Tankkarten für Anfänger

Whatever your background or company, no matter how big the fleet you manage or own, fuel cards are guaranteed to save you time, money and effort, so you can focus on what you do best.

The processes of refueling and the monitoring of expenses run without stress. Because they offer benefits for drivers, managers and owners alike, fuel cards are the most cost-effective and comprehensive payment option for your company.

Reduce administration time and at the same time equip your drivers with a safe and convenient fuel payment method, while saving money on fuel costs.

This comprehensive and easy-to-read manual explains everything you need to know about fuel cards and shows you how they can positively influence your company and your ROI. We also give you all the information you need to select the right fuel card for your needs.

So buckle up and off you go!

1. Was ist eine Tankkarte?

Fuel cards are basically credit cards that are limited to fuel-related payments. However, fuel cards are more than just a payment option because they are more secure and have more advantages than credit cards. You can find more information on this in our article on the comparison of fuel cards and credit cards.

Fuel cards can not only be used to buy fuel, some fuel cards also allow other things, such as paying tolls and various petrol station services, such as lubricating oils, car wash and products from the shop.

Fuel cards can also be limited to an individual driver or a specific vehicle. It is also possible to cap daily expenses, giving you more control over your fuel budget.

2. Warum eine Tankkarte benutzen?

There are many reasons to choose to use fuel cards. In the next section we will explain the individual reasons in more detail, but ultimately fuel cards are more convenient, can save you money, increase fleet efficiency, improve your company’s cash flow and provide more security for your company and your drivers.

3. Die Vorteile bei der Verwendung von Tankkarten

save money

Die Hauptmotivation oder Überlegung bei jeder geschäftlichen Entscheidung lässt sich im Allgemeinen auf eine Sache zurückführen: Geld. „Wieviel wird es kosten?“, „Wird es mir Geld sparen?“ und „Lohnt es sich für mich?“ sind übliche und sinnvolle Fragen, die am Anfang von jedem unternehmerischen Projekt stehen, also sollten wir diese Fragen auch auf Tankkarten beziehen.

Wieviel wird eine Tankkarte kosten?

Die meisten Tankkarten haben kleinere jährliche Gebühren. Diese Kosten werden von den vielen Einsparungen und anderen Vorteilen ausgeglichen, die Tankkarten Ihrem Unternehmen bringen.

Wird es Geld sparen?

Tankkarten ermöglichen es Ihnen, Ihre Kraftstoffausgaben einfach zu verwalten. Alle Kraftstofftransaktionen werden aufgezeichnet. Durch leicht lesbare Berichte können Sie die ineffizienten Prozesse beim Kraftstoffverbrauch Ihrer Flotte leicht erkennen.

Ein Beispiel: Sie bemerken, dass ein Fahrzeug mehr Kraftstoff verbraucht als die anderen. Weitere Nachforschungen könnten ergeben, dass ein Fahrer ein bisschen zu stark aufs Gaspedal drückt oder dass das Fahrzeug gewartet werden muss. Ihr erster Schritt in Richtung Kraftstoff Einsparungen ist es auf diese Probleme angemessen zu reagieren.

Tankkarten helfen auch Zeit bei den administrativen Aufgaben zu sparen und Zeit ist bekanntlich Geld. Beispielsweise ersetzen Tankkarten die zeitaufwändige Aufgabe die vielen Kassenbelege oder Spesenformulare der Fahrer zu sammeln oder diese mit den Stundenzeiten zu vergleichen. Dieser Prozess ist dadurch nicht nur einfacher und schneller, aber es gibt auch weniger verlorene oder fehlende Belege, so dass Sie den vollen Betrag von der Umsatzsteuer absetzen können.

Es ist auch egal, ob Sie verschiedene Tankkarten besitzen. Alle Transaktionen erscheinen auf einer Rechnung.

Die Rechnungen sind auch steuerkonform. Die Rückforderung der Umsatzsteuer ist also nicht länger die zeitaufwändige oder ressourcenvergeudende Aufgabe, wie früher.

  • Lohnt es sich für mich?

It doesn’t take much to get started and hold fuel cards. However, the benefits you get are substantial and long-lasting. A study conducted by the Energy Saving Trust examined the impact of fuel cards on the global Red Bull brand. The company started using fuel cards in 2012 and was able to reduce fuel consumption by 12% after only six months. The company saved a further € 4,000 per month through precise records and the possibility of reclaiming the sales tax for the entire fuel.

b) Improved fleet efficiency

Having a fuel card makes refueling easier and faster for your drivers, which means they can get back to work as quickly as possible.

Fuel cards can be combined with a whole range of innovative tools, such as telematics, which further increases fleet efficiency.

Accounts management software

Make sure that your fuel card provider offers online account management software with the fuel cards. You can operate this tool with your computer or tablet or download it to your smartphone. The way it works is similar to online banking. You can view all transactions, but there are also advanced features specific to managing fuel expenses. With an online management tool, you can view the activity of your fuel cards from anywhere and have a wealth of useful data in your hands.

You will be able to see which vehicles are showing low fuel consumption or if certain drivers are using more fuel than necessary. With this knowledge, you can take appropriate measures to fix any inefficient processes.

Service stations finder

Many fuel cards have a map and search tool to find the nearest gas station that accepts your specific fuel card. The app can be loaded on any smartphone, whether iOS or Android. You can specify a start and end point and the app shows you all the matching petrol stations on the route and traffic jams in real time.

You can also apply filters, for example for truck stations, 24-hour petrol stations, adblue service, shops and the direction to be displayed. With this simple tool, you don’t have to take detours to refuel. This increases efficiency and saves you money in the long run.

c) Improved cash flow

Many companies use cash for day-to-day business. This can become a problem for cash flow if payments are not received until a project is completed or a service is performed. This can make purchasing necessary things such as fuel more difficult.

Fuel cards offset this pressure by dividing monthly fuel costs into smaller bills that are easier to manage. With most fuel card providers, payment periods of 7-14 days are common. This allows even smaller companies to take a deep breath when it comes to cash flow.

d) Additional security

Drivers are often the target of crime when carrying large amounts of fuel cash over long distances. This risk is significantly reduced with fuel cards.

Unfortunately, fuel theft within the company can also be a problem when employees refuel their personal vehicles with the company’s cash or credit card. Fuel cards are PIN protected and can be assigned to a specific license plate. With an account management system, you can also track when and where the cards are used.

For a better overview, you can also display all of these transactions on a map. With fleet management software, you can be notified when fueling outside a certain area. Unusual fuel transactions or suspicious actions can be tracked down immediately. Lost or stolen cards can be blocked at the push of a button, providing more security and control over your fuel expenses.

d) More comfort

Fuel cards make life easier for everyone involved, be it the driver, the owner of the fleet or the fleet manager. Drivers no longer have to pay for fuel in cash, collect every receipt, or fill out expense forms.

With a fuel card, every transaction is automatically stored in an online portal and detailed on tax-compliant invoices. The tedious and time-consuming collection and examination of every single document is a thing of the past, which saves you time when recovering sales tax.

4. Ich habe nur ein Fahrzeug. Brauche ich wirklich eine Tankkarte?

It is worth using a fuel card, regardless of whether you have a vehicle or 100. Every company with a mobile workforce has the same problems with refueling, such as fluctuating fuel costs, or with VAT recovery.

Fluctuations in fuel prices can hit small businesses hard. With access to discounted fuel and affordable tariffs, fuel cards give you the extra security your small business needs to grow and thrive.

According to an article by Business Matters, „one in four fuel expenses are carried out without a receipt“. Without an accurate financial system, small businesses often miss the opportunity to claim VAT back.

Because they replace the need to collect receipts, fuel cards are an easy and cost-effective way to ensure that your business can reclaim VAT on all fuels and fuel-related purchases, which improves cash flow.

5. Welche Preisoptionen sind bei einer Tankkarte verfügbar?

There are several pricing options available. Which one is best for your company depends on a few factors. The size of the fleet, the type of fuel required, where you are active and how much fuel you need is decisive for the fuel card type and the payment option.

There are two main options with different advantages:

  • Pump selling price
  • Fixed weekly price

Was ist der Pumpenabgabepreis?

The pump delivery price is simply the price shown on the pump when you refuel. This price depends on the market and changes from day to day. The main advantage with a pump delivery price is the large network coverage, which makes you more flexible when refueling. In addition, the customer can be offered a fixed cent / liter discount or surcharge on the advertised price of the petrol station every day.

Was ist ein wöchentlicher Festpreis?

Bei einer Karte mit Festpreis wird der Kraftstofftarif wöchentlich im Voraus festgelegt und verändert sich nicht, auch wenn die Verkaufspreise unter der Woche schwanken. Das bedeutet, dass Sie immer wissen, wieviel Sie für Kraftstoffe zahlen müssen, wodurch Sie mehr Kontrolle haben. Da die Preise meistens unter dem Pumpenabgabepreis liegen, ist es eine gute Möglichkeit, um bei den Kraftstoffausgaben noch mehr zu sparen.

6. Wie bezahle ich für meinen Kraftstoff?

Egal für welches Produkt Sie sich entscheiden, Sie erhalten eine wöchentliche Rechnung mit den Details aller Transaktionen von allen Karten, die zu Ihrem Unternehmen gehören.

Also egal ob Sie mehrere Tankkarten haben, Kraftstoffe, Mautgebühren oder Schmiermittel kaufen, alles ist auf einer einfachen Rechnung aufgeführt.

Sie können diese Rechnung dann direkt mit dem Kredit auf Ihrem Konto bezahlen.

7. Wie verwalte ich mein Tankkarten-Konto?

Die meisten qualitativ hochwertigen Tankkartenhaben ein Online Kontenmanagement Werkzeug für die einfache Kontrolle über alle Ihre Tankkarten. Mit einem Kontenmanagement Tool behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Kraftstoffausgaben und verbessern die Effizienz Ihrer Flotte. Entscheiden Sie sich für eines, dass eine Auswahl von Berichtsoptionen und eine Smartphone App anbietet, um ein klares und genaues Bild von Ihrem Kraftstoffverbrauch zu erhalten.

Verwenden Sie Ihre Kontenmanagement Plattform um:

  • Ihre Tankkarten zu verwalten
  • Transaktionen von Karten oder Fahrzeugen zu überwachen
  • Zusätzliche Karten zu bestellen
  • Verlorene Karten schnell und einfach zu sperren
  • Spezifische Berichte über den Kartengebrauch und die Kraftstoffeffizienz zu erstellen
  • Alte Rechnungen einzusehen
  • Ihre Fahrzeuge von Ihrem Smartphone aus mit der runterladbaren App zu verwalten

8. Kann ich meine Tankkarte jederzeit kündigen?

Die meisten Tankkarten haben keinen Vertrag, Sie können Ihr Konto also jederzeit bedingungslos kündigen. Da Sie an keinen Langzeitvertrag gebunden sind, können Sie jederzeit Karten hinzufügen oder entfernen, wenn Ihr Unternehmen das benötigt oder sich die Umstände Ihrer Firma ändern.

9. Wie entscheide ich mich für die richtige Tankkarte für meine Flotte?

Egal ob Sie ein kleines oder mittelgroßes Unternehmen mit einem oder mehreren Fahrzeugen sind, es gibt immer eine Tankkarte, die zu Ihren Bedürfnissen passt.

iCompario hilft Ihnen dabei, die passendste Karte zu finden, mit der Sie auf Ihren Reisen die beste Netzwerkabdeckung und die günstigsten Preise für Benzin, Diesel oder Autogas haben. Alles was sie noch tun müssen, ist einige Daten in ein einfaches Antragsformular einzutragen und schon genießen Sie die vielen Vorteile von Tankkarten.

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