Come funziona una carta carburante?

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Le carte carburante consentono ai dipendenti di un’azienda di fare il pieno alla propria auto aziendale o a un veicolo che utilizzano per lavoro senza spendere i propri soldi – ma in pratica come funzionano le carte carburante?

Questa guida ti fornisce una panoramica dettagliata di come funzionano le carte carburante, compreso come utilizzare una carta carburante, i principali vantaggi, i diversi tipi di carte carburante disponibili, così come una guida su come scegliere le carte carburante per la gestione della tua flotta.

Come utilizzare una carta carburante

Le schede carburante sono molto facili da usare. In poche parole, invece di utilizzare contanti personali o una carta di credito aziendale, il dipendente utilizza una carta carburante per pagare il carburante presso una stazione di servizio. L’azienda viene poi fatturata direttamente per il carburante.

È importante notare che la maggior parte delle carte carburante sono valide solo all’interno di una rete specifica. Ad esempio, la carta carburante Shell Multi-Network Fuel Card è valida presso le stazioni di servizio Shell, Esso, Texaco, Gulf e Gleaner. Tuttavia, se si vuole fare il pieno in una stazione di servizio di un supermercato, è necessaria una carta carburante valida presso Morrisons o Tesco, come la FuelPlus Fuel Card.

Qualunque sia la carta carburante scelta, il fornitore raccoglierà i dati di tutte le transazioni effettuate sulla carta e invierà all’azienda una fattura consolidata per tutti gli acquisti di carburante.

Dal punto di vista dell’utente, ecco una panoramica passo dopo passo su come utilizzare una carta carburante standard:

  1. Accostati ad una stazione di servizio coperta dalla rete della carta carburante
  2. Riempi il tuo veicolo da lavoro con la quantità di carburante necessaria
  3. Presenta la carta carburante alla cassa della stazione di servizio
  4. Quando richiesto, inserisci il tuo PIN univoco nel terminale del punto vendita (POS) della carta carburante
  5. Fornisci i dettagli del chilometraggio, se necessario (alcuni record di chilometraggio aziendale)
  6. Il cassiere elaborerà poi il pagamento con la carta carburante
  7. Ti verrà infine chiesto di autorizzare la transazione con una firma

Volante di un Audi nera

Credit: Piqsels

Come funzionano le carte carburante per la gestione della flotta?

Anche se la maggior parte delle aziende può trarre vantaggio dall’uso delle carte carburante, le aziende con una grande flotta di veicoli godranno del maggior vantaggio.

La gestione della flotta è un approccio amministrativo per coordinare i veicoli di lavoro al fine di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la conformità. Questo rende più semplice monitorare la flotta e vedere se sono necessarie modifiche per aiutarla a funzionare meglio. 

Alcune delle caratteristiche delle carte carburante che aiutano a migliorare la gestione della flotta includono:

  • Risparmio sugli acquisti di carburante
  • Riduzione della burocrazia e dell’amministrazione
  • Riduzione del rischio di errori di segnalazione 
  • Fatture approvate ai fini IVA per tutte le transazioni di carburante
  • Caratteristiche di sicurezza come le restrizioni di spesa

Sul mercato è disponibile un’ampia scelta di carte carburante. Alcune offrono caratteristiche specifiche che le renderanno più o meno adatte alla gestione della vostra specifica flotta. La copertura, i prezzi, il tipo di carburante e le funzionalità online sono solo alcuni dei fattori che dovrai considerare quando sceglierai le migliori carte carburante per la tua flotta.

Perché le fatture elettroniche per le carte carburante sono così importanti?

La vostra azienda è obbligata dalla legge italiana a produrre una fattura elettronica per il carburante che acquista. 

Anche se questo può sembrare un compito difficile per alcune aziende, l’adempimento di questo obbligo non potrebbe essere più semplice. Perché? Perché le carte carburante creano una fattura elettronica che registra tutti i vostri acquisti di carburante. 

Questo funziona in modo incredibilmente semplice: ogni volta che si utilizza una carta carburante per il rifornimento dei veicoli, il diesel o la benzina che si acquista viene aggiunto al software fornito con la carta. 

Il risultato è che tutti i vostri acquisti di carburante vengono registrati e fatturati automaticamente. 

Questo non solo significa che l’utilizzo di una carta carburante consente alla tua azienda di rispettare gli obblighi di legge, ma ti permette anche di vedere ogni volta che un dipendente ha acquistato carburante. Questo ti permette di vedere rapidamente se stai spendendo troppo per il carburante, aiutando la tua azienda a ridurre i costi dove possibile. 

Quali sono i diversi tipi di carte carburante?

Ci sono tre tipi principali di carte carburante che la tua azienda può utilizzare:

  1. Carburante monomarca
  2. Schede carburante multimarca 
  3. Schede carburante universali 

Ognuna di queste carte carburante funziona a modo suo, offrendo diversi vantaggi per il vostro business.

Come funzionano le carte carburante monomarca?

Una carta carburante monomarca funziona permettendo alla tua azienda di rifornire i propri veicoli da una specifica compagnia petrolifera – come la Esso

Il vantaggio di questo è che avrete accesso alle offerte di carburante offerte da questi fornitori, oltre a ricevere sconti sul gasolio o benzina. 

Come funzionano le carte carburante multimarca?

Una carta carburante multimarca, come quelle offerte da DKV, ti permette di utilizzare qualsiasi azienda affiliata alla specifica carta che avete scelto. 

Il vantaggio di utilizzare queste carte è che ti offre una vasta gamma di fornitori di carburante, rendendoti molto più facile mantenere la tua attività sulla strada. 

Come funzionano le carte carburante universali?

Una carta carburante universale è esattamente quello che sembra: una carta carburante che può essere utilizzata in qualsiasi stazione di rifornimento la tua azienda decida di utilizzare. 

Il vantaggio di utilizzare una carta carburante universale è che dà alla tua azienda la possibilità di scegliere le aziende e le stazioni di servizio più economiche e convenienti in cui fare rifornimento.

Le carte carburante funzionano come un modo per detrarre i costi per la tua azienda

Le carte carburante ti permettono di detrarre alcuni dei costi che derivano dall’acquisto di benzina e gasolio per la tua attività. 

Ciò significa che, come qualsiasi altro prodotto o servizio del suo tipo, ci sono alcune informazioni che dovrai fornire per poter ottenere i vantaggi della detrazione dei costi delle carte carburante:

  • Informazioni personali della persona che utilizzerà la carta carburante 
  • Numero di partita IVA della persona/azienda che acquista il carburante 
  • Marca, modello e licenza del veicolo per il quale è stato utilizzato il carburante
  • Numero di partita IVA e dati personali del cessionario 
  • Timbro aziendale e firma del venditore di carburante 
  • Numero di Km percorsi dal veicolo che ha utilizzato il carburante

Come selezionare la carta carburante giusta per la tua azienda

I vantaggi della carta carburante variano a seconda della carta scelta. Ad esempio, alcune delle caratteristiche più comuni delle carte carburante sono le fatture approvate dal governo, un numero illimitato di carte carburante su un unico conto e il denaro proveniente da carburanti normali e di alta qualità.

La tabella seguente fornisce una panoramica di alcune delle principali carte carburante disponibili e di quali tipi di attività sono più adatte:

Carta Carburante Perché è la migliore carta carburante per il vostro business iCompario rating
Cartissima Q8 Permette di utilizzare stazioni a prezzi competitivi ★★★★★
Carta Carburante Nazionale DKV Ha un’enorme rete di punti di rifornimento ★★★★★
Carta Carburante Esso Europe Ti dà accesso a oltre 11.000 stazioni ★★★★★
EDC Permette di rifornirsi in 21 nazioni europee ★★★★★

 

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