Telematik kann Flottenmanagement Kosten senken

Fuhrparkmanager nehmen eine starke Position innerhalb eines Unternehmens ein, da sich ihre Aufgaben mit den Bereichen Personal, Vertrieb, Beschaffung, Risikomanagement, Recht, Finanzen, Verwaltungsdienste sowie Umwelt, Gesundheit und Sicherheit überschneiden. Darüber hinaus ist der Fuhrpark eine Schlüsselkomponente, die sich mit Fahrzeugverbindungstechnologie, Telematik, Nachhaltigkeit, Logistik, Mitarbeiterproduktivität und Sicherheitsinitiativen befasst.

Heutzutage erfordert das Flottenmanagement die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Gruppen, die Verwaltung von Unternehmensvermögen in Millionenhöhe, die Zusammenarbeit bei komplexen Technologieinitiativen und die Einflussnahme auf die Mitarbeiterproduktivität. Es liegt in der Verantwortung des Fuhrparkmanagers, dem funktionsübergreifenden Team die Standpunkte des Fuhrparks von der Anlagenbeschaffung bis zur Auswahl der Lieferanten zu präsentieren.

Drei Herausforderungen, die für viele Fuhrparkmanager stets ganz oben auf der Liste stehen – die Verbesserung der Fahrersicherheit, die Minderung der hohen Treibstoffkosten und die Einhaltung des Drucks der Unternehmen, den Beitrag der Flotte zur globalen CO2-Bilanz des Unternehmens zu reduzieren.
Aber wie kann man das anstellen?

Nutzen Sie die Vorteile der Technologie

Durch die Vernetzung der heutigen Geschäftsumgebung können Mitarbeiter Telekonferenzen und verschiedene Medienkommunikation nutzen, um die Notwendigkeit physischer Reisen zu vermeiden. Darüber hinaus reduzieren GPS und andere Telematik Lösungen nicht nur unnötige Kilometer durch eine verbesserte Streckenführung, sondern verhindern auch eine übermäßige Nutzung, die entstehen kann, wenn der Fahrer glaubt, dass „niemand hinsieht“.

Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass die bloße Benachrichtigung (an die Mitarbeiter) von Prüfungen der Kilometerstandsmeldungen eine Auswirkung hat, die zu einer Reduzierung der Kilometerzahl führt – über eine Reihe von geschäftlichen und persönlichen Kilometern, ohne dass dafür erhebliche Investitionskosten anfallen.

Flottenmanager sollten beauftragt werden, mit den Fahrermanagement-Teams zusammenzuarbeiten, um praktische Lösungen zur Reduzierung der gefahrenen Kilometer zu implementieren und eine ROI-Analyse (Return on Investment) für den Einsatz von Telematik und anderen Technologielösungen zu entwickeln.

Warum Flottenmanager innovative Fahrzeugtechnologien einsetzen sollten

Der Betrieb einer kosteneffektiven und effizienten Flotte erfordert oft das Wissen und die Erfahrung von Flottenmanagern, aber auch die strategische Ausrichtung durch das obere Management ist ein treibender Faktor für solche Veränderungen.

Viele Organisationen mit Flotten versäumen es leider, die Auswirkungen der Fahrer auf den Kraftstoffverbrauch der Fahrzeuge zu berücksichtigen. Harte Beschleunigung, Leerlauf, ungleichmäßige Geschwindigkeiten, übermäßiger Gebrauch der Klimaanlage und hartes Bremsen sind schlechte Fahrergewohnheiten, die durch Fahrertraining und/oder -ausbildung korrigiert werden können.

Eine solche strategische Ausrichtung erfordert jedoch die Zusammenarbeit auf allen Ebenen des Managements, um die Akzeptanz und den Erfolg des Fahrers zu erreichen. Einige Fahrzeugverfolgungssysteme können auch „Ereignisse“ wie starkes Beschleunigen, Bremsen oder Kurvenfahrten überwachen und melden und können auch übermäßige Leerlaufzeiten aufdecken.

Treibstoff ist oft die zweitgrößte variable Ausgabe (nach der Abschreibung), mit der Flottenmanager konfrontiert sind. Fuhrparkmanager sollten jedoch weiterhin auf mögliche Spitzenwerte achten und jederzeit ein proaktives Kraftstoffmanagementprogramm durchführen.

Die Senkung der Treibstoffkosten ist eine einfache Möglichkeit, die Betriebskosten zu senken. Aber es ist schwierig, diese Betriebskosten über den gesamten Betrieb Ihrer Flotte zu verfolgen. Integrierte Tankkarten machen es Ihnen leichter, das Verhalten der Fahrer zu verfolgen, das die Kraftstoffkosten in die Höhe treibt. Sie können sogar die Treibstoffkosten pro Fahrzeug herausfinden und unbefugtes Tanken ausschließen.

Praktiken wie die Anschaffung kraftstoffsparender Technologien, Gewichtsreduzierung der Fahrzeuge, zusätzliche Getriebeübersetzungen und geeignete Antriebsarten zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen sollten auch bei stabilen Kraftstoffpreisen fortgesetzt werden.

Die Anzahl der gefahrenen Kilometer ist ein Bereich, in dem Flottenmanager normalerweise nur eine begrenzte oder gar keine Kontrolle haben. Abgesehen von der Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien für den persönlichen Gebrauch sind Flottenmanager nicht in die Daten über den täglichen Geschäftszweck eingeweiht oder verfügen nicht über die Instrumente, um die Angemessenheit und Rechtfertigung für eine solche Nutzung zu messen.

Dennoch kommt es zu unnötigen Fahrten mit geringer geschäftlicher Rechtfertigung und solche Ereignisse treiben die Fahrzeugbetriebskosten in die Höhe. Aber was ist die Lösung?

Eine praktische Lösung beinhaltet eine stärkere Beteiligung der Vorgesetzten an der Überwachung der Fahrergebiete, der Berichte über die geschäftliche Nutzung und der Anzahl der Verkaufs-/Serviceanrufe im Verhältnis zu den gefahrenen Kilometern und der Zeit.

Führungskräfte der höheren Ebene sehen möglicherweise häufige Fahrzeugwechsel als unnötige Kosten für das gesamte Flottenbudget an und ermutigen Fuhrparkmanager stattdessen, ihre Fahrzeuge bis zum Erreichen eines höheren Anlagealters zu behalten.

Diese Praxis der Nutzung einer alternden Flotte ist auf frühere Praktiken, mangelnde Kapitalausstattung oder das Versäumnis zurückzuführen, die Kosten und Vorteile eines rechtzeitigen Flottenersatzes zu kommunizieren.

Die Reduzierung der Lebenszykluskosten von Fahrzeugen erfordert das Wissen, wie die Austauschzyklen optimiert und die richtigen Austauschzyklen eingehalten werden können.

Nach Berücksichtigung aller relevanten Faktoren (z.B. anfängliche Neufahrzeugkosten, angemessener prognostizierter Wiederverkaufswert, Kraftstoffverbrauch, geplante Wartung und geplante Reparatur, Zahlungen für den Eigenbedarf) kann der Fuhrparkmanager kurz- und langfristige Austauschpläne erstellen.

Wie kann die Telematikanwendung Kosten im Flottenmanagement senken?

Ihren Mitarbeitern im Laufe der Zeit zu viel zu zahlen, ist eine Ausgabe, die für viele Unternehmen ein Problem darstellen kann. Jede Überstunde bedeutet weniger Gewinn für Ihr Unternehmen. Aber mit einer besseren Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen kann Ihr Team mehr in weniger Zeit erreichen.

Sie können auch die Kosten vermeiden, die entstehen, wenn Sie in Zeiten hoher Arbeitsbelastung oder des Wachstums Ihres Unternehmens mehr Mitarbeiter einstellen müssen und stattdessen Mitarbeiter auf intelligentere Weise zuweisen und einsetzen.

Überwachen, messen und analysieren Sie die Leistung Ihres Fuhrparks, Ihrer Fahrer und Mitarbeiter rund um die Uhr und überzeugen Sie sich davon, dass Ihre Teammitglieder jederzeit ihr Bestes geben.

Erhalten Sie genaue Zeitkartenberichte, die genau angeben, wann Ihre Fahrer ihre Schichten beginnen, wo sie sich befinden, wie viele Stopps sie gemacht haben und wann sie ihre Lieferungen abgeschlossen haben.

Eine intelligentere Streckenführung kann auch bedeuten, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für Fahrten zwischen den einzelnen Aufträgen aufwenden und mehr Zeit für das Geldverdienen haben.

Manchmal ist es schwer zu sagen, ob Sie alle Fahrzeuge und Ausrüstungen, die Sie im Bestand haben, benötigen. Woher wissen Sie, ob sich Ihre Investitionen gut rentieren? Nicht ausgelastete Anlagen können Ihr Betriebsbudget täglich belasten … und Ihren Gewinn.

Der Schlüssel zu einer besseren Nutzung Ihrer bereits vorhandenen Vermögenswerte ist der Bericht über die Nutzung der Vermögenswerte. Er enthält Einzelheiten darüber, was genutzt wird – und was nicht – und wie Sie in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens sparen können.

Mieten Sie am Ende eine Ausrüstung, weil Sie das Stück, das Sie besitzen, nicht auffinden können? Mit GPS-Verfolgung und Echtzeit-Status wissen Sie, was verfügbar ist und wo es sich befindet.

Exklusive Partnerschaften mit einer wachsenden Zahl von Herstellern bedeuten, dass die benötigte GPS-Hardware möglicherweise bereits installiert ist.

Ihre mobilen Mitarbeiter erzeugen eine Menge Papierkram. Es gibt Formulare für alles: Frachtbriefe, POD (Proof of Delivery), Fahrzeugkontrollen, Auftragsblätter und Kundenrechnungen, um nur einige zu nennen. Die Umwandlung von Papierformularen in elektronische Versionen kann die Flottenkosten auf verschiedene Weise reduzieren:

● Schreibwaren – Die Kosten für den Kauf von Papierformularen, Stiften, Klemmbrettern und anderem Briefpapier können sich schnell summieren. Die Umstellung auf einen digitalen Workflow kann den Aufwand reduzieren, insbesondere bei kostspieligen offiziellen Formularen.

● Handhabung von Formularen – Das richtige Formular zu finden, auszufüllen und zur richtigen Abteilung zu bringen, kann zeitaufwändig sein. Digitale Formulare können auf einem einzigen mobilen Gerät gespeichert werden, wobei das richtige Formular so eingestellt ist, dass es genau dann erscheint, wenn es benötigt wird.

● Eingabe von Daten – Für das Dateneingabepersonal kann das Entziffern von handgeschriebenen Formularen ein Albtraum sein. Die Verwendung elektronischer Formulare bedeutet, dass die Informationen direkt in Ihre Datenbank gelangen, was Zeit spart, die Berichterstattung beschleunigt und die Datengenauigkeit verbessert.

● GPS und Standort Daten – Verwenden Sie Echtzeit-Ortsdaten zum Vorausfüllen von Formularen. Beispiele hierfür sind die automatische Benachrichtigung von Arbeitnehmern, die einen Standort betreten oder verlassen, die zur Automatisierung von Zeiterfassungsbögen, Auftragsabrechnungen oder Lieferbestätigungen verwendet werden kann.

● Verstöße – Geschwindigkeitsüberschreitungen und andere Umzugsverstöße sind eine kostspielige Ausgabe für den Besitz und Betrieb einer Flotte. Ein einziger Strafzettel kann Ihre Versicherungstarife erhöhen, und wenn Ihre Fahrer mehr als einen Strafzettel erhalten, können diese Strafzettel Sie jedes Jahr Tausende von Pfund an höheren Prämien kosten.

Bußgelder für die Nichteinhaltung einschlägiger Vorschriften, wie z.B. die Einhaltung von Betriebszeiten oder Fahrzeuginspektionen, können die Kosten weiter in die Höhe treiben.

Hilfsmittel zur Einhaltung der Vorschriften (Compliance-Tools) können dazu beitragen, die Einhaltung der Gesetze durch die Fahrer zu gewährleisten und Bußgelder – und Ausfallzeiten – auf ein Minimum zu reduzieren.

Historische Berichte helfen auch dabei die verbesserten Sicherheitsaufzeichnungen Ihrer Flotten zu validieren und können die Versicherungsprämien reduzieren. Die GPS-Flottenverfolgung bietet ein wirksames Mittel zur Verfolgung von Fahrzeugen im Falle eines Diebstahls. Eine höhere Wiederauffindungsrate bedeutet geringere Fahrzeugverluste und geringere Kosten für Versicherungsansprüche.

Effektives Flottenmanagement mit der Transportsoftware

Fuhrparkmanager spielen eine vielfältige Rolle innerhalb eines Unternehmens. Die Flotte ist insofern eine ungewöhnliche Aufgabe, als sie intern Kunden hat und selbst ein externer Kunde der Lieferanten ist.

Folglich erfordert das Flottenmanagement ein Maß an fachlicher Kompetenz, das durch die Verwaltung einer Flotte auf Teilzeitbasis nicht entwickelt werden kann. Es ist eine interne Verbindung mit anderen Geschäftsabteilungen erforderlich, die sich der Flotte widmet.

Historisch gesehen ist die externe Volatilität, der die Flotte im Laufe der Jahre immer wieder ausgesetzt war, in Bereichen wie Treibstoffpreise, Wiederverkaufsmärkte, schwankende Betriebskosten, regulatorische Änderungen und schwankende Zinssätze, ein Flottenmanager erforderlich, der aufschlussreiche Empfehlungen zur Minimierung des finanziellen Risikos aussprechen oder Gelegenheiten nutzen kann, um von sich entwickelnden Marktentwicklungen zu profitieren.

Darüber hinaus ist es wichtig zu erkennen, dass die Flotte als eine zweistufige Verantwortung betrachtet werden muss: Erstens gibt es alltägliche Verantwortlichkeiten, die die Fahrer betreffen – die Menschen, die den Kraftstoff verbrennen und die Reifen abnutzen.

Als nächstes sind die Flottenmanager die internen Experten, die gegenüber dem oberen Management verantwortlich sind, um alle Fragen im Zusammenhang mit der Flotte zu beantworten und als Resonanzboden für das Management zu fungieren. Viele Fuhrparkmanager sehen sich selbst als interne Berater, die in ihrem Unternehmen arbeiten. In dieser Position bringt ein Fuhrparkmanager einen Mehrwert für das Unternehmen.

Im Allgemeinen sind Fuhrparkmanager für die Maximierung der Effizienz, Produktivität und Sicherheit von Firmenfahrzeugen und Fahrern verantwortlich. Daher haben sie einzigartige Einblicke in den Kraftstoffverbrauch, die Fahrzeugwartung, die Sicherheit der Fahrer, die Bundes- und Landesvorschriften und die Flottenkosten.

Bei korrekter Verwaltung bietet der Fuhrpark eine erhebliche Kostenvermeidung für ein Unternehmen.

Auf einer Ebene ist die Position des Fuhrparkmanagers sehr strategisch, während sie auf einer anderen Ebene sehr taktisch ist, da das Tagesgeschäft für ein Unternehmen absolut notwendig ist, um seine Geschäfte kosteneffizient zu führen.

Ein internes Flottenmanagement ist notwendig, weil es eine Reihe einzigartiger Fähigkeiten erfordert, aber noch wichtiger ist, dass der Flottenmanager nicht nur Zahlen meldet, sondern diese Zahlen auch steuert. Ein Fuhrparkmanager verwaltet die Treibstoffkosten, minimiert die Wartungskosten und vermarktet die Fahrzeuge zum höchstmöglichen Wiederverkaufswert.

Folglich muss der Fuhrparkmanager ein verantwortungsbewusster und logischer Geschäftsmann sein, der sowohl mit internen als auch mit externen Kunden und Partnern gut zusammenarbeitet.

Mit dem technologischen Wandel werden die vielfältigen Fähigkeiten des Fuhrparkmanagers es ihm ermöglichen, diese Veränderungen zu meistern, da er auf seine vielfältigen Erfahrungen in den Bereichen Betrieb, Verkauf, Personal, Finanzen, Einrichtungen und Beschaffung zurückgreifen kann. Darum sollte der Top Flottenmanager auch ein Telematik System integrieren.

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