandstofuitgaven te besparen.

6. Hoe betaal ik voor mijn brandstof?

Ongeacht het gekozen product ontvangt u een wekelijkse factuur met alle transacties van alle kaarten die op naam staan van uw bedrijf.

Alles is dus te zien op één enkele en overzichtelijke factuur, ook wanneer u meerdere tankpassen heeft en/of betaalt voor tol en smeermiddelen.

U kunt deze factuur vervolgens betalen via een automatische incasso via uw zakelijke bankrekening.

7. Hoe beheer ik mijn tankpasaccount?

De meeste betere tankpassen bieden een online accountmanagementtool voor een eenvoudige controle van al uw brandstofkaarten.

Het gebruik van een accountmanagementtool biedt u de mogelijkheid om controle te houden over uw brandstofuitgave en vlootefficiëntie. Kies er een die meerdere rapportageopties biedt en een smartapp om u een helder en nauwkeurig beeld te geven van uw brandstofverbruik.

Gebruik uw accountmanagementplatform voor:

  • Het beheren van tankpassen
  • Het controleren van transacties per kaart of voertuig
  • Het bestellen van extra kaarten
  • Het snel en gemakkelijk annuleren van verloren kaarten
  • Het aanmaken van aangepaste rapporten over kaartgebruik en brandstofefficiëntie
  • Het bekijken van de factuurgeschiedenis
  • Het beheren van uw voertuigen vanaf uw telefoon met de downloadbare app

8. Kan ik mijn tankpasaccount op elk gewenst moment stopzetten?

De meeste brandstofkaarten zijn niet contractueel, dat wil zeggen dat u uw account te allen tijde kunt annuleren zonder verplichtingen. Als uw bedrijf niet gebonden is aan langlopende contracten krijgt het de flexibiliteit om tankpassen toe te voegen of te annuleren afhankelijk van uw zakelijke behoeften of veranderingen in uw zakelijke omstandigheden.

9. Hoe kies ik de juiste tankpas voor mijn vloot?

Het maakt niet uit of u een klein of middelgroot bedrijf heeft met één of meerdere voertuigen, er is altijd een tankpas die aansluit op uw specifieke zakelijke behoeften.

iCompario helpt u bij het vinden van de meest geschikte tankpas, die u de beste dekking biedt op uw bedrijfsroutes, met de beste prijzen voor benzine, diesel of LPG. U hoeft alleen maar een aantal gegevens in te vullen op een eenvoudig aanvraagformulier, en u bent op weg naar de vele voordelen van tankpassen.

Nu vergelijken!

European Diesel Card Limited, Trading Address: Unit 1, Floor 1-4, Chalfont Square, Old Foundry Road, Ipswich, IP4 2A, United Kingdom