5-minütiger Telematik Anleitung

Was ist Telematik?

Fahrzeuge, die mit GPS-Satellitenempfängern ausgestattet sind, verfolgen und übertragen den Standort an einen Verantwortlichen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern im Bereich der Telematik, daher ist es wichtig, von Anfang an die richtige Art von System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Telematiksysteme reichen von einfachen, kostengünstigen, smartphonebasierten Anwendungen bis hin zu anspruchsvollen, multifunktionalen Lösungen.

Wer sind die Benutzer von Telematik und warum?

Jeder, der auf Fahrzeuge angewiesen ist, um Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen – meist Transporter- und LKW-Flotten, aber auch Firmenwagen und Anlagen. Für Privatfahrer und insbesondere für jüngere Fahrer bieten einige Versicherer vergünstigte Prämien für Fahrzeuge mit Telematik an. Indem sie zeigt, wo sich ein Fahrzeug befindet, bietet die Telematik Echtzeit-Sichtbarkeit für verbesserte Kontrolle, Sicherheit und Kundenservice. Darüber hinaus werden Tracking-Daten protokolliert, um Bewegungen, Ankunfts- und Abfahrtszeiten, Zeiten vor Ort sowie Datenanalysen zur Erstellung von Managementberichten festgehalten. Telematik wird hauptsächlich zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität eingesetzt, verbessert aber auch die Sicherheit.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Es gibt zwei Dinge zu beachten: das eigentliche System und wer es liefert. Mit dem Rückgang der Hardware- und Kommunikationskosten hat sich die Telematikindustrie für viele weitere Anbieter geöffnet. Das ist aus Wettbewerbs- und Preissicht gut, aber es gibt auch Fallen. Sobald Sie die Telematik eingerichtet haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihre Effizienz, Produktivität und Ihren Kundenservice verbessern können. Telematik ist etwas, das es dem Unternehmen ermöglichen wird, sich zu verändern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Daher ist es sehr wichtig, einen Anbieter zu wählen, der finanziell sicher ist und bleiben wird; idealerweise Teil eines großen, vielfältigen und lang etablierten Unternehmens, mit den Ressourcen und der Unterstützung, die Sie benötigen. Sie möchten nicht im Büro ankommen und feststellen, dass Ihr Abieter mit all Ihren Daten verschwunden ist. Denken Sie auch daran, dass Sie sich für ein System entscheiden müssen, das professionell ausgestattet wird; ein Unternehmen mit einer starken Präsenz im Flottensektor wird sicherlich die richtigen Referenzen haben.

Was ist mit dem eigentlichen System?

In gewissem Maße erhalten Sie das, wofür Sie bezahlen, und die billigsten Optionen werden Einschränkungen haben. So kann beispielsweise ein Smartphone ausgeschaltet werden oder die Batterie leer sein und verloren gehen oder gestohlen werden. Eine weitere kostengünstige Option ist ein Plug-and-Play-Gerät, das vom Zigarettenanzünder mit Strom versorgt wird und als temporäre Lösung nützlich sein kann. Es ist jedoch ratsam, ein System zu installieren, das tatsächlich fest mit dem Fahrzeug verbunden ist, so dass es mit Strom versorgt und beim Einschalten der Zündung automatisch aktiviert wird und ohne Beteiligung des Fahrers funktioniert. Da sich viele der Vorteile der Telematik um die gesammelten Daten drehen, muss der Datenaustausch wirklich ununterbrochen sein.

Sie müssen eine Telematiklösung auswählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht und einfach zu implementieren und zu bedienen ist. Der Schlüssel ist, die Grundlagen richtig zu machen und nicht etwas zu kaufen, das sich als zu kompliziert herausstellt, mit Funktionen ausgestattet ist, die Sie nicht brauchen. Wenn es Ihr erstes Unternehmen mit Telematik ist, suchen Sie nach etwas das sich an die Grundregeln hält; bewährt, genau, zuverlässig und in einem erschwinglichen Paket ohne versteckte Kosten.

Welche Funktionen sind wichtig?

Die Grundlagen sind natürlich eine zuverlässige GPS-Ortung und Kommunikation, aber mit einer gut entwickelten Benutzeroberfläche. Schauen Sie sich das Kleingedruckte an, um Details zu erfahren, wie z.B. sollte die Häufigkeit der Aktualisierung der Fahrzeugposition, etwa bei 30 Sekunden liegen. Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit sind wichtig, also suchen Sie nach einem modernen System, das von Anfang an als Cloud-basierte Lösung entwickelt wurde; etwas, das einen einfachen Online-Zugang bietet und sich leicht mit anderen flottenbezogenen Daten wie Tankkarten integrieren lässt. Weitere wichtige Funktionen sind eine Fahrer-ID-Funktion oder eine verlinkte Smartphone-App für die Fahrerkommunikation und Berichterstattung.

Welche Vorteile bietet die Live-Ortung?

Die Möglichkeit, den Standort jedes Fahrzeugs in Echtzeit, jederzeit und überall zu sehen, bietet den unmittelbaren Nutzen für Betriebs- und Servicekunden. Das Büro kann sehen, wo sich die Fahrzeuge befinden und ob sie im Zeitplan und auf der Strecke sind. Die meisten Systeme können automatisch Benachrichtigungen per E-Mail oder Text generieren, um Kunden über Ankunftszeiten zu informieren, und Geofencing kann eingerichtet werden.

Was ist Geofencing?

Ein Geofence ist eine imaginäre Linie, die gezogen wird, um einen Bereich oder eine bestimmte Stelle zu markieren. Es kann sich dabei um eine Stauladezone, eine emissionsarme Zone, eine vorgeplante Strecke oder eine Grenze handeln. Beim Betreten oder Verlassen des definierten geografischen Bereichs wird das System automatisch informiert, um entweder Daten für die spätere Nutzung zu sammeln oder die Kontrolleure zu alarmieren, z.B. bei einer unbefugten Bewegung des Fahrzeugs, einer Abweichung vom Weg oder dem Betreten eines geschützten Bereichs. Eine Reihe weiterer Standorte kann ebenfalls abgebildet werden, wie z.B. Kundenstandorte, Depots, Wohnadressen und niedrige Brücken und dynamische Daten wie Live-Verkehrsstaus können integriert werden.

Bedeutet das, dass die Einrichtung eines Systems schwierig ist?

Vom ersten Tag an profitieren Sie von den integrierten Funktionen. Durch die Definition von Standorten der Kunden können Sie beispielsweise KPI-Servicegrade automatisch überwachen und Rechnungsabfragen reduzieren – denn Sie eine exakte Ankunftszeiten und Verweildauer vor Ort angezeigt bekommen.

Klingt gut, ich bin aber sehr beschäftigt, wie kann ich mit all diesen Daten umgehen?

Sie haben vielleicht den Begriff „Big Data“ gehört, darüber sprechen wir hier. Sie haben Recht, ein Telematiksystem erzeugt riesige Datenmengen. An sich sind diese Daten von geringem Wert. Deshalb ist es wichtig, ein System zu wählen, das diese Daten effektiv nutzt und die benötigten Informationen einfach und übersichtlich darstellt, damit Sie sie zur Verbesserung Ihres Unternehmens nutzen können. Einige Telematikanbieter bieten weitere flottenbezogene Dienstleistungen an und verfügen über eine Standardplattform auf der alles verwalter wird, wie z.B. Tankkarten. Hier werden Telematikdaten verarbeitet und als Spalten, Diagramme und Grafiken neben den Telematikdaten ausgegeben, eine sehr praktische Option. Um es noch einfacher zu machen, fassen manche Anbieter alle relevanten Informationen in einem einfachen wöchentlichen und monatlichen Bericht zusammenfassen – das ist hilfreich für alle, die wenig Zeit haben.

Können wir mit Hilfe der Telematik den Missbrauch der Tankkarte verhindern?

Ja, die Verknüpfung von Tankkartendaten mit Telematikdaten ist sinnvoll. Erstens können Sie Ihr MPG verfolgen, ohne Rechnungen manuell mit den gefahrenen Kilometern für jedes Fahrzeug zu vergleichen und können somit jeden betrügerischen Gebrauch Ihrer Karten erkennen. Es besteht immer die Möglichkeit, dass die Karten unsachgemäß für Fahrzeuge außerhalb des Unternehmens verwendet werden. Mit den Warnhinweisen zu Kraftstoffbetrug können Sie den Kraftstoffmissbrauch überwachen, indem Sie den Standort Ihrer Fahrzeuge mit dem Standort vergleichen, an dem die Tankkarte verwendet wurde. Selbst wenn Sie keine Tankkarten haben und Ihr Personal eine Kilometerpauschale beansprucht, können die Telematikdaten bei der Erkennung von falschen Kilometeransprüchen helfen. Telematik kann auch die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten ermöglichen, was die Rückforderung von Kraftstoffsteuer und privat genutztem Kraftstoff erleichtert.

Wie schwierig ist die Installation und Nutzung von Telematik?

Ein professioneller Installateur sollte kommen und ein kleines GPS-Gerät und idealerweise auch einen Fahrerausweisleser in das Fahrzeug einbauen. Sie müssen dafür sorgen, dass die Fahrzeuge für ein paar Stunden verfügbar sind. Was die Tracking-Software betrifft, so ist es wahrscheinlich ein Cloud-basiertes System, das keine spezielle Software und keine Installation benötigt.Alles online – Sobald die Sicherheitszugangsstufen für jeden Benutzer eingerichtet sind, ist das System sofort verfügbar und empfängt die Fahrzeugdaten, sobald die Tracker installiert sind. Plug-and-Play-Systeme, die mit dem Zigarettenanzünder betrieben werden, bieten eine einfache Lösung, wenn die Verkabelung eines Fahrzeugs nicht sinnvoll ist, z.B. ein Mietfahrzeug oder wenn der Fahrer regelmäßig das Fahrzeug wechselt.

Kann Telematik die Sicherheit verbessern?

Ein Telematiksystem kann bei unerwarteten Bewegungen einen Alarm auslösen, z.B. wenn der Fahrer nicht identifiziert wurde oder wenn er eine sichere Zone verlässt. Telematik kann den Diebstahl nicht stoppen, aber sie ermöglicht eine schnelle Rückgewinnung des Fahrzeugs. Wenn das Fahrzeug nur für den geschäftlichen Gebrauch versichert ist, kann das System das Management auf unbefugte Nutzung hinweisen.

Wie sieht es mit der Fahrersicherheit aus?

Die Sorgfaltspflicht hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und die Telematik spielt eine wichtige Rolle. Viele Versicherer senken die Prämien für Flotten, die mit Trackern ausgestattet sind. Die Daten können auch zur Bekämpfung eines Schadensfalls im Falle eines Unfalls oder einer betrügerischen Forderung verwendet werden, um den Standort eines Fahrzeugs und die Tatsache nachzuweisen, dass es nicht zu schnell und sicher gefahren wurde. Telematik kann das Fahren verbessern, da die Systeme überwachen, wie sicher jemand fährt, indem sie Algorithmen verwenden, die alles messen – von starkem Bremsen und Beschleunigen bis hin zu Geschwindigkeit und übermäßigem Leerlauf. Es ist wichtig für die Sorgfaltspflicht und für die Identifizierung der Fahrer, die eine zusätzliche Unterweisung benötigen. Denken Sie auch daran, dass Ihre Fahrer oft das öffentliche Gesicht des Unternehmens sind, agressives und unsicheres Fahren wird den Ruf des Unternehmens schädigen.

Wie kann Telematik die Effizienz und Produktivität verbessern?

Dies ist der Hauptnutzen für die meisten Unternehmen – die Telematik bietet einen klaren Einblick in Ihre betriebliche Leistung und auf das was vorher nicht sichtbar war. Mit den Daten über gefahrene Kilometer, Reisezeit, Zeit vor Ort, zurückgelegten Routen und abgedeckten Gebieten verfügen Sie über eine Reihe von Ist-Daten, die mit Ihren bestehenden „vorgeplanten“ Daten verglichen werden können. Mit dieser Transparenz können Sie auf Ihre Betriebskosten zugreifen und Verbesserungen an Routen, Zeitplänen, Ressourcenzuweisung und vielen anderen Betriebsvariablen vornehmen. Unternehmen können bis zu 20 Prozent weniger Kilometer und ähnliche Gewinne erzielen.

Wir sind umweltbewusst, bietet die Telematik irgendwelche Vorteile?

Ja, erstens sollten Sie in der Lage sein, CO2 und andere schädliche Emissionen zu reduzieren, indem Sie Routen optimieren, um unnötige Kilometer zu reduzieren. Telematikdaten liefern echte Daten über die Fahrten, so dass Sie auf geplante Routen, Fahrpläne und Gebiete erneut zugreifen können. Zweitens kann der Kraftstoffverbrauch durch verbessertes Fahren erheblich gesenkt werden, und die Telematik kann Fahrer identifizieren, die eine zusätzliche Schulung benötigen. Zudem bietet die monatlichen Ranglisten der „sichersten Fahrer“ einen Anreiz für Fahrer, sich zu verbessern.

Wie sieht es mit der Kommunikation mit dem Fahrer aus?

Sie haben auch unterwegs wahrscheinlich Papiere zu erledigen, wie z.B. einen Liefernachweis oder einen Servicebericht. Wenn diese Aufgaben auf einem mit dem Telematiksystem verbundenen Gerät durchgeführt werden können, können die Berichte auf dem Gerät ausgefüllt und auch für Navigation und Zweiwege-Kommunikation verwendet werden. Zurück im Büro profitieren Sie von papierlosen Berichten in Echtzeit, die automatisch mit den Fahrzeugortungsdaten verknüpft sind, als Nachweis für Service, Zeit und Ort.

Kann die Telematik bei der Komplikationen helfen?

Nutzfahrzeugführer sind verpflichtet, Sicherheitsüberprüfungen ihres Fahrzeugs durchzuführen. Eine Smartphone-App, die die Prüfungen durchführt, wird also sehr praktisch sein und sofortige elektronische Daten für Komplikations-Berichte und die Planung der Wartung zur Behebung von Mängeln bereitstellen. Telematikdaten bieten auch eine nützliche zusätzliche Überprüfung der Fahrstundenerfassung, um die Einhaltung der Vorschriften insbesondere für Lkw-Fahrer sicherzustellen.

Wie sieht es mit der Geräte- und Datensicherheit aus?

Um sicherzustellen, dass ununterbrochene Daten von der Telematikvorrichtung empfangen werden, gibt es einige wichtige Funktionen, die integriert werden sollten. Dazu gehören manipulationssichere Verbindungen und automatische Warnmeldungen, wenn versucht wird, das Gerät zu manipulieren. Sekundäre interne Antennen sind ebenfalls wichtig, da sie es dem Gerät ermöglichen, weiterhin Daten zu sammeln und zu übertragen, wenn externe Antennen deaktiviert wurden, und eine interne wiederaufladbare Batterie ermöglicht es dem Gerät, den normalen Betrieb fortzusetzen, wenn die Versorgungsspannung unterbrochen wird.

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Einige Telematikanbieter achten besonders auf die Datensicherheit, insbesondere wenn sie im Finanzdienstleistungsbereich tätig sind oder Kunden aus der Sicherheitsbranche haben. Überprüfen Sie daher, ob die Daten auf sicheren Servern gespeichert sind und das Unternehmen die höchsten Datenschutzstandards und Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten wie GDPR einhält. Normalerweise können Sie Login-Zugriffsebenen einrichten, so dass Benutzer ihre Daten und ihren genauen Zugriffsgrad mit der entsprechenden Login-Sicherheit einsehen können.

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