Hoe tijd (en geld) te besparen met tankpassen

De administratieve last van het beheer van een bedrijf met personeel op de weg is zwaar, met name voor kleine en middelgrote bedrijven waar managers vaak meerdere taken op zich nemen.

De gemiddelde tijd die wordt besteed aan de administratie bedraagt ongeveer 33 uur per maand, dat is grofweg 4,5 dagen gewijd aan papierwerk. Deze tijd kan beter besteed worden aan ritten, het ontmoeten van nieuw klanten of het creëren van nieuwe zakelijke relaties.

U kunt deze tijd terugwinnen en geld besparen door één eenvoudige wijziging te maken in de manier waarop u betaalt voor uw bedrijfsbrandstof. Tankpassen bieden een verscheidenheid aan voordelen die de last van administratieve taken kan verminderen, zoals het terugvragen van btw en het verwerken van brandstofuitgaven.

Bespaar tijd op brandstofuitgaven

Het beheren van brandstofuitgaven met een papieren bon of een betaal- en terugvorderingssysteem is voor alle betrokkenen tijdrovend. Chauffeurs moeten uit hun eigen zak betalen, bonnen bewaren, onkostenformulieren invullen en indienen en wachten op de terugbetaling. Managers moeten tijd besteden aan het verwerken en controleren van de aanvragen en ervoor zorgen dat de betaling wordt gedaan. Dan heeft men ook nog te maken met het probleem van verloren of ontbrekende bonnen.

Tankpassen vervangen dit gehele systeem met een meer gestroomlijnde methode, die ook veiliger en handiger is voor de chauffeurs. Ze gebruiken de passen om te betalen voor brandstof, dit betekent dat zij geen grote bedragen, geen bonnen en geen onkostenformulieren meer bij zich hoeven te hebben. Dit bestrijdt ook de onterechte aanvragen van bedrijfsbrandstof. Met tankpassen worden alle transacties direct geregistreerd op een online accountmanagementplatform en deze kunnen bekeken worden op een overzichtelijke factuur. De betere tankpasaanbieders geven u ook gratis en onbeperkt toegang tot historische facturen.

Bespaar tijd met het terugvragen van btw

Een andere nachtmerrie en tijdrovende taak is het papierwerk met betrekking tot de btw. Met een systeem gebaseerd op papieren bonnen kan het doorzoeken van honderden bewaarde bonnen vele uren kosten. Bonnen kunnen misplaatst worden, verloren gaan of onleesbaar zijn en dat betekent dat niet het volledige btw-bedrag teruggevraagd kan worden.

Met tankpassen en accountmanagement staan alle zakelijke brandstoftransacties automatisch gedetailleerd op één enkele, overzichtelijke factuur, die voldoet aan HMRC of de EU 6e richtlijn voor het probleemloos terugvragen van de btw.

Bespaar tijd tijdens het tanken

Tijdens het selecteren van een tankpas kan het verstandig zijn om te kiezen voor een pas die een stationlocator-tool biedt. Dit is vooral handig voor een efficiënte routeplanning, met details over geschikte tankstations langs de geselecteerde route en realtime verkeersinformatie. Deze tools helpen de chauffeurs om files en lange omwegen om te tanken te vermijden, tijd te besparen en brandstofverbruik en -uitgaven te verminderen.

Bespaar tijd op het beheer van uw voertuigen

De betere tankpassen worden geleverd met een online accountmanagementplatform dat toegankelijk is via elk apparaat dat verbonden is met internet. Dit betekent dat u niet aan kantoor gebonden bent voor het beheren van uw voertuigen of brandstofuitgaven. Toegankelijkheid via tablet, of mobiele telefoon met een downloadbare app, betekent dat u ook onderweg of ter plaatse de controle houdt.

European Diesel Card Limited, Trading Address: Unit 1, Floor 1-4, Chalfont Square, Old Foundry Road, Ipswich, IP4 2A, United Kingdom