Die Tankkartenintegration und Telematik – Die Lösung für jeden Flottenmanager

For many fleets, the main purpose of a fuel card has always been to ensure that drivers can easily refuel at the best possible price.

But now the fuel card providers are offering their customers more and more additional services. Some work with third parties to offer cardholders either a simple payment or the best value when it comes to costs related to toll fees, hotels and services, maintenance and repairs, among other options.

Although the size of the service station network is still a critical factor in the decision-making process for most fleets, there has undoubtedly been a shift in recent years where companies and fleet managers expect more from their fuel cards.

Just like in other industries, the fleet and fuel card market is developing at a rapid pace. It can allow specified purchases without fuel or be limited to fuel and lubricants.

Fleets can therefore optionally offer drivers more comfort without giving up control over what they can buy with the cards. From a procurement perspective, value-added fuel cards deal with the question of what employees can buy while traveling.

But from a fleet and financial management perspective, the key questions are where, when and why. If you cannot collect this data, you cannot use it to increase the company’s value. What are the advantages?

More than just tracking

The right telematics are equipped with useful, functional options so that every driver is safe, chooses the best route and improves fuel efficiency.

If you want to better control the use of your vehicles and improve the impact of driving on the safety and health of your team, telematics could offer you a long-term and cost-effective solution

A fuel card or fleet card is a payment card that can be used to pay for fuel such as petrol, diesel and other fuels at petrol stations. The fuel card can be connected to either the driver or the vehicle or both.

The cards work through a network of dealers and provide detailed information about each transaction, giving fleet managers better control over their spending. Fleet companies are generally billed by all drivers using a group invoice for purchases.

This eliminates the need for individual drivers to track receipts, for example for tax purposes, which reduces the administrative burden. Compared to conventional credit cards, there are often fewer fees for fuel cards, such as recurring fees, transaction fees, etc.

Cashless price advantage

As a rule, fuel card holders are offered discounts on the actual fuel. Fuel cards usually allow carriers to pay the cash price at the pump.

Additional discount programs can also offer discounts on the fuel price when using a fuel card. Over time, the cash price minus a negotiated discount usually adds up to significant savings compared to paying with a regular credit card.

Fuel cards are available in a wide range of options that are offered by various players, such as the major brands such as Shell, Novofleet, or EDC.

Many fleet management solutions support integration with various fuel cards. There are also telematics providers who offer their own branded fuel cards. By integrating fuel card and fleet telematics data, several advantages can be realized.

By combining data records from fuel cards and fleet management systems, customers can gain insight into total spending and driver efficiency through the use of intelligent reporting tools. Fleet managers can, for example, get a more complete overview of their fleets‘ activities by combining vehicle position data and tank data.

The integrated reporting functionality can be used, for example, to identify potential fuel card misuse or misuse. Customers can track fuel card usage and automatically find suspicious card transactions using intelligent algorithms that minimize fuel card fraud.

Ausnahmeberichte können beispielsweise ausgelöst werden, wenn eine Tankkartentransaktion an einer bestimmten Tankstelle zum Zeitpunkt der Transaktion nicht mit den GPS-Positionsdaten aus dem Flottenmanagementsystem abgeglichen wird. Berichte über Treibstoffschlupf können auch dazu verwendet werden, Ereignisse zu identifizieren, bei denen die Tankkarte verwendet wurde und bei denen mehr Benzin gepumpt wurde, als der Fahrzeugtank aufnehmen kann.

Mit Telematik den Betrug minimieren

Neben der Minimierung des Betrugsrisikos durch die Überprüfung von Treibstoffkäufen anhand von Standort- und Fahrzeugdaten ist es auch möglich, das Management der Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern, indem manuelle Meldeverfahren vermieden werden.

Weitere Vorteile im Zusammenhang mit der Tankkartenintegration sind die Tatsache, dass Flottenkunden in derselben Anwendung auf alle relevanten Informationen zum Unternehmen zugreifen können, anstatt separate Schnittstellen für Tankkarten- und Telematikdaten zu verwenden.

Die Tankkartenanbieter haben im Laufe der Zeit ihre Aktivitäten über die konventionellen Zahlungslösungen hinaus auf benachbarte Märkte wie die elektronische Mauterhebung ausgeweitet.

Flottenmanager haben mit allen möglichen Kosten zu kämpfen, aber einer der größten ist der Treibstoff. Leider zieht der Kraftstoff als eine so wertvolle Ressource kriminelles Verhalten an und Tankkartenbetrug ist in den letzten Jahren zu einem ernsten Problem unter den Flotten geworden.

Es gibt viele Möglichkeiten, diese Art von kriminellem Verhalten aufzudecken, aber es ist nicht immer die zeiteffektivste Aufgabe, die Daten zu nehmen und sie zu etwas Sinnvollem zu machen. Ohne Telematik und eine angemessene Datenanalyse ist es schwierig, einen potenziellen Tankkartenbetrug in der Flotte zu erkennen.

Betrug kann in vielen Formen auftreten

Problem:

Beispielsweise kann eine einem Fahrzeug zugeordnete Tankkarte zum Tanken eines anderen Fahrzeugs verwendet werden. Mit einer Flottenmanagement-Software können Manager überprüfen, ob Ort und Zeit jeder Tankkartennutzung mit der des Fahrzeugs übereinstimmen.Wenn dies nicht der Fall ist, können sie Maßnahmen ergreifen.

Die Lösung:

Die Telematik ermöglicht es Flottenmanagern, ihre Fahrzeuge in Echtzeit zu verfolgen. Indem sie ihnen einen vollständigen Überblick über alles, was mit jedem Fahrzeug ihrer Flotte geschieht, verschafft sie ihnen die Möglichkeit, die Tankkartenkäufe ihrer Fahrer effektiv zu überwachen.

Die Telematiksoftware bietet Flottenmanagern Einblicke in eine Reihe von Bereichen. Sie können sehen, wo und wann die Tankkarte benutzt wurde, und sie können die Kosten für den Treibstoffkauf für jedes Fahrzeug oder die gesamte Flotte einsehen.

Da alle Tankkartendaten und treibstoffbezogenen Informationen im Flottenmanagementsystem gespeichert sind, kann die Erstellung eines Schnellberichts zur Erkennung von Tankkartenausnahmen einfacher sein als bisher angenommen.

Telematik – Die ausgezeichnete Technologie für Flottenmanager

Neben einigen leicht zu behebenden Aspekten, auf die innerhalb der Flotte geachtet werden muss, wird davon ausgegangen, dass die Technologie auch für Flottenmanager neue Hoffnungen weckt. Das Telematikunternehmen Airmax sagt, dass Flottenkartenbetrug dank der neuen Technologie und Telematik „der Vergangenheit angehören“ wird.

Durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Verringerung von verschwenderischem Verhalten, die Reduzierung unnötiger Reklamationen und durch ermäßigte Wartungspreise erzielen viele unserer Kunden erhebliche Einsparungen. Die ganzheitliche Sichtweise, die Masternaut auf die zurückgelegten Strecken, den Treibstoffmissbrauch und die Kilometerkosten bietet, ermöglicht es Unternehmen, die Gesamtbetriebskosten ihrer Flotte zu senken.

In ähnlicher Weise glaubt Novofleet, dass die Technologie es den Kreditkartenunternehmen und den Anbietern von Tankkarten in den letzten Jahren ermöglicht hat, große Sicherheitssprünge zu machen, aber Tankkarten haben den Vorteil, dass sie ein Spezialwerkzeug sind.

Die Realität sieht so aus, dass Betrug immer an der schwächsten Stelle eines jeden Systems in einer Flotte scheitert. Infolgedessen sind Kunden, die keine Tankkarten verwenden, einem wesentlich höheren Risiko durch internen Betrug ausgesetzt, egal ob sie Massengut-Tanks oder Systeme zur Rückerstattung von Ausgaben verwenden.

Leider gibt es keine ausfallsichere Strategie zur Betrugsprävention, deshalb ist es wichtig, dass die Flotten Wachsamkeit zeigen, indem sie alle Treibstoffkostenabrechnungen auf Anomalien untersuchen. Werden frühzeitig Anzeichen entdeckt, können Maßnahmen ergriffen werden, und wenn sich der verdächtige Vorfall als Missbrauch oder Betrug erweist, kann Ihre Organisation so verhindern, dass das Problem noch größer wird.

Flottenmanagement-Software – Warum Telematik wichtig ist

Die betriebliche Effizienz, die Einhaltung von Gesetzen und das Finanzmanagement können durch den Einsatz von Flottenmanagement-Software beeinflusst werden. Aber wie finden Sie Ihre perfekte Software und wie können Sie sie am besten einsetzen und sicherstellen, dass sie für den jeweiligen Zweck geeignet und auf dem neuesten Stand bleibt?

Flottenmanagement-Software kann eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Mitarbeiter- und Fahrzeugsicherheit spielen. Sie kann zum Beispiel dazu verwendet werden, die täglichen Fahrzeugkontrollen zur Sicherstellung der Straßentauglichkeit sowie die Wartungsaufzeichnungen aufzuzeichnen.

Ein System kann darauf hinweisen, dass ein Service überfällig ist, ein TÜV-Test fällig ist und Fahrzeugkontrollen regelmäßig durchgeführt werden und das alles kann auf einem Bildschirm angezeigt werden.

Die Manager sollten in der Lage sein, Warnmeldungen zu setzen und Prioritäten zu setzen, sodass sie über mögliche Versäumnisse in der Sorgfaltspflicht informiert werden; wenn beispielsweise eine strenge Durchsetzung erforderlich ist, kann ein Flottenmanager benachrichtigt werden, wenn ein fahrendes Fahrzeug nicht inspiziert wurde.

Die Festlegung von Prioritäten ist unerlässlich. Es ist leicht, sich so sehr mit Daten zu verzetteln, dass die Versuchung besteht, nichts damit zu tun, was schnell zur Gewohnheit werden kann.

Daten bieten für das gesamte Unternehmen einen Mehrwert

Wenn dies für Standardflotten entscheidend ist, ist es für graue Flotten, die den Launen der Subjektivität der Eigentümer unterliegen, noch wichtiger.

Alles, was die Effizienz steigert und es den Arbeitnehmern erleichtert, Details wie Kfz-Versicherung und Service einzureichen, bedeutet, dass die Arbeitgeber sich rechtlich schützen und ihr Image wahren; Risiko- und Reputationsmanagement sind untrennbar miteinander verbunden.

Es bedeutet auch, dass sie den Kunden zeigen können, dass ihre Flotte sicher und konform ist. Auch wenn eine papierlose Gesellschaft immer noch eine Modeerscheinung ist, ist sie doch ein erstrebenswertes Ziel und alles, was auf Tabellenkalkulationen verzichtet, ist in der Regel effizienter.

Flottenmanagement-Software sammelt, organisiert und zeigt Informationen in Echtzeit und macht sie leicht zugänglich. Da die Flottenverwaltung immer intensiver wird, wird dies immer wichtiger. Apps ermöglichen es mobilen Geräten, ins Bild zu kommen, so dass die Fahrer kaum eine Entschuldigung dafür haben, die benötigten Informationen nicht bereitzustellen, und ermöglichen eine sofortige und automatische Kommunikation direkt mit den Fahrern.

Außerdem entfällt die Notwendigkeit eines manuellen Eingriffs, wenn nicht sofortiges Handeln erforderlich ist. Dadurch wird die regelmäßige Aktualisierung von Informationen zu einem Teil der Unternehmenskultur und kann in Arbeitsverträge, Verhaltenskodizes und Stellenbeschreibungen aufgenommen werden.

Es sollte möglich sein, fast alles im Lebenszyklus eines Fuhrparks zu automatisieren: Hinzufügen, Zuweisen und Aktualisieren von Jobs, An- und Abmelden von Mitarbeitern, Erfassen und Aktualisieren von Fahrzeugmängeln, Wartungshistorie und Servicepläne mit Angaben zu den durchgeführten/zu erledigenden Arbeiten.

Darüber hinaus können Papierformulare durch Online-Versionen ersetzt werden, einschließlich Inspektionsberichten und Selbstbedienungsaufzeichnungen wie Verfügbarkeit und Nutzung von Fuhrparkfahrzeugen, Unfall-/Zwischenfallformulare usw.

Dadurch wird auch die Wahrscheinlichkeit beseitigt, dass fragmentierte physische Daten zum Verlust oder zur Duplizierung von Informationen führen, wodurch ein zusammengestelltes und genaues Flottenprofil entsteht, das allen Parteien sofort zugänglich ist.

Die Software kann regelmäßig aktualisiert werden

Die Aktualisierung der Flottenmanagement-Technologie erfordert einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand und sollte daher einen messbaren Ertrag bringen. Änderungen in der Gesetzgebung, neue Geschäftspraktiken oder Produktentwicklungen sind alles gute Gründe dafür.

Probleme mit den bestehenden Vereinbarungen sind ebenfalls Anlass für eine Neubewertung, insbesondere wenn sie sich nicht reibungslos in andere Software integrieren lassen oder mehr Probleme schaffen als sie lösen, was eher mehr als weniger menschlichen Einsatz erfordert.

Das richtige System sollte es einer Fuhrparkabteilung ermöglichen, mehr Arbeit zu übernehmen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter erhöht werden muss.

Ob Aktualisierung bedeutet, bei Null anzufangen und aus einer Papierflut herauszukommen oder zur nächsten Technologiegeneration überzugehen, die Aufgabe wurde durch den Aufstieg vieler Systeme ins Web oder in die Cloud erleichtert, wodurch sie leicht zu implementieren, skalierbar und mit den meisten anderen internen und externen Programmen kompatibel ist.

Jedes Produkt, das ein Unternehmen dazu drängt, anders zu arbeiten, weil es nicht angepasst werden kann, sollte vermieden werden, aber wenn Ihr bestehender Anbieter eine kontinuierliche Produktentwicklung und -verbesserung vornimmt, sollte ein Upgrade schmerzlos sein.

Denken Sie jedoch daran, dass der Umzug von Informationen von einem Anbieter zu einem anderen Anbieter eine Neuformatierung der Daten erfordern kann – eine gigantische Aufgabe, wenn Sie von einer Tabellenkalkulation auf eine Software umsteigen wollen.

Und behalten Sie die Zukunft im Auge; die Hersteller werden die Telematik bald als Standard in die Fahrzeuge einbauen, und die Geräte werden immer intelligenter werden.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Telematikanbieters achten müssen

Wie bei jeder langfristigen Beziehung erfordert die Partnerschaft mit einem Flottenmanagement-Softwareanbieter beträchtliche Recherche. Ihre Partner fungieren als Ihr Support-Team, das die Einhaltung der Vorschriften und die Automatisierung dieser Vorschriften sicherstellt.

Der Anbieter sollte Ihre Anforderungen aktiv und kontinuierlich bewerten und nicht nur einen Wert, sondern einen Mehrwert bieten. Recherchieren Sie den Markt, damit Sie wissen, was in der Software-Entwicklung geschieht, und sprechen Sie mit potenziellen Anbietern darüber, wie sich ihr System in das System der übrigen Welt wie Personalwesen, Finanzen, Gehaltsabrechnung usw. integrieren lässt.

Dazu benötigen Sie eine API (Application Programming Interface). Die meisten Cloud-Plattformen sind mit einer vollständig aktivierten API ausgestattet, aber ohne diese sind Sie gezwungen, mit einem Unternehmen zu arbeiten.

Finanzielle Stabilität des Anbieters ist eine Voraussetzung, Produktinvestitionen ein Muss und hohe Standards in den für Ihr Unternehmen wichtigen Bereichen wie z.B. ISO-Akkreditierung für Sicherheit, Einhaltung von Gesetzen und DVSA-Compliance sind unerlässlich.

Suchen Sie ein erfahrenes Account Management Team, holen Sie sich Referenzen ein, sprechen Sie mit Ihren Kollegen und suchen Sie nach einer proaktiven Benutzergruppe – es gibt nichts Wertvolleres, als von denjenigen zu hören, die die empirische Forschung durchgeführt haben.

Wenn Sie die Kunden Ihres vorgesehenen Lieferanten konsultieren, die Technologie in Aktion sehen und mit denjenigen sprechen, die sie einsetzen – sowohl Flottenmanager als auch Fahrer.

Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie einen potenziellen Partner gefunden haben, testen Sie das von Ihnen gewählte System, damit Sie praktische Erfahrungen sammeln und Feedback von denjenigen in Ihrem Unternehmen erhalten, die es einsetzen werden.

Ignorieren Sie nicht die kulturellen Unterschiede: Wenn Ihr Unternehmen vorausschauend denkt, sollte Ihr Lieferant ebenso fortschrittlich sein; ebenso muss Ihr Lieferant ähnlich denken, wenn Ihr Unternehmen zu Konservativen neigt.

Auch wenn alle Beteiligten hoffen, dass es keine größeren Probleme geben wird, ist es dennoch wert zu wissen, an wen Sie sich gegebenenfalls an die höhere Ebene der Managementkette wenden können.

Und so wie Sie sich als Kunde geschätzt fühlen wollen, so will sich auch Ihr Lieferant geschätzt fühlen – sie sind eine Erweiterung Ihrer Abteilung und sollten als solcher behandelt werden.