Was ist der Zweck des Flottenmanagements?

Your fleet is the heart of your company

Managing them well may be a challenge, but a necessity for growth and sustainability. The use of special fleet management offers a number of advantages that protect your company from market fluctuations and invisible costs.

As a business owner, you want to know that the equipment you have invested in is being used well. This applies in particular to companies in the transport and logistics industry. After all, you don’t want to spend money on the purchase, maintenance and repair of vehicles, only to find out that they are not being used for their intended purpose.

It is therefore not surprising that many high-performance companies attach importance to the use of fleet management software. With these tools, you can easily track and manage valuable assets and ensure that they are used optimally.

In addition, these digital solutions not only manage and monitor the activities of fleets. They also help users comply with strict government regulations for transportation.

This includes security measures and protocols. Of course, the use of this technology is not limited to this. So if you want to learn or refresh some of the basics of fleet management, this guide should help you.

While this gives an overall positive picture for the future of fleet management providers, the current realities about rising operating costs due to increased maintenance costs, the increasing demand for commercial vehicles and the escalation of the costs for compliance with regulations throw clouds of doubt over the horizon .

Tatsächlich hat der Markt für Flottenmanagement-Software seit einiger Zeit nur geringe Margen zu verzeichnen, was dazu geführt hat, dass die Anbieter nach einer Rationalisierung der Abläufe suchen, um sie langfristig wieder auf ein Regime komfortabler Rentabilität zu bringen.

Was ist also der Zweck des Flottenmanagements, welche Rolle spielt die Flottenmanagement-Software und wie unterstützt sie die Rolle des Flottenmanagers?

Jede Organisation, die Fahrzeuge zur Nutzung innerhalb des Unternehmens miteinbezieht, benötigt eine Form von professionellem Flottenmanagement. Der Zweck eines solchen ist es, den gesamten Lebenszyklus von Nutzfahrzeugen zu kontrollieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

As in many other industries, such developments can be seen as the birth pangs of companies and societies that are inexorably marching into the Internet of Things era, in which drivers and vehicles communicate with each other more effectively, and in which vehicle-to-vehicle and vehicle connectivity Vehicle to infrastructure is just a foregone conclusion.

This kind of future suggests an insane flood of new data that would require a new approach, perhaps from today’s predictive analysis to the more extensive use of prescriptive analysis in tomorrow’s fleet management.

The purpose of fleet management in business is to ensure that company work vehicles run smoothly, are constantly looking for ways to improve performance, can keep operating costs to a minimum, and ensure regulatory compliance.

Traditionally, this was done manually and on paper. However, when the digital revolution began, smarter companies found ways to optimize their fleet management using computers.

This process should also include private vehicles that are used for work purposes, the so-called gray fleet. Companies with fleets are large. Freight forwarders, couriers, sales, service, utilities, public transportation, and emergency services all have fleets that need to be managed.

Fleet management can be carried out within the company, usually by appointing a fleet manager, or outsourced to an external provider of fleet solutions.

Why should you use a fleet management system?

The use of a fleet management system ensures that the operation of company vehicles is in line with the company’s objectives and does not serve as a source of headache, which is normally done in the absence of such a system.

Die unsachgemäße Nutzung von Geschäftsfahrzeugen kann leicht zu erheblichen Verlusten in Ihrem Geschäftsbetrieb führen, ganz zu schweigen von der Zeit, die Manager mit der Suche nach sinnvollen Möglichkeiten zur Behebung dieser Verluste durch die Fahrer verschwenden.

Wenn Ihr Unternehmen direkt an der Bereitstellung von Beförderungsleistungen für die Öffentlichkeit beteiligt ist, kann es den Unterschied zwischen der Fortführung des Betriebs oder der Schließung bedeuten, wenn Sie genug schwere Verstöße gegen die Einhaltung von Vorschriften angesammelt haben.

Wie optimieren Software-Tools das Flottenmanagement?

The fleet management software stores a record of all vehicles your company has bought or leased, your specifications, details of maintenance, service and spare parts history, drivers and related compliance documents, including licenses and taxes, fleet insurance, fuel transactions and operating costs.

It reduces all of the related administrative processes for everything related to your fleet, in terms of operating costs, total operating costs and everything related to compliance and whether you are still on the legal side of things.

With the software’s ability to generate reports, warnings, and emails, things just get better and faster for your business, which was not possible in the past.

The telematics software enables your company to have unprecedented real-time tracking of all your vehicles, making it more efficient and easier to send the employees involved. It enables you to determine exactly when the vehicle and driver reach their destination and how the vehicle is driven and handled by the driver.

The integration of the functions of both software gives every company an unprecedented level of control, an opportunity to optimally operate and manage its vehicle fleet, regardless of its size.

What are the challenges facing fleet managers?

Similar to the level of responsibility of an asset manager, a fleet manager is responsible for five key areas of the fleet – vehicle procurement, fuel management, vehicle maintenance, health and safety, and regulatory compliance.

Assessing changes in vehicle legislation, determining the purpose and suitability of vehicles, negotiating agreements with vehicle manufacturers – all of this is the job of the fleet manager.

When choosing the right fleet vehicles, fuel consumption, tax and insurance costs must be taken into account in addition to employee expectations.

If you add a consideration of the end of life and the resale value of the vehicle, it quickly becomes clear why this role can be such a challenge. Budget allocations must be followed and savings can always be made.

If a company knows the processes required to operate a fleet, it can control the associated costs, remain competitive in the market and help meet customer service expectations, and this works very well with telematics integrations.

Fuel management

Probably one of the biggest challenges for a fleet manager is the ever increasing fuel cost. Fluctuations in market prices and the external factors affecting prices are beyond the control of a fleet manager, but there are ways to reduce fuel consumption and costs.

Trying to maintain and refuel your fleet as needed can feel a lot like shoveling the sidewalk while it’s still snowing. A fleet management dashboard provides you with the necessary transparency to keep pace with fluctuating vehicle requirements effectively and efficiently.

Fleet managers can perform a cost-benefit analysis of the fuel options to determine the most suitable for the vehicles in their area of ​​responsibility.

In order to determine suitability, considerations should be made regarding a higher purchase price of electric and plug-in hybrid vehicles compared to lower operating costs and services.

The choice of the fuel card is of the utmost importance for every fleet, as it selects the cheapest offer for the needs of the customer. In addition, telematics can play its role in remotely monitoring driver behavior and its impact on fuel management, as well as in the ability to track vehicles and determine cost-effective routes.

The real-time visibility of the fleet

When you know the status of your fleet, your company can make the changes in real time that it takes to reach the target metrics. Regular reports can only provide a static view of your operational strengths, which means that changes only take place afterwards.

Improving driver safety

Fleet management is not just about keeping your vehicles in good working order – it also ensures that the people who drive them are safe. Poorly maintained vehicles can endanger your drivers on the road.

Stay up to date with important safety warnings to keep your vehicles running smoothly and your drivers safe.

The improved reporting

Selbst bei ordnungsgemäßer Wartung benötigen Sie immer noch Einblick in die Überstunden-Kennzahlen, um festzustellen, ob Ihre Flottenfahrzeuge tatsächlich eine optimale Leistung erbringen.

Ihr internes Berichtswesen ist möglicherweise nicht granular genug, um diese Informationen zu erfassen. Daher ist es wichtig, das Flottenmanagement zu einem wichtigen Werkzeug für die Fahrzeugverfolgung zu machen.

Sorgen Sie für sichere und zuverlässige Fahrzeuge

Ein kaputtes Fahrzeug ist ein Fahrzeug, das ersetzt werden muss, was nur eines bedeutet: Mehr Ressourcen für neue Ausrüstung auszugeben, anstatt sie für das Unternehmenswachstum einzusetzen.

Wenn Ihre Fahrzeuge durch das Fuhrparkmanagement ständig automatisch überwacht werden, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Sie sich der Probleme des Fahrzeugs bewusst werden, bevor es vollständig außer Betrieb genommen wird.

Flottenmanagementsysteme können die Fahrer über Kilometerstatusindikatoren sowie andere Leistungsindikatoren informieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fahrzeuge richtig gepflegt werden, was zu einer längeren, lohnenden Lebensdauer auf der Straße führt.

Höherer ROI

Auch die Verbraucher profitieren von einem Flottenmanagement-Portal. Durch die Anmeldung am Portal wird die Warenverfolgung die Lieferung sowohl effizient als auch effektiv.

Mit der GPS-Verfolgung in Echtzeit können sich die Kunden auf die Technologie für Statusaktualisierungen verlassen, anstatt immer wieder anzurufen, um die ungefähren Ankunftszeiten zu erfahren. Letztendlich sichern Sie sich durch die Erhöhung der Kundenzufriedenheit die besten Chancen, wertvolle Geschäfte zu behalten.

Erhöhte Fahrerzufriedenheit

Ist es Ihr Ziel, die manuelle Arbeit Ihrer Fahrer zu reduzieren? Wie bei jedem Job haben Ihre Mitarbeiter höchstwahrscheinlich eine Menge auf dem Kerbholz.

Flottenmanagement-Lösungen helfen, die tägliche Erfahrung zu verbessern und damit die Effizienz der Fahrer zu steigern.

Betrug durch Mitarbeiter eliminieren

Handschriftliche (und manchmal fragwürdige handschriftliche) Zeiterfassungsbögen sind bei Flottenmanagement Lösungen nicht mehr erforderlich. Entfernen Sie das Rätselraten und lassen Sie die Software die Arbeit erledigen, während Sie gleichzeitig mögliche Diskrepanzen verringern.

Reduzieren Sie die Arbeitskosten

Mit der GPS-Technologie zur Flottenverfolgung müssen Sie nie mehr raten, wo sich Ihr Fahrer bei den Lieferungen befindet. Das liegt daran, dass das Flottenmanagement Sie im Wesentlichen auf den Beifahrersitz des Fahrzeugs setzt.

Als Manager ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Fahrer keine Zeit auf der Straße verschwenden. Lassen Sie die Flottenmanagement-Software automatisch die Verantwortlichkeit der Fahrer überprüfen.

Vermeiden Sie eine Informationsüberlastung

Flotten erzeugen eine Menge Daten, die ein Flottenmanager überprüfen kann, von denen einige vielleicht nützlich sein können, viele aber wahrscheinlich nicht. Das Durchforsten solch großer Datenmengen ist zeitaufwendig und birgt die Gefahr, dass wichtige, relevante Informationen fehlen.

Die Aktualisierung solcher Informationen hat auch Auswirkungen auf den Verwaltungsaufwand. Flottenmanagement-Software kann dabei helfen, die unnötigen Informationen zu sortieren und Berichte nur über die Bereiche zu erstellen, die Sie benötigen oder die Informationen haben, aber nicht wissen, was sie damit machen sollen oder sie richtig analysieren.

Die Rolle der Technologie entwickelt sich rasant, was zu einer Ausweitung der Rolle eines Flottenmanagers führen wird. Das Mobilitätsmanagement, die Vermögensverwaltung und die Verantwortung für die Messung und Kontrolle der Umweltauswirkungen eines Unternehmens werden allmählich in den Aufgabenbereich des Flottenmanagers fallen.

Die Integration von Flottenmanagement-Software wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Was ist eine Flottenmanagement-Software?

Flottenmanagement-Software ermöglicht es einem Flottenmanager, relevante Informationen über die Leistung seiner Flotte zur Hand zu haben. Tatsächlich handelt es sich um eine hochentwickelte Datenbank mit zahlreichen Anwendungen, die die Aufzeichnung und Berichterstattung der wichtigsten Merkmale ermöglicht, die zur Verbesserung der Effizienz und zur Senkung der Kosten beitragen können.

Sie tun dies durch die Reduzierung von Ausfallzeiten und die Verbesserung der Produktivität.Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration eines Softwaresystems in das Flottenmanagement die Verwaltung der Flotte verbessert:

  • Fahrzeugen, Anlagen und Ausrüstung

  • Wartung und Reparatur

  • Treibstoff und Emissionen

  • Fahrer einschließlich Führerscheinkontrolle

  • Workshops und Terminplanung – Inspektionen, Fehlerberichte und Audits

  • Teile und Inventar

  • Unfall- und Risikomanagement

  • Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen

  • Budget und Prognose

…und vieles mehr.


If you have tried to manage your own fleet internally, there has never been a better time to deal with professional fleet management. If you want to improve current performance, there are always experts to help you make recommendations based on your unique situation.