Was ist der Zweck des Flottenmanagements?

Ihre Flotte ist das Herz ihres Unternehmens

Sie gut zu verwalten, mag eine Herausforderung sein, aber eine Notwendigkeit für Wachstum und Nachhaltigkeit. Der Einsatz eines speziellen Flottenmanagements bietet eine Reihe von Vorteilen, die Ihr Unternehmen vor Marktschwankungen und unsichtbaren Kosten schützen.

Als Geschäftsinhaber wollen Sie wissen, dass die Ausrüstung, in die Sie investiert haben, gut genutzt wird. Dies gilt insbesondere für Unternehmen in der Transport- und Logistikbranche. Schließlich möchten Sie kein Geld für die Anschaffung, Wartung und Reparatur von Fahrzeugen ausgeben, nur um herauszufinden, dass sie nicht für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass viele leistungsstarke Unternehmen dem Einsatz von Flottenmanagement-Software Bedeutung beimessen. Mit diesen Werkzeugen können sie wertvolle Anlagen leicht verfolgen und verwalten und sicherstellen, dass sie optimal genutzt werden.

Darüber hinaus verwalten und überwachen diese digitalen Lösungen nicht nur die Aktivitäten von Flotten. Sie helfen den Anwendern auch bei der Einhaltung strenger staatlicher Vorschriften für den Transport.

Dazu gehören Sicherheitsmaßnahmen und Protokolle. Natürlich ist der Einsatz dieser Technologie nicht auf diese beschränkt. Wenn Sie also einige der Grundlagen des Flottenmanagements erlernen oder auffrischen möchten, sollte Ihnen dieser Leitfaden helfen können.

Während dies ein insgesamt positives Bild für die Zukunft der Flottenmanagement-Anbieter vermittelt, werfen die aktuellen Realitäten über steigende Betriebskosten aufgrund erhöhter Ausgaben für die Wartung, die steigende Nachfrage nach Nutzfahrzeugen und die Eskalation der Kosten für die Einhaltung von Vorschriften Wolken von Zweifeln über den Horizont.

Tatsächlich hat der Markt für Flottenmanagement-Software seit einiger Zeit nur geringe Margen zu verzeichnen, was dazu geführt hat, dass die Anbieter nach einer Rationalisierung der Abläufe suchen, um sie langfristig wieder auf ein Regime komfortabler Rentabilität zu bringen.

Was ist also der Zweck des Flottenmanagements, welche Rolle spielt die Flottenmanagement-Software und wie unterstützt sie die Rolle des Flottenmanagers?

Jede Organisation, die Fahrzeuge zur Nutzung innerhalb des Unternehmens miteinbezieht, benötigt eine Form von professionellem Flottenmanagement. Der Zweck eines solchen ist es, den gesamten Lebenszyklus von Nutzfahrzeugen zu kontrollieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

Wie in vielen anderen Industriezweigen können solche Entwicklungen als die Geburtswehen von Unternehmen und Gesellschaften angesehen werden, die unaufhaltsam in das Zeitalter des Internets der Dinge marschieren, in dem Fahrer und Fahrzeug auf effektivere Weise miteinander kommunizieren und in dem die Konnektivität von Fahrzeug zu Fahrzeug und von Fahrzeug zu Infrastruktur nur eine ausgemachte Sache ist.

Diese Art von Zukunft lässt auf eine wahnsinnige Flut neuer Daten schließen, die einen neuen Ansatz erfordern würde, vielleicht von der prädiktiven Analyse von heute bis hin zur umfassenderen Anwendung der präskriptiven Analyse im Flottenmanagement von morgen.

Der Zweck des Flottenmanagements in der Wirtschaft besteht darin, sicherzustellen, dass die Arbeitsfahrzeuge der Unternehmen reibungslos funktionieren, ständig nach Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung suchen, die Betriebskosten auf einem Minimum halten können und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.

Traditionell wurde dies manuell und in Papierform durchgeführt. Als die digitale Revolution jedoch begann, fanden klügere Unternehmen Wege, ihr Flottenmanagement mit Hilfe von Computern zu optimieren.

In diesen Prozess sollten auch private Fahrzeuge, die für Arbeitszwecke genutzt werden, die sogenannte graue Flotte, einbezogen werden. Unternehmen mit Flotten sind umfangreich. Spediteure, Kuriere, Vertrieb, Service, Versorgungsunternehmen, öffentliche Verkehrsmittel und Notfalldienste haben alle Flotten, die verwaltet werden müssen.

Das Flottenmanagement kann innerhalb des Unternehmens durchgeführt werden, normalerweise durch die Ernennung eines Flottenmanagers, oder an einen externen Anbieter von Flottenlösungen ausgelagert werden.

Warum sollten Sie ein Flottenmanagementsystem verwenden?

Der Einsatz eines Flottenmanagementsystems stellt sicher, dass der Betrieb von Firmenfahrzeugen mit den Unternehmenszielen in Einklang steht und nicht als Quelle von Kopfschmerzen dient, was normalerweise in Abwesenheit eines solchen Systems geschieht.

Die unsachgemäße Nutzung von Geschäftsfahrzeugen kann leicht zu erheblichen Verlusten in Ihrem Geschäftsbetrieb führen, ganz zu schweigen von der Zeit, die Manager mit der Suche nach sinnvollen Möglichkeiten zur Behebung dieser Verluste durch die Fahrer verschwenden.

Wenn Ihr Unternehmen direkt an der Bereitstellung von Beförderungsleistungen für die Öffentlichkeit beteiligt ist, kann es den Unterschied zwischen der Fortführung des Betriebs oder der Schließung bedeuten, wenn Sie genug schwere Verstöße gegen die Einhaltung von Vorschriften angesammelt haben.

Wie optimieren Software-Tools das Flottenmanagement?

Die Flottenmanagement-Software speichert eine Aufzeichnung aller Fahrzeuge, die Ihr Unternehmen gekauft oder geleast hat, Ihre Spezifikationen, Details der Wartungs-, Service- und Ersatzteilhistorie, Fahrer und die damit verbundenen Einhaltungsdokumente, einschließlich Lizenzen und Steuern, Flottenversicherung, Kraftstofftransaktionen und Betriebskosten.

Es reduziert alle damit verbundenen administrativen Prozesse für alles, was mit Ihrem Fuhrpark zu tun hat, in Bezug auf die Betriebskosten, die Gesamtbetriebskosten und alles, was die Einhaltung der Vorschriften betrifft und ob Sie sich noch auf der rechtlichen Seite der Dinge befinden.

Mit der Fähigkeit der Software, Berichte, Warnungen und E-Mails zu generieren, werden die Dinge für Ihr Unternehmen einfach besser und schneller, was in der Vergangenheit nicht möglich war.

Die Telematik Software ermöglicht Ihrem Unternehmen eine beispiellose Echtzeit-Verfolgung all Ihrer Fahrzeuge, wodurch es effizienter und einfacher wird, auch die beteiligten Mitarbeiter zu entsenden. Sie ermöglicht es Ihnen, genau zu bestimmen, wann Fahrzeug und Fahrer ihr Ziel erreichen und wie das Fahrzeug vom Fahrer gefahren und gehandhabt wird.

Durch die Integration der Funktionen beider Software erhält jedes Unternehmen ein bisher nicht gekanntes Maß an Kontrolle, eine Möglichkeit, seine Fahrzeugflotte, egal welcher Größe, optimal zu betreiben und zu verwalten.

Welchen Herausforderungen unterliegen Flottenmanager?

Ähnlich dem Verantwortungsniveau eines Vermögensverwalters ist ein Fuhrparkmanager für fünf Schlüsselbereiche des Fuhrparks verantwortlich – Fahrzeugbeschaffung, Treibstoffmanagement, Fahrzeugwartung, Gesundheit und Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften.

Die Bewertung von Änderungen der Fahrzeuggesetzgebung, die Bestimmung des Zwecks und der Eignung von Fahrzeugen, die Aushandlung von Vereinbarungen mit den Fahrzeugherstellern – all dies ist Aufgabe des Flottenmanagers.

Bei der Auswahl der richtigen Flottenfahrzeuge müssen neben den Erwartungen der Mitarbeiter auch der Kraftstoffverbrauch, die Steuer- und Versicherungskosten berücksichtigt werden.

Fügt man dazu noch eine Betrachtung zum Ende der Lebensdauer und zum Wiederverkaufswert des Fahrzeugs hinzu, wird schnell klar, warum diese Rolle eine solche Herausforderung sein kann. Die Budgetzuweisungen müssen eingehalten werden, und es sind immer Einsparungen möglich.

Wenn ein Unternehmen die für den Betrieb einer Flotte erforderlichen Prozesse kennt, kann es die damit verbundenen Kosten kontrollieren, auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben und dazu beitragen, die Erwartungen an den Kundenservice zu erfüllen und das funktioniert mit Telematik Integrationen sehr gut.

Das Treibstoff-Management

Eine der wahrscheinlich größten Herausforderungen für einen Flottenmanager ist der ständig zunehmende Anstieg der Treibstoffkosten. Die Schwankungen der Marktpreise und die externen Faktoren, die die Preise beeinflussen, liegen außerhalb der Kontrolle eines Flottenmanagers, aber es gibt Möglichkeiten, den Treibstoffverbrauch und die Kosten zu reduzieren.

Der Versuch, Ihre Flotte bedarfsgerecht zu warten und zu betanken, kann sich sehr ähnlich anfühlen wie das Schaufeln des Gehweges, während es noch schneit. Um effektiv und effizient mit dem schwankenden Fahrzeugbedarf Schritt halten zu können, bietet Ihnen ein Flottenmanagement-Dashboard die nötige Transparenz.

Fuhrparkmanager können eine Kosten-Nutzen-Analyse der Kraftstoffoptionen durchführen, um die für die Fahrzeuge in ihrem Verantwortungsbereich am besten geeigneten zu bestimmen.

Um die Eignung zu bestimmen, sollten Überlegungen zu einem höheren Kaufpreis von Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeugen gegenüber niedrigeren Betriebskosten und Leistungen angestellt werden.

Die Wahl der Tankkarte ist für jede Flotte von größter Bedeutung, da sie das günstigste Angebot für die Bedürfnisse des Kunden auswählt. Daneben kann die Telematik ihre Rolle bei der Fernbeobachtung des Fahrerverhaltens und der Auswirkung auf das Kraftstoffmanagement spielen, sowie bei der Fähigkeit, Fahrzeuge zu verfolgen und die kosteneffektiven Routen zu bestimmen.

Die Echtzeit-Sichtbarkeit der Flotte

Wenn Sie den Status Ihrer Flotte kennen, kann Ihr Unternehmen in Echtzeit die Änderungen vornehmen, die es braucht, um die Zielkennzahlen zu erreichen. Regelmäßige Berichte können nur eine statische Sicht auf Ihre betrieblichen Stärken erfassen, was bedeutet, dass Änderungen erst im Nachhinein erfolgen.

Die Verbesserung der Sicherheit der Fahrer

Beim Flottenmanagement geht es nicht nur darum, Ihre Fahrzeuge in einwandfreiem Zustand zu halten – es stellt auch sicher, dass die Menschen, die sie fahren, sicher sind. Schlecht gewartete Fahrzeuge können Ihre Fahrer auf der Straße gefährden.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit wichtigen Sicherheitswarnungen, damit Ihre Fahrzeuge reibungslos funktionieren und Ihre Fahrer sicher sind.

Die verbesserte Berichterstattung

Selbst bei ordnungsgemäßer Wartung benötigen Sie immer noch Einblick in die Überstunden-Kennzahlen, um festzustellen, ob Ihre Flottenfahrzeuge tatsächlich eine optimale Leistung erbringen.

Ihr internes Berichtswesen ist möglicherweise nicht granular genug, um diese Informationen zu erfassen. Daher ist es wichtig, das Flottenmanagement zu einem wichtigen Werkzeug für die Fahrzeugverfolgung zu machen.

Sorgen Sie für sichere und zuverlässige Fahrzeuge

Ein kaputtes Fahrzeug ist ein Fahrzeug, das ersetzt werden muss, was nur eines bedeutet: Mehr Ressourcen für neue Ausrüstung auszugeben, anstatt sie für das Unternehmenswachstum einzusetzen.

Wenn Ihre Fahrzeuge durch das Fuhrparkmanagement ständig automatisch überwacht werden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie sich der Probleme des Fahrzeugs bewusst werden, bevor es vollständig außer Betrieb genommen wird.

Flottenmanagementsysteme können die Fahrer über Kilometerstatusindikatoren sowie andere Leistungsindikatoren informieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fahrzeuge richtig gepflegt werden, was zu einer längeren, lohnenden Lebensdauer auf der Straße führt.

Höherer ROI

Auch die Verbraucher profitieren von einem Flottenmanagement-Portal. Durch die Anmeldung am Portal wird die Warenverfolgung die Lieferung sowohl effizient als auch effektiv.

Mit der GPS-Verfolgung in Echtzeit können sich die Kunden auf die Technologie für Statusaktualisierungen verlassen, anstatt immer wieder anzurufen, um die ungefähren Ankunftszeiten zu erfahren. Letztendlich sichern Sie sich durch die Erhöhung der Kundenzufriedenheit die besten Chancen, wertvolle Geschäfte zu behalten.

Erhöhte Fahrerzufriedenheit

Ist es Ihr Ziel, die manuelle Arbeit Ihrer Fahrer zu reduzieren? Wie bei jedem Job haben Ihre Mitarbeiter höchstwahrscheinlich eine Menge auf dem Kerbholz.

Flottenmanagement-Lösungen helfen, die tägliche Erfahrung zu verbessern und damit die Effizienz der Fahrer zu steigern.

Betrug durch Mitarbeiter eliminieren

Handschriftliche (und manchmal fragwürdige handschriftliche) Zeiterfassungsbögen sind bei Flottenmanagement Lösungen nicht mehr erforderlich. Entfernen Sie das Rätselraten und lassen Sie die Software die Arbeit erledigen, während Sie gleichzeitig mögliche Diskrepanzen verringern.

Reduzieren Sie die Arbeitskosten

Mit der GPS-Technologie zur Flottenverfolgung müssen Sie nie mehr raten, wo sich Ihr Fahrer bei den Lieferungen befindet. Das liegt daran, dass das Flottenmanagement Sie im Wesentlichen auf den Beifahrersitz des Fahrzeugs setzt.

Als Manager ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Fahrer keine Zeit auf der Straße verschwenden. Lassen Sie die Flottenmanagement-Software automatisch die Verantwortlichkeit der Fahrer überprüfen.

Vermeiden Sie eine Informationsüberlastung

Flotten erzeugen eine Menge Daten, die ein Flottenmanager überprüfen kann, von denen einige vielleicht nützlich sein können, viele aber wahrscheinlich nicht. Das Durchforsten solch großer Datenmengen ist zeitaufwendig und birgt die Gefahr, dass wichtige, relevante Informationen fehlen.

Die Aktualisierung solcher Informationen hat auch Auswirkungen auf den Verwaltungsaufwand. Flottenmanagement-Software kann dabei helfen, die unnötigen Informationen zu sortieren und Berichte nur über die Bereiche zu erstellen, die Sie benötigen oder die Informationen haben, aber nicht wissen, was sie damit machen sollen oder sie richtig analysieren.

Die Rolle der Technologie entwickelt sich rasant, was zu einer Ausweitung der Rolle eines Flottenmanagers führen wird. Das Mobilitätsmanagement, die Vermögensverwaltung und die Verantwortung für die Messung und Kontrolle der Umweltauswirkungen eines Unternehmens werden allmählich in den Aufgabenbereich des Flottenmanagers fallen.

Die Integration von Flottenmanagement-Software wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Was ist eine Flottenmanagement-Software?

Flottenmanagement-Software ermöglicht es einem Flottenmanager, relevante Informationen über die Leistung seiner Flotte zur Hand zu haben. Tatsächlich handelt es sich um eine hochentwickelte Datenbank mit zahlreichen Anwendungen, die die Aufzeichnung und Berichterstattung der wichtigsten Merkmale ermöglicht, die zur Verbesserung der Effizienz und zur Senkung der Kosten beitragen können.

Sie tun dies durch die Reduzierung von Ausfallzeiten und die Verbesserung der Produktivität.Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration eines Softwaresystems in das Flottenmanagement die Verwaltung der Flotte verbessert:

  • Fahrzeugen, Anlagen und Ausrüstung

  • Wartung und Reparatur

  • Treibstoff und Emissionen

  • Fahrer einschließlich Führerscheinkontrolle

  • Workshops und Terminplanung – Inspektionen, Fehlerberichte und Audits

  • Teile und Inventar

  • Unfall- und Risikomanagement

  • Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen

  • Budget und Prognose

…und vieles mehr.

SCHLUSSFOLGERUNG

Wenn Sie versucht haben, Ihre eigene Flotte intern zu verwalten, gab es nie einen besseren Zeitpunkt, um sich mit professionellem Flottenmanagement zu befassen. Wenn Sie die aktuelle Leistung verbessern möchten, gibt es immer Experten, die Ihnen helfen, Empfehlungen auf der Grundlage Ihrer einzigartigen Situation zu geben.

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