GPS-Fahrzeugortungsgeräte und das deutsche Recht

Fleets handle telematics data, but if companies carefully follow a number of steps to manage this information, they should be sure not to be fined.

Data security is one of the most important concerns in connection with telematics. Of course, telematics devices collect, store, and transmit a large amount of data in a number of different areas, including location tracking, driver performance, and vehicle health, and it is paramount that this data remains secure. The telematics providers are of course very well aware of this and companies take various steps to ensure effective data security.

The EU and the GDPR

In May 2016, MEPs passed the General Data Protection Regulation (GDPR), a package of laws aimed at tightening the rules on the protection of personal data. This has a direct impact on telematics in various ways.

On the one hand, the definition of personal data is made clearer and stronger, so that more data that is collected falls into this area. Data that can be used to identify people – including GPS data – will be classified as personal data under the new legislation.

Today’s vehicles already have a surprising level of connectivity compared to just a decade ago, with drivers using satellite navigation and apps like Google Maps to plan their trips.

Experts predict that by 2020, 80% of all new vehicle models in mature markets will have data connectivity, with technology available throughout the vehicle as part of the onboard systems, commercial management systems, and onboard systems that connect the vehicles to the infrastructure will be.

Data management in EU countries

The GDPR applies to all telematics data that relates to information such as journeys, mileage, speeding, fuel consumption, time on the road and all other data that accrues when an individual employee is being tracked.

Companies must demonstrate the legal basis on which they collect this information and why it was kept.

Der zunehmende Austausch von Informationen führt zu einem Anstieg der Nachfrage nach Fahrzeug-internen Daten aus verschiedenen Quellen. Mit der neuen allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO), die seit 25. Mai 2018 in den EU-Mitgliedstaaten gültig ist, müssen Unternehmen nun beim Datenmanagement akribisch vorgehen.

Die DSGVO zielt darauf ab, den bestehenden Datenschutzrahmen in den EU-Mitgliedstaaten zu aktualisieren, um der sich entwickelnden digitalen Umgebung von heute Rechnung zu tragen, die bestehenden Gesetze zu straffen und den EU-Bürgern ein einheitliches Niveau der Privatsphäre zu bieten.

Das DSGVO stellt klar, dass Informationen als persönliche Daten behandelt werden, wenn Personen direkt oder indirekt identifiziert werden können. Standortdaten werden als Beispiel für einen Identifikator angegeben.

Da sich die Definition von persönlichen Daten ändert, können viele der Telematik Daten, über die Transportunternehmen verfügen, in den Anwendungsbereich der neuen Verordnung fallen, und die Beziehung zwischen dem Flottenbetreiber und seinen Fahrern wird daher noch wichtiger werden. Dies wird wahrscheinlich eine erhebliche Belastung für viele Flottenbetreiber darstellen und einige werden sogar ihre Datenverwaltungsprozesse komplett überarbeiten müssen.

Ein Schlüsselbereich der Änderung dürfte die Zustimmung der Fahrer zur Nutzung ihrer persönlichen Daten sein. Nach dem DSGVO muss die Zustimmung, wenn eine Organisation sich auf die Zustimmung als rechtliche Grundlage für die Nutzung der persönlichen Daten einer Person stützt, frei, spezifisch und informiert sein und einen eindeutigen Hinweis auf die Wünsche der Person enthalten, was bedeutet, dass die Zustimmung eine positive Zustimmung sein muss – sie kann nicht aus Schweigen, vorgezeichneten Kästchen oder Untätigkeit abgeleitet werden.

Für jeden, der gegen diese Regeln verstößt, gelten strengere Bußgelder; daher ist eine Nichteinhaltung keine Option. Darüber hinaus wird die Gesetzgebung – die seit 2018 in Kraft ist – für alle Unternehmen gelten, die im europäischen Binnenmarkt tätig sind, sodass britische Firmen auch nach dem Brexit weiterhin an die Gesetzgebung gebunden sind.

Was sind persönliche Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierbare Person, die direkt oder indirekt durch Bezugnahme auf eine Kennung identifiziert werden kann, im Allgemeinen Ihre Mitarbeiter. Dies umfasst eindeutig die meisten Verfolgungs- und damit zusammenhängenden Daten, die das Telematik System in Ihrem Auftrag erfasst. Nach dem DSGVO müssen Kunden sicherstellen, dass die Verfolgungsdaten auch tatsächlich erfasst werden und müssen:

  • gesetzmäßig, gerecht und transparent abgewickelt werden

  • Für bestimmte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erfasst und nicht auf eine mit diesen Zwecken unvereinbare Weise weitergegeben werden

  • Adäquat, sachdienlich und auf das für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, notwendige Maß beschränkt.

  • Korrekt und, sofern erforderlich, auf dem neuesten Stand sind. Durch jeden angemessenen Schritt muss gewährleistet sein, dass unrichtige persönliche Daten unmittelbar entfernt oder korrigiert werden.

  • In einer Weise gespeichert werden, die die Identifikation von Personen (oder betroffenen Personen) ermöglicht, und zwar höchstens so lange, wie es für die Verarbeitung der Daten notwendig ist.

  • So verarbeitet werden, dass die Daten angemessen geschützt sind, unter anderem durch Schutz vor unautorisierter oder unrechtmäßiger Datenverarbeitung und versehentlichem Verlust, Vernichtung oder Zerstörung, wobei geeignete Maßnahmen technischer oder organisatorischer Art zu treffen sind.

Der Kunde ist für diese Grundsätze verantwortlich und muss die Einhaltung dieser Grundsätze nachweisen können. Einige größere Kunden müssen möglicherweise einen Datenschutzbeauftragten beauftragen.

Fördern Sie die gemeinsame Verantwortung

Die Verantwortung liegt bei allen, die mit Daten in der gesamten Lieferkette umgehen und sie verarbeiten, nicht nur bei den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung.

  • Lassen Sie sich Zeit, um zu ermitteln und zu dokumentieren, welche persönlichen Daten Sie über Ihre Fahrer besitzen, einschließlich der Telematik Daten.

  • Denken Sie sorgfältig darüber nach, welche Daten Sie in Ihrem Besitz haben, wie Sie sie verwenden werden und welche Sicherheitsverfahren Sie zur Sicherung der Daten einsetzen, einschließlich aller Daten, die von den Herstellern gesammelt und weitergegeben werden.

  • Dokumentieren Sie, wie die Daten verwendet werden sollen und an wen Sie die Daten weitergeben werden, und stellen Sie sicher, dass diese Meldungen Ihren Fahrern in vollem Umfang mitgeteilt werden.

  • Überprüfen und ändern Sie Ihre derzeitigen Verfahren, damit sie alle Rechte abdecken, die dem Individuum nach den neuen Regeln zustehen. Sorgen Sie auch dafür, dass Sie einen Audit-Pfad über die Mitteilungen und Zustimmungen haben, die Sie möglicherweise verlangen.

  • Bereiten Sie sich darauf vor, dass die Fahrer ihre Daten einsehen wollen und stellen Sie Systeme bereit, die dies erleichtern.

  • Benennen Sie jemanden in Ihrem Unternehmen, der die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes übernimmt.

Die neuen Anforderungen können Ihr Unternehmen zu Änderungen zwingen, die Zeit und Investitionen erfordern. Proaktive Organisationen können dies als eine Gelegenheit nutzen, um ihr Unternehmen nicht nur zu schützen, sondern auch zu vergrößern.

Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung

Sie müssen eine gültige gesetzliche Grundlage haben, um persönliche Daten zu verarbeiten. Es gibt 6 verfügbare Grundlagen für die Verarbeitung. Welche Grundlage für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihrem Zweck und Ihrer Beziehung zu der Person ab. Die meisten gesetzlichen Grundlagen verlangen, dass die Verarbeitung „notwendig“ ist. Wenn Sie den gleichen Zweck ohne die Verarbeitung vernünftigerweise erreichen können, haben Sie keine gesetzliche Grundlage.

Sie müssen Ihre rechtmäßige Grundlage bestimmen, bevor Sie mit der Verarbeitung beginnen, und Sie müssen sie dokumentieren. Sie müssen es beim ersten Mal richtig machen, da Sie nicht ohne guten Grund zu einem späteren Zeitpunkt auf eine andere Grundlage wechseln sollten. Ihr Datenschutzhinweis sollte sowohl Ihre rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung als auch den Zweck der Verarbeitung enthalten. .

Das Erfordernis einer rechtmäßigen Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nicht neu, aber das DSGVO legt mehr Wert darauf, dass Ihre rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung verantwortlich und transparent ist. Die sechs gesetzlichen Grundlagen für die Verarbeitung sind im Großen und Ganzen den alten Bedingungen für die Verarbeitung ähnlich.

Sie müssen Ihre bestehende Verarbeitung überprüfen, die am besten geeignete gesetzliche Grundlage ermitteln, ob sie zutrifft. Sie müssen nun die Betroffenen im Voraus über Ihre rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten informieren und zwar bis zum 25. Mai 2018.

Personenbezogene Daten müssen rechtmäßig, nach Treu und Glauben und in transparenter Weise verarbeitet werden. Die Verarbeitung ist nur dann rechtmäßig, wenn Sie über eine rechtmäßige Grundlage verfügen, und um den Grundsatz der Rechenschaftspflicht einzuhalten, müssen Sie nachweisen können, dass eine rechtmäßige Grundlage vorliegt.

Wenn Sie keine rechtmäßige Grundlage haben, werden Sie unter Verletzung des DSGVO und Einzelpersonen werden das Recht haben, persönliche Daten zu löschen, die unrechtmäßig verarbeitet wurde.

Der ROI der Fahrzeugverfolgung

Wenn das Dach undicht ist, reparieren Sie das Loch. Die schwierigere Frage ist, wie oft muss es undicht sein, bevor Sie in ein neues Dach investieren und die Gewissheit haben, dass es keine weiteren Undichtigkeiten gibt. Es gibt keine einfache Antwort, da die Reparatur des Lecks nicht die einzigen Kosten sind. Die wirklichen Kosten sind Möbel, Teppiche usw., die von dem Leck betroffen sind oder beim nächsten Mal betroffen sein könnten. Das gilt das gleiche für das Flottenmanagement.

Das Thema Einhaltung von Vorschriften gegenüber der Implementierung von Datenschutz wird oft als nachhaltiger Teil der Geschäftstätigkeit angesehen. Wie quantifizieren Sie die Rendite Ihrer Dateninvestitionen?

Die Telematik hat den Flottensektor revolutioniert, da sie es den Unternehmen ermöglicht, äußerst genaue Informationen über die Handlungen und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter und den Betriebszustand Ihrer Fahrzeuge zu erhalten, wenn sie unterwegs sind.

Während die Investition in Fahrzeugverfolgungssoftware einen Betrag kosten kann, gibt es einen einfachen Grund dafür, dass die Popularität dieser Systeme weiter steigt – sie sparen Unternehmen Geld und am Ende kommt es dem Unternehmen zugute.

Hier sind die wichtigsten finanziellen Vorteile von Fahrzeugverfolgungssystemen:

Ermäßigte Versicherungsprämien

Durch die Installation eines Fahrzeugverfolgungssystems erhalten Sie mehr Informationen über mögliche Unfälle, in die Ihre Fahrzeuge verwickelt sind.

Darüber hinaus hilft Ihnen der Einsatz eines fortschrittlichen Fahrzeugverfolgungssystems auch dabei, gefährliches Fahrerverhalten wie Geschwindigkeitsüberschreitungen und rücksichtsloses Fahren zu beherrschen. Beides sollte dazu beitragen, die Kosten für Ihre Versicherung zu senken.

Einsparungen bei den Kraftstoffkosten

Selbst ein relativ einfaches Fahrzeugverfolgungssystem ermöglicht es Ihnen, Ihre Routen effizienter zu verfolgen und zu planen und somit Ihre Treibstoffkosten zu reduzieren.

Fortschrittlichere Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Fahrer auf eine wirtschaftlichere Fahrweise zu trainieren, was zu einer weiteren Senkung Ihrer Treibstoffkosten beiträgt.

Weniger Zeit/Geld für die Verwaltung

Besorgen Sie sich ein Fahrzeugverfolgungssystem, und Sie können sich von den Fahrleistungsformularen verabschieden. Sie brauchen Ihre Fahrer nicht mehr hinterherzujagen, um Ihnen zu sagen, wie weit sie schon gefahren sind, und Sie können nicht mehr darauf vertrauen, dass diese Zahlen korrekt sind.

Stattdessen werden die Daten über die zurückgelegte Strecke automatisch vom Fahrzeug an das Büro gesendet, sodass Sie sich um eine Sache weniger Sorgen machen müssen.

Schnellere Lieferungen

Die Routenplanung ist der Schlüssel zur Attraktivität von Fahrzeugverfolgungssystemen, da sie dazu beitragen, dass Ihre Fahrer effizient von einem Ort zum anderen fahren und nicht zwischen den Haltestellen untätig sind. Dies sollte dazu beitragen, Ihre Lieferzeiten zu verkürzen und sogar Ihr Verkaufsvolumen zu erhöhen, indem Sie mehr Lieferungen pro Tag durchführen können.

Gewinnen Sie neue Aufträge durch verbesserte Effizienz

Wenn Sie jederzeit genau wissen, wo sich Ihre Fahrzeuge befinden, können Sie schneller liefern und Ihren Kunden genauere Lieferfenster anbieten.

Dies sollte die Gesamteffizienz und Produktivität Ihres Unternehmens erheblich verbessern und Ihnen helfen, neue Aufträge zu gewinnen und Ihre Kunden zufriedenzustellen.

Verringerung des Risikos von Fahrzeugdiebstahl

Mit einem Fahrzeugverfolgungssystem wissen Sie jederzeit genau, wo sich Ihre Fahrzeuge befinden. Wird eines gestohlen, kann die Polizei das Signal nutzen, um den Dieb schnell aufzuspüren und Ihr wertvolles Fahrzeug zurückzuholen. Darüber hinaus kann ein Hinweis auf Ihren Fahrzeugen, dass sie mit einem Fahrzeugortungssystem ausgestattet sind, das Risiko eines Diebstahls sogar verringern.

Es gibt auch qualitative Vorteile, die noch schwieriger zu quantifizieren sind, wie z.B. die Reduzierung von Strafen durch den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften, die Verringerung des Unternehmensrisikos (z.B. Vertrag, Recht, Marke) und die Erhöhung der Reife des Datenmanagements.

Good data quality is a starting point or springboard for other business improvement initiatives where data accuracy enables the company to respond more precisely and finely to its customers and to match the service offered or control over operating costs and maintenance.

A company relies on quality data. A compelling business reason for good data management will help move from a one-time regulatory compliance exercise to embed best practices in your business, increasing ROI. Maybe now is the time to think about investing in a telematics system!