Telematik vs. Fleetmanagement Software

The word „telematics“ is a compound term. It combines „tele“ – a prefix that designates long-distance communication (the prefix comes from Greek and means „far away“ or „in the distance“) – and „computer science“, a discipline that encompasses the practice of information processing.

Telematics, like Kinesis, is the technology used to monitor a variety of information about a single vehicle or an entire fleet. Telematics systems collect data such as vehicle position, driver behavior, engine diagnosis and vehicle activity for effective fleet management and visualize this data on software platforms that help fleet operators manage their resources.

The telematics system is about the transmission of information over long distances. It is used for a variety of commercial and non-commercial purposes, but when used in fleet management , this technology is most commonly used to remotely manage vehicles or other assets and provide an overview of a range of information, that relate to them.

These include:

  • Cost (The cost of not being able to work due to problems with your employees, assets, or vehicles)

  • Control (you can see where their employees, assets and vehicles are located so they can keep their customers informed or so that their assets are not used outside of working hours or for other purposes).

  • Safety tracking: Managers can use fleet telematics to monitor the speed and location of vehicles, as well as rough driving events and the use of seat belts. The telematics system provides a digital blueprint of every aspect of vehicle operation and helps fleet managers understand where improvements can be made to accident prevention measures and driver safety standards.

  • Bewertung von Versicherungsrisiken: Versicherungsgesellschaften können das Fahrerverhalten mithilfe des Telematiksystems überwachen und so Risikofaktoren genauer bestimmen und die Versicherungsprämien entsprechend anpassen. Telematikgeräte können auch melden, wenn ein Fahrzeug an einem Ort außerhalb eines bestimmten Gebietes, dem so genannten Geofence, eingesetzt wird.

Was sind die Vorteile der Telematik im Fleetmanagement?

Die Telematik Technologie kann Flotten helfen, betriebliche Verbesserungen in Schlüsselbereichen zu erreichen:

Geringere Treibstoffkosten

The telematics system can help identify waste areas, such as idling or fuel losses, and allow fleet managers to avoid them promptly, which has a positive effect on fuel efficiency and the end result. It can also help management plan the most efficient route for each driver to reduce unnecessary mileage.

Improved security

With continuous feedback on driving style and driving behavior, fleet managers can coach drivers and reduce undesirable driving habits such as speeding or heavy braking. Improvements can be made based on actionable, data-based reports that highlight driver performance and support new safety goals.

Increased productivity

With the GPS positioning system data in almost real time, drivers can avoid traffic delays and adjust to bad weather. Back office managers can quickly and easily assign new or additional site visits to the nearest vehicle and instruct them on the most efficient route to get there.

Better payroll management

By tracking the exact time that a vehicle starts from the beginning of the day to a standstill, fleet managers have an accurate, automatic record of an employee’s working hours. This helps business owners verify that employees are paid exactly for the hours worked, while avoiding unnecessary time spent manually reconciling timesheets and job tickets.

Is the telematics system expensive?

That depends on the fleet management solution. GPS location on a map is a relatively cheap option, but offers little useful information. Coupling a fully integrated telematics system solution with other technologies such as electronic recording devices, dashboards, intelligent route planning and advanced driver management costs more in advance, but offers a much higher return on investment.

Better fleet transparency helps with inventorying what a fleet has and how it is used. Customizable telematics dashboards make it easy to review progress towards KPIs or budgets, with the fleet tracking system providing fleet analysis in near real time. In the long run, GPS tracking can help fleet tracking uncover hidden costs while uncovering the potential for greater productivity and efficiency across the enterprise, which is well worth the investment.

The advantages of the combination of the telematics system and fuel cards

Eine Tankkartenintegration erweitert die Möglichkeiten der Flottentelematik. Eine Tankkarte oder Flottenkarte ist eine Zahlungskarte, mit der man an Tankstellen für Treibstoff wie Benzin, Diesel und andere Kraftstoffe bezahlen kann. Die Karte kann entweder mit dem Fahrer oder dem Fahrzeug oder mit beiden verbunden sein.

Die Karten funktionieren über ein Netzwerk von autorisierten Händlern und liefern Details zu jeder Transaktion, wodurch Fleetmanager ihre Ausgaben besser kontrollieren können. Fuhrparkunternehmen werden in der Regel über eine Gruppenrechnung für Einkäufe von allen Fahrern abgerechnet. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für einzelne Fahrer, die Belege z.B. für Steuerzwecke zu verfolgen, was den Verwaltungsaufwand verringert.

Compared to conventional credit cards, fuel cards (fuel cards) often incur fewer fees, e.g. recurring fees, transaction fees, etc. Nowadays you can also compare fuel cards (fuel cards) , which saves you time and benefits.

Are there any other advantages of the telematics system and the fuel card combination?

Yes. The cashless price advantage. Fuel card holders are generally offered discounts on the actual fuel. Fuel cards (Fuelcard) enable the carriers in general, to pay the cash price at the pump, the pump discharge rate , which is usually a discount of several cents per gallon on the credit card price.

Additional discount programs can also offer discounts on the fuel price when using a fuel card. Over time, the cash price minus a negotiated discount usually adds up to significant savings compared to paying with a regular credit card.

Fuel cards are available in a wide range of options offered by various players, such as major oil brands such as Novofleet, Shell, BP, Esso, EDC and Esso Europa.

Many fleet management solutions, such as Kinesis, support integration with various fuel cards. There are also telematics providers that have their own branded fuel cards (Fuelcard) offer. By integrating fuel card and fleet telematics data, several advantages can be realized.

By combining data records from fuel cards and fleet management systems, customers can gain insight into the total expenditure and efficiency of the drivers by using intelligent reporting tools. For example, fleet managers can get a more complete view of their fleet’s activities by combining vehicle position data and tank data.

The integrated reporting functionality can be used, for example, to identify potential fuel card misuse. Customers can track fuel card usage and automatically find suspicious card transactions using intelligent algorithms that minimize fuel card fraud.

Ausnahmeberichte können beispielsweise ausgelöst werden, wenn eine Tankkartentransaktion an einer bestimmten Tankstelle zum Zeitpunkt der Transaktion nicht mit den GPS-Ortungsdaten aus dem Fleet Managementsystem abgeglichen wird. Berichte über Treibstoffschlupf können auch dazu verwendet werden, Ereignisse zu identifizieren, bei denen die Tankkarte verwendet wurde und bei denen mehr Benzin gepumpt wurde, als der Fahrzeugtank aufnehmen kann.

Neben der Minimierung des Betrugsrisikos durch die Überprüfung von Treibstoffkäufen anhand von Standort- und Fahrzeugdaten ist es auch möglich, das Management der Einhaltung von Vorschriften zu erleichtern. Weitere Vorteile im Zusammenhang mit der Tankkartenintegration sind die Tatsache, dass Flottenkunden in derselben Anwendung auf alle relevanten Informationen zum Unternehmen zugreifen können, anstatt separate Schnittstellen für Tankkarten- und Telematikdaten zu verwenden.

Der Zusammenhang zwischen Telematik und LKW Ruhezeiten

Es ist sicherlich bekannt, dass verschiedene Regierungen der EU den Zugang für Lastwagen mit bestimmten Eigenschaften (meist Gewicht) an Wochenenden, Feiertagen, in der Nacht oder in anderen Zeiträumen beschränken. IoT und Telematik können diese Einschränkungen automatisch erkennen und optimiert an Sie weitergeben, indem er sie entweder umgeht oder mitteilt, ob eine gesetzliche Ruhezeit in Anspruch genommen werden muss.

In der Europäischen Union gibt es 2 wichtige Gesetze, die Sie kennen sollten. Das eine ist das EU-Fahrerzeit- und Fahrtenschreibergesetz. Dieses Gesetz besagt, dass alle Geschäftsfahrzeuge die Vorschriften über die Lenkzeiten einhalten und ihre Fahrzeuge mit einem Fahrtenschreiber ausstatten lassen müssen, wenn diese Fahrzeuge mehr als 3.500 Kilogramm wiegen. Das bedeutet, dass Sie die Motordrehzahl über einen bestimmten Zeitraum aufzeichnen können, auch wenn Sie nicht vorhaben, das Fahrzeug zu verfolgen.

Apropos Dienstzeit: Ein Fahrer in der EU, der ein Fahrzeug mit einem Gewicht von mindestens 12 Tonnen fährt, darf nur neun Stunden am Tag oder 56 Stunden in der Woche fahren und er muss nach 4,5 Stunden Arbeit eine 45-minütige Pause einlegen.

Ein weiteres Gesetz, welches Flottenmanager für das Fleet Management in Europa zur Kenntnis nehmen müssen, ist die Datenschutzrichtlinie der Europäischen Union, die die Übertragung von identifizierbaren Daten regelt. Dabei handelt es sich um Daten, die einen Mitarbeiter durch seinen Namen, seine ID-Nummer oder auf andere Weise identifizieren. In einem solchen Fall müssten die betroffenen Mitarbeiter über die gesammelten Daten informiert werden und darüber, wer zu welchen Zwecken auf sie zugreifen kann.

Insgesamt gilt also die Grundregel für die legale Verfolgung Ihrer Flotte, dass Sie die Fahrzeuge verfolgen und nicht die Mitarbeiter. Sie können nur die Fahrzeuge verfolgen, die Sie selbst besitzen. Und wenn Sie die Fahrzeuge verfolgen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren und sie sollten einer solchen Aktivität zustimmen. Das ist die Datenschutzregelung der EU.

Neue EU Verordnungen und die Telematik

Die EU-Institutionen haben eine vorläufige politische Einigung über die überarbeitete Verordnung über die allgemeine Sicherheit erzielt. Ab 2022 werden neue Sicherheitstechnologien in europäischen Fahrzeugen zum Schutz von Fahrgästen, Fußgängern und Radfahrern verbindlich vorgeschrieben.

Neue Technologien auf dem Markt können dazu beitragen, die Zahl der Toten und Verletzten auf den Straßen zu reduzieren, die zu 90 % auf menschliches Versagen zurückzuführen sind. Im Mai 2018 schlug die Kommission vor, bestimmte Fahrzeugsicherheitsmaßnahmen verbindlich vorzuschreiben, darunter Systeme, die den gefährlichen toten Winkel von Lastwagen und Bussen verringern, sowie Technologien, die den Fahrer bei Müdigkeit oder Ablenkung warnen.

Fortschrittliche Sicherheitsmerkmale werden die Zahl der Unfälle verringern, den Weg zu einer zunehmend vernetzten und automatisierten Mobilität ebnen und den globalen Innovations- und Wettbewerbsvorteil der europäischen Automobilindustrie stärken. Somit kommt das Telematik System ins Spiel.

Neben dem Schutz der Menschen auf den europäischen Straßen werden die neuen fortschrittlichen Sicherheitsmerkmale den Fahrern helfen, sich allmählich an die neue Fahrhilfe zu gewöhnen. Zunehmende Automatisierungsgrade bieten ein erhebliches Potenzial, um menschliche Fehler auszugleichen. All dies dürfte das Vertrauen und die Akzeptanz der Öffentlichkeit in automatisierte Fahrzeuge erhöhen und den Übergang zum autonomen Fahren unterstützen.

Effektives Fleetmanagement und Kostenersparnis mit Telematik

Die Telematik ist für ein exponentielles Wachstum bereit, da neue Anwendungen entwickelt werden, um die Vorteile moderner GPS-Ortungseinheiten und der weit verbreiteten Nutzung mobiler Geräte zu nutzen. Immer mehr Flotten erkennen die Notwendigkeit, die Flottenaktivitäten zu überwachen, um Kosten zu kontrollieren, die Produktivität zu steigern, die Rechenschaftspflicht zu verbessern und die vollständige Einhaltung der staatlichen Vorschriften zu gewährleisten.

Da die Eigentümer über die Grundbedürfnisse hinausblicken, um eine zunehmende Integration in den breiteren Bereich des Unternehmens zu erreichen, einschließlich mit mobiler Personalverwaltung, ERP-Software und Unternehmenssoftware, wird das Telematik System zu einem integralen Bestandteil aller modernen Flottenoperationen werden.

To understand how each individual employee can support fleet management decisions, it helps to understand each individual’s skills in relation to their abilities and activities.

Whether in cars, vans / trucks, heavy commercial vehicles, construction machinery, buses, trailers, small systems and others due to the real-time vehicle location, driver hours, driver behavior, dashboard cameras and monitoring of system use – the telematics system is not for efficient field management only an advantage, but can also significantly reduce costs and should therefore not be missing in any fleet management.